介绍
本记录保留时间安排（“时间安排”）应根据记录管理政策（“政策”）来进行阅读和解释，并取代公司之前所有版本的保留时间安排。本时间安排确定了适用于美国和加拿大的硬拷贝和电子记录的具体的保留期，出于法务、记录保存或业务原因需要对这些内容进行保留。这些保留期将用于加强公司企业范围内的记录保留策略，这一策略随着时间的推移不断进行完善并且进行全面的实施。
时间安排列出了正式记录或记录最终版本的保留期，无论是何媒介或存储地点。只要没有依照法律或税务审计要求进行保留的需要，应当对本时间安排规定的保留期期限结束的正式记录进行处置。正式记录可以以实体或电子形式存储。
正式记录的草稿、副本或复印件的保留时间不应超过履行工作职责所需的时间，并且在任何情况下都不应超过正式记录的保留期，除非这些记录受到税务审计或法律要求的约束。
政策中的术语适用于本时间安排，任何新引入的术语定义如下。
时间安排结构
业务职能：时间安排主要是根据业务职能进行组织。每项业务职能代表着一个主要的业务活动类别，如财务和会计、人力资源，或者税务。每项业务职能都列在目录中。业务职能并非旨在代表一个具体的部门，而是为了确定一个广泛的活动类别或主题领域。
如果一个特定的部门或业务线存在对于部门或业务线来说特有的文件，则分配一个单独的记录类别。
保留计算
事件驱动：所有具有事件驱动保留期的记录，如“财产租赁”或“终止雇用”，都有一个保留期，自事件日期开始计算。例如，如果一位雇员在一年的8月份离职，其正式的人事记录可在这位雇员离职的8年后销毁。
非事件驱动：如果保留期没有与之相关的事件，那么需要在保留期以及记录被创建的那一年的剩余时间内对记录进行保留。例如，如果一个记录是在一年中的某个时间创建的，并且记录的保留期为8年，那么必须在记录被创建的那一年的剩余时间以及之后另外的8年内对记录进行保留。
无限期：如果一项记录的保留期为“无限期”，那么这表明确切的保留期目前还不能确定。将对保留期为无限期的记录进行定期审查，以确定是否有任何对其进行保留的法律或业务需要。
保留计算示例
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创建或事件 |
保留期 |
保留至 |
说明 |
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6∕15∕2014（创建记录） |
8年 |
12∕31∕2022 |
在创建当年剩余的时间以及之后另外8年的时间内进行保留
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1∕5∕2015（触发事件） |
期满 + 8年 |
1∕6∕2023 |
在触发事件（期满）后保留8年
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1∕5∕2015 |
无限期 |
待定 |
应定期对记录进行审查 以确定记录的状态以及是否可以合理地对其进行处置。 |
定义
销毁：在记录的保留期结束，并且已解除任何税务审计或法律的保留要求后，销毁或删除记录的过程。
非记录：不需要保留的外部文件和出版物，如文章、通讯或新闻稿。非记录材料一旦不再有参考需要，应立即处置，通常不超过两年。
正式记录：出于法务、记录保存或业务原因需要保留的完整的最终记录。正式记录为公司的业务职能、政策、决定、程序、运行、服务以及内部和外部交易提供证据。
正式记录所有者：负责维护正式记录以符合本时间安排中规定的要求的部门、业务线或职能部门。正式记录所有者通常是，但并不总是，创建记录的部门、业务线或职能部门。
税务审计保留：由于现有的税务审计，用于暂缓某些记录的销毁的程序，即使这些记录可以被销毁。
非正式记录：不需要因法务、记录保存或业务需求进行保留的记录，除非有依照法律或税务审计要求进行保留的需要。这些记录可能包括正式记录的草稿、副本或复印件。当不再有用途时，可以被销毁。
合同性保留要求
如果合同中的保留要求时间长于本时间安排中规定的适用保留期，则合同保留要求取代公司保留期。如果合同中的保留要求时间短于适用保留期，应咨询相关业务职能专家以获得指导。
外部存储
Iron Mountain是TELUS Health在北美地区经过批准的外部存储供应商。 正式记录的副本、草稿或复印件不适用于在Iron Mountain的存储。
系统存储
系统和应用也必须有记录的存储方式，以使保留和销毁与时间安排一致。
按业务职能的时间安排
TELUS Health One
与这些公司提供的服务有关或通过这些服务产生的记录，这些服务包括但不限于TELUS Health、奖励、认可和福利、健康记录、保健、营养、健康指导、工作场所培训和支持，或者其他相关服务。
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记录类别 |
记录说明 |
示例 |
税务保留 |
保留期 |
需要保留原始文件（是∕否，如果是，请说明） |
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TELUS Health One |
记录是由用户使用TELUS Health One而生成和/或记录的。 |
用户资料和使用信息，如姓名、出生日期、电子邮件地址、认可、电话号码、购买记录等。 |
否 |
客户合同关系终止后6个月。 |
否，所有原始文件均为数字文件 |
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TELUS Health One |
即时奖励数据以及与使用即时奖励工具提供的客户资助奖励有关的记录 |
客户的存款和取款记录；指定奖励对象的客户请求以及与向个人用户账户进行的支付有关的记录
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是 |
7年 |
否，所有原始文件均为数字文件 |
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备份文件（TH） |
自TH备份系统创建的文件，目的在于在紧急情况下恢复系统 |
备份文件 |
否 |
30天 |
否，所有原始文件均为数字文件 |