政策
TELUS Health公司、其子公司及其分支機構（『TELUS Health』或『公司』）建立、使用和儲存的記錄和文件是公司最重要的資產。這包括任何格式或媒介的所有公司文件和記錄，無論是硬拷貝還是數位文件，包括備忘錄、信函、報告、工作底稿、演示文稿和電子郵件（『記錄』或『多項記錄』）。
本記錄管理政策（『政策』）的目的是為建立和管理真實、可靠、持久和可使用的記錄來支援公司的業務功能和活動而定義和製定要求。本政策旨在確保公司遵守法律法規，滿足法務/合同文件記錄管理的要求，有效營運，保留與法務和其他程序相關的記錄，並在適當時銷毀記錄。
應用
本政策適用於公司的所有區域（『計畫區域』）和所有記錄，無論其形式如何（例如，透過電子郵件帳戶發送或接收的記錄、電子記錄、紙張記錄等）。公司的每位董事、高級職員、員工和承包商（統稱『公司人員』）都有責任確保他們理解並遵守本政策。
除遵守本政策外，公司人員還必須遵守公司的保密資訊政策、公司的資料和記錄分類政策、公司的隱私權政策、所有安全政策、適用的隱私法規以及與公司或公司、其合作夥伴和客戶之間任何其他協議的條款。本政策中使用的術語『記錄』和公司的資料與記錄分類政策中術語『資料』的含義相同。
強制性要求
記錄的建立、管理和處置
每個計畫區域都必須按照本政策規定的要求和準則建立、管理和處置記錄，以確保計畫的責任制並支援計畫區域的業務需求。每個計畫區域還必須確保記錄的完整性、可靠性和可檢索性，以滿足持續的法務、財務或其他業務目的。
記錄建立、管理和處置的責任由計畫區域的業務負責人承擔。
記錄分類
記錄必須根據每個計畫區域的業務功能和活動進行分類，其方式如下：
- 便於查找和檢索與業務決策或交易相關的完整記錄；
- 盡量減少記錄的重複儲存；
- 使使用者權限、隱私權和安全保護獲得一致且適當地應用；以及
- 允許準確地應用保留要求。
在對記錄進行分類時，公司人員必須遵守公司的資料和記錄分類政策以及資訊安全政策和標準。
記錄的儲存和管理
記錄必須儲存在共享儲存庫中，並由各計畫區域以下列方式進行管理：
- 只要有需要，就能有效地定位、確定和檢索；
- 在存取、修改和處置方面，採用一致和全面的安全規則；
- 消除不必要的重複；以及
- 可以根據保留要求有效地進行處置，包括轉移到檔案和儲存。
記錄的保留和處置
考慮到適用的法律和法規要求，以及與公司或公司、合作夥伴和客戶之間的任何協議的條款，公司人員必須在計畫區域內保留記錄，以滿足合法的業務或法律目的。
企業主必須確保按照適用的記錄保留排程(『排程』)的要求管理、儲存和處置其計畫區域中的記錄。
適用排程中規定的記錄保留要求是根據與以下每個計畫區域的專門技術專家協商確定的：
- 業務需求；
- 針對記錄的法律和法規要求；
- 合同承諾；
- 需要確保對記錄所記錄的活動和決定負責；和
- 其他利益相關者對保留記錄內容方面的權利和利益。
公司擁有的記錄，包括相關計畫區域，可能受到以下情況的約束：
- 法律程序；和
- 根據適用的法律和法規要求以及與公司或公司、合作夥伴和客戶之間的任何其他協議條款提出的存取請求。
收到上述任何一項請求時，公司人員必須保留和提供所有相關記錄，並遵守本政策中法務保存部分中規定的要求。
電子郵件保留
使用電子郵件帳戶建立、發送或接收的記錄，包括電子郵件本身，均受本政策約束。
在禁用或刪除電子郵件帳戶之前，必須按照上述要求管理使用該電子郵件帳戶建立、發送或接收的記錄。
這些類型的記錄不得儲存在個人電腦的硬碟、裝置入口網站或可移除式媒體、個人網路驅動器或電子工作區、電子郵件帳戶中，或者在硬拷貝記錄的情況下，儲存在個人的實體檔案中。
記錄歸檔和儲存
如果記錄的硬拷貝不再需要作為有效記錄立即存取，但仍必須在其指定保留期的剩餘時間內保留，則應將其歸檔。公司人員應聯絡公司服務部門或區域辦事處管理層，安排在公司認可的異地儲存設施中對記錄進行歸檔。在安排異地儲存時，公司人員需要確定記錄的銷毀日期，以便銷毀。
法務保存
必須保留與任何未決或預期的法律程序、審計或調查相關的記錄。無論該記錄是否是該記錄的最終正式版本，都可以對該記錄進行『法務保存』。如果公司人員收到來自法務、風險和隱私部門或其他來源的通知，稱某些記錄受法律約束，則必須立即確保所有受法律約束的記錄都得到保護和保存，如法務保存通知中所述。如果公司人員獲悉未決或預期的法律程序、審計或調查或傳票，他們必須保護和保留所有可能相關的記錄，並通知法務、風險和隱私部門。
在任何情況下，公司人員都不應更改、銷毀或隱瞞與未決或預期的法律程序、審計或調查有關的任何記錄。任何此類行為都可能對法律程序、審計或調查產生重大不利影響。未經授權更改、銷毀或隱瞞記錄可能會使公司人員受到紀律處分，包括解僱，並承擔法律責任。
年度記錄審查
公司人員必須定期審查其擁有的所有公司記錄，包括電子郵件，每年至少一次。此過程中，公司人員應確定銷毀任何已超過指定保留期的記錄，但保留那些受到法務保存或涉及調查或審計的記錄。
銷毀記錄
在滿足下列所有標准後，應銷毀記錄：
- 記錄已達到其預期目的；和
- 適用的保留期已過；以及
- 負責處理記錄的公司人員已書面確認這些記錄不受法務保存約束。
問題與合規性
本政策未涉及的有關保留記錄的任何問題應直接提交給法務、風險和隱私部門，該部門將在與記錄相關計畫區域的專門技術專家協商後提供指導。
有關硬拷貝記錄（即紙張記錄）歸檔和銷毀的任何問題應直接提交給企業服務部或區域辦事處管理層。
法務、風險和隱私部門將定期審查本政策，並在必要時進行修訂，以反映法務、法規或業務要求的任何變化。