簡介
本記錄保留排程（『排程』）應根據記錄管理政策（『政策』）進行閱讀和解釋，並取代公司之前保留排程的所有版本。本排程確定適用於因法務、文件記錄管理或業務原因而需要保留的美國和加拿大硬拷貝和電子記錄的特定保留期。這些保留期將用於加強公司在企業範圍記錄保留策略，因為該策略將隨著時間的推移繼續發展並獲得全面實施。
排程列出正式記錄或記錄最終版本的保留期，無論媒體或儲存位置如何。凡符合本排程規定保留期的正式記錄，只要不受法務保存或稅務審計保存的約束，就應予以處置。正式記錄可以以實體或電子格式儲存。
正式記錄的草稿、副本或便利副本的保留時間不應超過履行工作職責所必需的時間，在任何情況下也不應超過正式記錄的保留期，除非這些記錄受到稅務審計保存或法務保存的約束。
本政策中使用的術語適用於本排程，新引入的術語定義如下。
排程結構
業務功能：排程主要按業務功能編制。每個業務功能代表一個主要的業務活動類別，如財務和會計、人力資源或稅務。每個業務職能都列在目錄中。業務功能並非代表特定部門，而是確定廣泛的活動類別或有關区域。
如果特定部門或業務線具有該部門或業務線獨有的文件，則分配了單獨的記錄類別。
保留計算
事件驅動：具有事件驅動保留期的所有記錄，如『財產租賃』或『終止僱傭』，都包含從事件日期開始計算的保留期。例如，如果某員工在某年的八月離職，則他/她的正式人事記錄可在該員工離職8年後予以銷毀。
非事件驅動：如果保留期沒有與之關聯的事件，則必須將記錄保留該時間段以及建立記錄所在年份的剩餘時間。再舉一個例子，如果記錄是在年中某個時間建立的，其保留期為8年，則必須在建立該記錄的當年剩餘時間再加上額外的8年內保留該記錄。
未確定：如果記錄具有『未確定』保留期，表明目前尚未確定確切的保留期。未確定保留期的記錄將被定期審查，以確定是否有任何法務或業務需要予以保留。
保留計算示例
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建立或事件 |
保留 |
保留至 |
說明 |
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2014年6月15日（建立記錄） |
8年 |
2022年12月31日 |
保留建立時的完整日曆年+另外8年
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2015年1月5日（觸發事件） |
到期+8年 |
2023年1月6日 |
觸發事件後保留8年（到期）
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2015年1月5日 |
未確定 |
尚未決定 |
應定期審查記錄以 確定其狀態以及是否可以進行合理處置。 |
定義
銷毀：在記錄達到保留期，且任何稅務審計保存或法務保存都解除後，消除或刪除記錄的過程。
非記錄：不需要保留的外部文件和出版物，如文章、新聞通訊或新聞發佈。非記錄材料一旦不再需要作為參考，就應立即處置，通常不超過兩年。
正式記錄：因法務、文件記錄管理或業務原因而需要保留的完整和最終記錄。正式記錄為公司的業務功能、政策、決策、程序、營運、提供服務和內部及外部交易提供證據。
正式記錄擁有者：負責維護正式記錄以符合本排程規定保留要求的部門、業務線或功能部門。正式記錄擁有者通常（但不限於）是建立記錄的部門、業務線或功能部門。
稅務審計保存：用於因現有稅務審計而暫停銷毀某些記錄的過程，即使這些記錄符合銷毀條件。
非正式記錄：不需要為法務、文件記錄管理或業務需要而保留的記錄，除非它們受到稅務審計保存或法務保存的約束。這些記錄可能包括正式記錄的草稿、副本或『便利』副本。當它們不再起作用時，可以被銷毀。
合同保留要求
如果合同包含的保留要求長於本排程中規定的適用保留期，則合同保留要求將取代公司保留期。如果合同包含的保留要求短於適用的保留期，則應諮詢業務功能部門的專門技術專家以獲得指導。
異地儲存
Iron Mountain是TELUS Health在北美獲准的異地儲存供應商。 正式記錄的副本、草稿和便利副本不符合在Iron Mountain儲存的條件。
系統儲存
系統和應用程式還必須以允許保留和銷毀符合本排程的方式儲存記錄。
按業務功能製定排程
TELUS Health One
與公司提供這些服務相關或通過提供這些服務而產生的記錄，包括但不限於TELUS Health One、獎勵、讚賞和津貼、健康、保健、營養、健身指導、工作場所培訓和支援或其他相關服務的記錄。
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記錄類別 |
記錄說明 |
示例 |
稅務保存 |
保留期 |
需要保留原始文件（是/否，如果是，請描述) |
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TELUS Health One |
由使用者使用 TELUS Health One 生成和/或記錄的記錄 |
使用者基本檔案和使用資訊，如姓名、出生日期、電子郵件地址、讚賞、電話號碼、購買歷史等 |
否 |
客戶合同關係終止後6個月。 |
否 - 所有原始檔案都是數位化的 |
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TELUS Health One |
當場獎勵資料和使用當場獎勵功能發放的客戶資助獎勵的相關記錄 |
客戶出入金記錄；指定獎勵接受者的客戶請求以及與向個人使用者帳戶付款有關的記錄
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是 |
7年 |
否 - 所有原始檔案都是數位化的 |
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備份檔案（TH） |
從TH備份系統建立的檔案，用於在緊急情況下恢復系統 |
備份檔案 |
否 |
30天 |
否 - 所有原始檔案都是數位化的 |