Giới Thiệu

Lịch Trình Lưu Giữ Hồ Sơ này (“Lịch Trình”) được hiểu và giải thích theo Chính Sách Quản Lý Hồ Sơ (“Chính Sách”) và thay thế tất cả các phiên bản trước của bất kỳ lịch trình lưu giữ nào của Công Ty. Lịch Trình này xác định các thời hạn lưu giữ cụ thể áp dụng cho các Hồ Sơ điện tử và bản cứng của Hoa Kỳ và Canada yêu cầu lưu giữ vì lý do pháp lý, lưu trữ hồ sơ hoặc kinh doanh. Các thời hạn lưu giữ này sẽ được sử dụng để nâng cao chiến lược lưu giữ Hồ Sơ trên toàn doanh nghiệp của Công Ty trong khi chiến lược này tiếp tục phát triển theo thời gian và được thực hiện đầy đủ.

Lịch Trình này liệt kê các Thời Hạn lưu giữ cho Hồ Sơ Chính Thức hoặc phiên bản cuối cùng của Hồ Sơ, bất kể phương tiện hoặc vị trí lưu trữ. Các Hồ Sơ Chính Thức đã đáp ứng Thời Hạn Lưu Giữ nêu trong Lịch Trình này nên được xử lý với điều kiện là chúng không thuộc diện Nắm Giữ Vì Mục Đích Pháp Lý hoặc Nắm Giữ Để Kiểm Tra Thuế. Hồ Sơ Chính Thức có thể được lưu trữ ở định dạng vật lý hoặc điện tử.

Dự thảo, bản sao hoặc bản sao tiện lợi của Hồ Sơ Chính Thức không nên được lưu giữ lâu hơn mức cần thiết để thực hiện trách nhiệm công việc và không lâu hơn Thời Hạn Lưu Giữ Hồ Sơ Chính Thức trong bất kỳ trường hợp nào, trừ khi những hồ sơ đó thuộc diện Nắm Giữ Để Kiểm Tra Thuế hoặc Nắm Giữ Vì Mục Đích Pháp Lý.

Các điều khoản được sử dụng trong Chính Sách áp dụng cho Lịch Trình này, mọi điều khoản mới thêm được định nghĩa bên dưới.

Cấu Trúc Lịch Trình

Chức Năng Kinh Doanh: Lịch Trình chủ yếu được tổ chức theo Chức Năng Kinh Doanh. Mỗi Chức Năng Kinh Doanh đại diện cho một danh mục chính của hoạt động kinh doanh như Tài Chính và Kế Toán, Nhân Sự hoặc Thuế. Mỗi Chức Năng Kinh Doanh được liệt kê trong Mục Lục. Chức Năng Kinh Doanh không nhằm đại diện cho một bộ phận cụ thể, mà thay vào đó, để xác định một danh mục hoạt động hoặc lĩnh vực chủ đề rộng lớn.

Khi một bộ phận hoặc ngành kinh doanh cụ thể có các tài liệu dành riêng cho bộ phận hoặc ngành kinh doanh đó, một danh mục Hồ Sơ riêng đã được chỉ định.

Tính Toán Lưu Giữ

Xoay Quanh Sự Kiện: Tất cả các Hồ Sơ có thời hạn lưu giữ xoay quanh sự kiện, chẳng hạn như “Cho Thuê Tài Sản” hoặc “Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động”, đều chứa thời hạn lưu giữ được tính từ ngày diễn ra sự kiện. Ví dụ: nếu một nhân viên rời đi vào tháng 8 của một năm cụ thể, thì Hồ Sơ Nhân Sự chính thức của nhân viên đó đủ điều kiện để hủy bỏ sau 8 năm từ ngày nhân viên đó rời đi.

Không Xoay Quanh Sự Kiện: Nếu thời hạn lưu giữ không có sự kiện nào liên quan, thì các Hồ Sơ phải được lưu giữ trong thời hạn đó cộng với phần còn lại của năm mà chúng được tạo ra. Sử dụng một ví dụ khác, nếu Hồ Sơ được tạo vào khoảng thời gian giữa năm và có thời hạn lưu giữ là 8 năm, thì Hồ Sơ đó phải được lưu giữ trong phần còn lại của năm mà Hồ Sơ đó được tạo cộng thêm 8 năm.

Vô Thời Hạn: Nếu Hồ Sơ có thời hạn lưu giữ là "Vô Thời Hạn", điều đó cho biết rằng không thể xác định chính xác thời hạn lưu giữ tại thời điểm này. Hồ Sơ có thời hạn lưu giữ Vô Thời Hạn sẽ được xem xét định kỳ để xác định xem có bất kỳ nhu cầu pháp lý hoặc kinh doanh nào để lưu giữ chúng hay không.

Ví Dụ Tính Toán Lưu Giữ

Tạo Hồ Sơ hoặc Sự Kiện	Lưu Giữ	Giữ Đến Ngày	Giải thích
15/6/2012 (Tạo Hồ Sơ)	8 năm	31/12/2022	Lưu giữ đủ năm tạo hồ sơ + 8 năm nữa
5/1/2015 (Sự Kiện Kích Hoạt)	Hết hạn + 8 năm	6/1/2023	Giữ 8 năm sau sự kiện kích hoạt (Hết hạn)
5/1/2015	Vô Thời Hạn	Cần được xác định	Hồ sơ cần được xem xét định kỳ để xác định tình trạng của chúng và liệu chúng có thể được xử lý theo cách có thể biện hộ được hay không.

Định nghĩa

Tiêu Hủy: Quy trình loại bỏ hoặc xóa hồ sơ khi đã đáp ứng Thời Hạn Lưu Giữ và bất kỳ thời hạn Nắm Giữ Để Kiểm Tra Thuế hoặc Nắm Giữ Vì Mục Đích Pháp Lý nào đã được giải phóng.

Không Thuộc Hồ Sơ: Các tài liệu và ấn phẩm bên ngoài như bài báo, bản tin hoặc thông cáo báo chí không yêu cầu lưu giữ. Các tài liệu Không Thuộc Hồ Sơ nên được loại bỏ ngay khi chúng không còn cần thiết để tham khảo, thường là không quá hai năm.

Hồ Sơ Chính Thức: Hồ sơ hoàn chỉnh và cuối cùng yêu cầu lưu giữ vì lý do pháp lý, lưu trữ hồ sơ hoặc kinh doanh. Hồ Sơ Chính Thức cung cấp bằng chứng về các chức năng kinh doanh, chính sách, quyết định, thủ tục, hoạt động, cung cấp dịch vụ và các giao dịch nội bộ và bên ngoài của Công Ty.

Người Sở Hữu Hồ Sơ Chính Thức: Phòng Ban, Ngành Kinh Doanh hoặc Bộ Phận chịu trách nhiệm duy trì Hồ Sơ Chính Thức để tuân thủ các yêu cầu lưu giữ như được xác định trong Lịch Trình này. Chủ sở hữu Hồ sơ Chính thức thường nhưng không phải lúc nào cũng là Phòng Ban, Ngành Kinh Doanh hoặc Bộ Phận đã tạo ra hồ sơ.

Nắm Giữ Để Kiểm Tra Thuế: Quy trình này được sử dụng để tạm thời đình chỉ việc tiêu hủy Hồ Sơ nhất định do hiện tại thuộc diện phải kiểm tra thuế, ngay cả khi Hồ Sơ đủ điều kiện để tiêu hủy.

Hồ Sơ Không Chính Thức: Các hồ sơ không bắt buộc phải được lưu giữ cho các nhu cầu pháp lý, lưu trữ hồ sơ hoặc kinh doanh trừ khi chúng phải được Nắm Giữ Để Kiểm Tra Thuế hoặc Nắm Giữ Vì Mục Đích Pháp Lý. Chúng có thể bao gồm dự thảo, bản sao hoặc bản sao “tiện lợi” của Hồ Sơ Chính Thức. Những tài liệu này có thể bị hủy khi chúng không còn phục vụ một mục đích nào nữa.

Yêu Cầu về Lưu Giữ Hợp Đồng

Trong trường hợp hợp đồng có yêu cầu lưu giữ dài hơn thời hạn lưu giữ hiện hành được nêu trong Lịch Trình này, yêu cầu về lưu giữ hợp đồng sẽ thay thế cho Thời Hạn Lưu Giữ của Công Ty. Trong trường hợp có yêu cầu lưu giữ ngắn hơn Thời Hạn Lưu Giữ hiện hành, nên hỏi ý kiến chuyên gia về vấn đề của Bộ Phận Kinh Doanh để được hướng dẫn.

Lưu Trữ Bên Ngoài

Iron Mountain là nhà cung cấp lưu trữ bên ngoài được phê duyệt cho TELUS Health ở Bắc Mỹ. Các bản sao, dự thảo và bản sao tiện lợi của Hồ Sơ Chính Thức không đủ điều kiện để lưu trữ tại Iron Mountain.

Lưu Trữ Hệ Thống

Các hệ thống và ứng dụng cũng phải có Hồ Sơ được lưu trữ theo cách cho phép lưu giữ và tiêu hủy phù hợp với Lịch Trình này.

Lịch Trình theo Bộ Phận Kinh Doanh

TELUS Health One

Hồ sơ liên quan đến hoặc được tạo ra thông qua việc cung cấp các dịch vụ này qua Công Ty bao gồm nhưng không giới hạn ở TELUS Health One, phần thưởng, sự công nhận và đặc quyền, hồ sơ về sức khỏe, sức khỏe thể chất và tinh thần, dinh dưỡng, huấn luyện thể dục, đào tạo và hỗ trợ tại nơi làm việc hoặc các dịch vụ liên quan khác.

Danh Mục Hồ Sơ	Mô Tả Hồ Sơ	Ví Dụ	Nắm Giữ Vì Mục Đích Thuế	Thời Hạn Lưu Giữ	Yêu cầu lưu giữ các tài liệu gốc (Y/N nếu Y, mô tả)
TELUS Health One	Hồ sơ lưu và/hoặc được người dùng tạo ra và việc người dùng sử sử của TELUS Health One	Hồ sơ người dùng và thông tin sử dụng như tên, ngày sinh, địa chỉ email, nhận biết, số điện thoại, lịch sử mua hàng, v.v.	Không	6 tháng sau khi chấm dứt quan hệ hợp đồng của khách hàng.	N - Tất cả các tệp gốc đều là dạng kỹ thuật số
TELUS Health One	Dữ liệu và hồ sơ Thưởng Nóng liên quan đến Phần Thưởng Do Khách Hàng Tài Trợ được phát hành bằng chức năng Thưởng Nóng	Hồ sơ gửi và rút tiền của khách hàng; yêu cầu chỉ định người nhận phần thưởng của khách hàng và hồ sơ liên quan đến các khoản thanh toán cho các tài khoản người dùng cá nhân	Có	7 năm	N - Tất cả các tệp gốc đều là dạng kỹ thuật số
Các tệp sao lưu (TH)	Tệp được tạo từ hệ thống sao lưu TH với mục đích khôi phục hệ thống trong trường hợp khẩn cấp	Các tệp sao lưu	Không	30 ngày	N - Tất cả các tệp gốc đều là dạng kỹ thuật số