Chính Sách
Các hồ sơ và tài liệu được TELUS Health, các công ty con và chi nhánh của TELUS Health (“TELUS Health” hoặc “Công Ty”) tạo ra, sử dụng và lưu trữ là một trong những tài sản quan trọng nhất của Công Ty. Hồ sơ và tài liệu này bao gồm tất cả các tài liệu và hồ sơ của Công Ty ở bất kỳ định dạng hoặc phương tiện nào, dù là bản cứng hay bản điện tử, bao gồm các bản ghi nhớ, thư từ, báo cáo, giấy tờ làm việc, bản trình bày và email (“Hồ Sơ” hoặc “Các Hồ Sơ”).
Mục đích của Chính Sách Quản Lý Hồ Sơ này (“Chính sách”) là xác định và thiết lập các yêu cầu đối với việc tạo và quản lý các Hồ Sơ xác thực, đáng tin cậy, bền lâu và có thể sử dụng được để hỗ trợ các chức năng và hoạt động kinh doanh của Công Ty. Chính Sách này được thiết kế để đảm bảo Công Ty tuân thủ luật pháp và quy định, đáp ứng các yêu cầu pháp lý/hợp đồng về lưu giữ hồ sơ, hoạt động hiệu quả, bảo quản Hồ Sơ liên quan đến các thủ tục pháp lý và thủ tục khác và tiêu hủy Hồ sơ khi phù hợp.
Áp Dụng
Chính Sách này áp dụng cho tất cả các vùng của Công Ty (“Vùng Chương Trình”) và cho tất cả các Hồ Sơ không phân biệt định dạng (ví dụ: hồ sơ được gửi hoặc nhận bằng tài khoản email, hồ sơ điện tử, hồ sơ giấy, v.v.). Mọi giám đốc, cán bộ, nhân viên và nhà thầu của Công Ty (gọi chung là “Nhân Viên Công Ty”) có trách nhiệm đảm bảo rằng họ hiểu và tuân thủ Chính Sách này.
Ngoài việc tuân thủ Chính Sách này, Nhân Viên Công Ty cũng phải tuân thủ Chính Sách Thông Tin Bí Mật của Công Ty, Chính Sách Phân Loại Dữ Liệu và Hồ Sơ của Công Ty, Chính Sách Quyền Riêng Tư của Công Ty, tất cả các chính sách bảo mật, luật hiện hành về quyền riêng tư và các điều khoản của bất kỳ thỏa thuận nào khác với Công Ty hoặc giữa Công Ty, các đối tác và khách hàng của Công Ty. Việc sử dụng thuật ngữ “Hồ Sơ” trong Chính Sách này có cùng ý nghĩa với thuật ngữ “Dữ Liệu” trong Chính Sách Phân Loại Hồ Sơ và Dữ Liệu của Công Ty.
Những Yêu Cầu Bắt Buộc
Tạo, Quản Lý và Xử Lý Hồ Sơ
Mọi Vùng Chương Trình, theo các yêu cầu và hướng dẫn được thiết lập theo Chính Sách này, phải tạo, quản lý và xử lý Hồ Sơ để đảm bảo trách nhiệm giải trình của chương trình và hỗ trợ nhu cầu kinh doanh của Vùng Chương Trình. Mọi Vùng Chương Trình cũng phải đảm bảo tính toàn vẹn, độ tin cậy và khả năng truy xuất của Hồ Sơ cho các mục đích liên tục về pháp lý, tài chính hoặc kinh doanh khác.
Trách nhiệm giải trình đối với việc tạo, quản lý và xử lý Hồ sơ thuộc về chủ sở hữu doanh nghiệp trong Vùng Chương Trình.
Phân Loại Hồ Sơ
Hồ sơ phải được phân loại theo chức năng kinh doanh và hoạt động của từng Vùng Chương Trình để:
- cho phép các Hồ sơ hoàn chỉnh liên quan đến các quyết định kinh doanh hoặc giao dịch luôn được định vị và truy xuất một cách dễ dàng;
- giảm thiểu việc lưu trữ trùng lặp các Hồ Sơ;
- cho phép các quyền và các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật của người dùng được áp dụng một cách nhất quán và thích hợp; và
- cho phép các yêu cầu lưu giữ được áp dụng chính xác.
Khi phân loại Hồ Sơ, Nhân Viên Công Ty phải tuân thủ Chính Sách Phân Loại Hồ Sơ và Dữ Liệu của Công Ty và Chính Sách và Tiêu Chuẩn Bảo Mật Thông Tin của Công Ty.
Lưu Trữ và Quản Lý Hồ Sơ
Hồ sơ phải được lưu trữ trong kho lưu trữ chung và được quản lý bởi từng Vùng Chương Trình theo cách thức sao cho:
- có thể định vị, xác định và truy xuất hồ sơ một cách hiệu quả khi cần thiết;
- áp dụng nhất quán và toàn diện các quy tắc bảo mật liên quan đến việc truy cập, sửa đổi và xử lý;
- hồ sơ trùng lặp không cần thiết bị loại bỏ; và
- cho phép xử lý hiệu quả, bao gồm cả chuyển đến lưu trữ và lưu kho, phù hợp với các yêu cầu lưu giữ.
Lưu Giữ và Xử Lý Hồ Sơ
Nhân Viên Công Ty phải giữ Hồ Sơ trong Vùng Chương Trình chừng nào cần thiết để đáp ứng mục đích kinh doanh hợp pháp hoặc mục đích pháp lý, có tính đến các yêu cầu pháp lý và quy định hiện hành, cũng như các điều khoản của bất kỳ thỏa thuận nào với Công Ty hoặc giữa Công Ty, các đối tác và khách hàng của của Công Ty.
Chủ doanh nghiệp phải đảm bảo rằng Hồ Sơ trong Vùng Chương Trình của họ được quản lý, lưu trữ và xử lý theo các yêu cầu của Lịch Trình Lưu Giữ Hồ Sơ hiện hành (“Lịch Trình”).
Các yêu cầu lưu giữ đối với Hồ Sơ, như được quy định trong Lịch Trình hiện hành, được xác định với sự tham vấn của các chuyên gia về vấn đề trong từng Vùng Chương Trình dựa trên:
- nhu cầu kinh doanh;
- các yêu cầu pháp lý và quy định cụ thể đối với Hồ Sơ;
- các cam kết hợp đồng;
- nhu cầu đảm bảo trách nhiệm giải trình đối với các hoạt động và quyết định được ghi lại trong Hồ Sơ; và
- quyền và lợi ích của các bên liên quan khác trong việc bảo quản nội dung của Hồ Sơ.
Các Hồ Sơ thuộc quyền sở hữu của Công Ty bao gồm các Vùng Chương Trình liên quan có thể tuân theo những điều sau:
- Thủ tục pháp lý; và
- Các yêu cầu truy cập được thực hiện theo các yêu cầu pháp lý và quy định hiện hành cũng như các điều khoản của bất kỳ thỏa thuận nào khác với Công Ty hoặc giữa Công Ty, các đối tác và khách hàng của Công Ty.
Khi nhận được yêu cầu theo bất kỳ điều nào ở trên, Nhân Viên Công Ty phải lưu giữ và xuất trình tất cả các Hồ Sơ liên quan và tuân theo các yêu cầu được nêu trong phần Nắm Giữ Vì Mục Đích Pháp Lý của Chính Sách này.
Lưu Giữ Email
Hồ sơ được tạo, gửi hoặc nhận bằng tài khoản email, bao gồm cả chính email đó, phải tuân theo Chính Sách này.
Trước khi tài khoản email bị vô hiệu hóa hoặc bị xóa, các Hồ Sơ được tạo, gửi hoặc nhận bằng tài khoản email phải được quản lý theo các yêu cầu nêu trên.
Các loại Hồ Sơ này không được phép lưu trữ trong ổ cứng của máy tính của một cá nhân, trên các thiết bị cổng thông tin hoặc phương tiện di động, trên ổ đĩa mạng cá nhân của cá nhân hoặc không gian làm việc điện tử, trong tài khoản email hoặc trong trường hợp hồ sơ là bản cứng, lưu trữ trong tệp hồ sơ của một cá nhân.
Lưu Trữ và Lưu Kho Hồ Sơ
Bản cứng của Hồ Sơ không còn yêu cầu sử dụng ngay lập tức như một hồ sơ đang hoạt động, nhưng vẫn phải được duy trì trong thời gian còn lại của thời hạn lưu giữ được chỉ định đối với các hồ sơ này, nên được lưu trữ. Nhân Viên Công Ty nên liên hệ với Phòng Dịch Vụ Công Ty hoặc ban quản lý văn phòng khu vực để sắp xếp việc lưu trữ Hồ sơ tại cơ sở lưu trữ bên ngoài được Công Ty phê duyệt. Khi sắp xếp để lưu trữ bên ngoài, Nhân Viên Công Ty sẽ cần xác định ngày tiêu hủy Hồ Sơ cho các mục đích tiêu hủy.
Nắm Giữ Vì Mục Đích Pháp Lý
Hồ sơ liên quan đến bất kỳ thủ tục pháp lý, kiểm toán hoặc điều tra đang chờ xử lý hoặc dự kiến nào phải được lưu giữ. Việc "Nắm Giữ Vì Mục Đích Pháp Lý " có thể được áp dụng cho bất kỳ Hồ Sơ nào dù hồ sơ đó có phải là phiên bản cuối cùng, chính thức của Hồ Sơ hay không. Nhân Viên Công Ty nhận được thông báo từ Bộ Phận Pháp Lý, Rủi Ro và Quyền Riêng Tư hoặc thông qua một nguồn khác rằng một số Hồ Sơ nhất định phải được Nắm Giữ Vì Mục Đích Pháp Lý phải ngay lập tức đảm bảo rằng tất cả các Hồ Sơ thuộc Nắm Giữ Vì Mục Đích Pháp Lý đều được bảo mật và lưu giữ, như được mô tả trong thông báo Nắm Giữ Vì Mục Đích Pháp Lý. Nếu Nhân Viên Công Ty biết về một thủ tục pháp lý, kiểm toán hoặc điều tra hoặc trát đòi hầu tòa đang chờ xử lý hoặc dự kiến, họ phải bảo mật và lưu giữ tất cả Hồ Sơ có thể liên quan, đồng thời thông báo cho Bộ Phận Pháp Lý, Rủi Ro và Quyền Riêng Tư.
Trong mọi trường hợp, Nhân Viên Công Ty không được thay đổi, tiêu hủy hoặc che giấu bất kỳ Hồ Sơ nào liên quan đến thủ tục pháp lý, kiểm toán hoặc điều tra đang chờ xử lý hoặc dự kiến. Bất kỳ hành động nào như vậy đều có thể có ảnh hưởng bất lợi nghiêm trọng đến quá trình tố tụng, kiểm toán hoặc điều tra. Việc thay đổi, tiêu hủy hoặc che giấu Hồ Sơ trái phép có thể khiến Nhân Viên Công Ty phải chịu hình thức kỷ luật đến mức và bao gồm cả việc chấm dứt hợp đồng, cũng như chịu trách nhiệm pháp lý.
Đánh Giá Hồ Sơ Hàng Năm
Nhân Viên Công Ty phải xem xét tất cả Hồ Sơ Công Ty, bao gồm cả email, thuộc quyền sở hữu của họ một cách thường xuyên và tối thiểu mỗi năm một lần. Khi làm như vậy, Nhân Viên Công Ty nên xác định để tiêu hủy bất kỳ Hồ Sơ nào đã quá thời hạn lưu giữ được chỉ định nhưng vẫn giữ lại những Hồ Sơ thuộc diện Nắm Giữ Vì Mục Đích Pháp Lý hoặc liên quan đến điều tra hoặc kiểm toán.
Tiêu Hủy Hồ Sơ
Hồ sơ sẽ bị tiêu hủy khi đáp ứng tất cả các tiêu chí sau:
- Các Hồ Sơ đã phục vụ mục đích dự kiến; và
- thời hạn lưu giữ áp dụng đã hết; và
- Nhân Viên Công Ty xử lý Hồ Sơ đó đã xác nhận bằng văn bản rằng Hồ Sơ đó không thuộc diện Nắm Giữ Vì Mục Đích Pháp Lý.
Thắc Mắc và Tuân Thủ
Bất kỳ thắc mắc nào về việc lưu giữ Hồ Sơ không được giải quyết trong Chính Sách này nên được chuyển đến Bộ Phận Pháp Lý, Rủi Ro và Quyền Riêng Tư, bộ phận này sẽ đưa ra hướng dẫn với sự tham vấn của các chuyên gia về vấn đề trong Vùng Chương Trình mà Hồ Sơ có liên quan.
Bất kỳ thắc mắc nào về việc niêm cất và tiêu hủy Hồ Sơ bản cứng (tức là bản giấy) nên được chuyển đến Bộ Phận Dịch Vụ Công Ty hoặc ban quản lý văn phòng khu vực.
Chính sách này sẽ được Phòng Pháp Lý, Rủi Ro và Quyền Riêng Tư xem xét định kỳ và sửa đổi khi cần thiết để phản ánh bất kỳ thay đổi nào về luật, quy định hoặc yêu cầu kinh doanh.