Giriş

Bu Kayıt Saklama Zaman Planının (“Zaman Planı”) Kayıt Yönetim Politikasına (“Politika”) uygun şekilde okunup yorumlanması gerekmekte olup bu Zaman Planı her tür Şirket saklama zaman planının tüm eski sürümlerinin yerine geçmektedir. Bu Zaman Planı; yasal sebeplerle, kayıt tutma veya iş sebepleriyle saklanması gereken ABD ve Kanada basılı kopya ve elektronik Kayıtları için geçerli olan spesifik saklama sürelerini belirlemektedir. Bu saklama süreleri, zaman içinde gelişmeye ve tam olarak uygulanmaya devam ettikçe, Şirketin kurum çapındaki Kayıt saklama stratejisini geliştirmek için kullanılacaktır.

Zaman planı; ortamı veya saklama konumu fark etmeksizin Resmî Kayıt veya Kaydın son sürümü için saklama Sürelerini sıralamaktadır. Bu Zaman planında belirtilen Saklama Süresini doldurmuş olan Resmî Kayıtlar, Yasa veya Vergi Denetimi açısından bir Zapta tabi olmadıkları sürece imha edilmelidir. Resmî Kayıtlar fiziksel veya elektronik formatta saklanabilir.

Resmî Kayıtların taslakları, suretleri ya da kopyaları bir iş sorumluluğunu yerine getirmek için gerekenden daha uzun süre saklanmamalıdır. Bu kayıtlar Vergi Denetimi ya da Yasa açısından bir Zapta tabi olmadığı sürece ise hiçbir koşulda Resmî Kayıtlara ilişkin Saklama Süresinden daha uzun süre saklanmamalıdır.

Politikada kullanılan terimler, aşağıda tanımlanan ve yeni eklenen terimlerle birlikte bu Zaman Planı için geçerlidir.

Zaman Planının Yapısı

İş Fonksiyonu: Zaman Planı öncelikli olarak İş Fonksiyonuna göre düzenlenmiştir. Her İş Fonksiyonu; Finans ve Muhasebe, İnsan Kaynakları veya Vergi gibi belli başlı bir iş faaliyeti kategorisini temsil etmektedir. Her İş Fonksiyonu, İçindekiler bölümünde listelenmiştir. İş Fonksiyonu spesifik bir departmanı temsil etmeyi amaçlamamakta, bunun yerine geniş bir faaliyet veya konu alanı kategorisini belirtmeyi amaçlamaktadır.

Spesifik bir departmanın veya iş kolunun bu departmana veya iş koluna özel belgeleri olduğunda ayrı bir Kayıt kategorisi atanmıştır.

Saklama Hesaplaması

Olaya Bağlı: “Mülk Kiralama” ya da “İşe Son Verilmesi” gibi olaya bağlı saklama süreleri bulunan tüm Kayıtlar, olay tarihinden itibaren hesaplanan bir saklama süresini kapsar. Örneğin bir çalışan, belli bir yılın Ağustos ayında ayrılırsa bu çalışanın resmî Personel Kayıtları işten ayrıldığı tarihten 8 yıl sonra imha edilebilir.

Olaya Bağlı Olmayan: Saklama süresi ile ilişkili bir olay yoksa Kayıtlar bu süre boyunca ve bunun yanı sıra oluşturuldukları yılın kalan kısmı boyunca saklanmalıdır. Başka bir örnek verecek olursak, bir Kayıt yılın ortasına yakın bir zamanda oluşturulmuşsa ve 8 yıl saklama süresi varsa bu Kayıt oluşturulmuş olduğu yılın kalan kısmına ilave olarak 8 yıl daha saklanmalıdır.

Belirsiz: Bir Kaydın “belirsiz” bir saklama süresi olması tam saklama süresinin belirlenemediği anlamına gelir. Saklama süresi Belirsiz olan Kayıtlar, bunları saklamak için yasal veya işle ilgili bir gereklilik olup olmadığını belirlemek için dönemsel olarak gözden geçirilecektir.

Saklama Hesaplaması Örnekleri

Oluşturma veya Olay	Saklama	Ne Zamana Kadar Saklanacağı	Açıklama
15/06/2014 (Kaydın Oluşturulması)	8 yıl	31/12/2022	Oluşturulduğu yılda tam takvim yılı olarak + 8 yıl daha saklayın
05/01/2015 (Tetikleyici Olay)	Geçerliliğin Dolması + 8 yıl	06/01/2023	Tetikleyici olay sonrası 8 yıl saklayın (Geçerliliğin Dolması)
05/01/2015	Belirsiz	Daha sonra belirlenecek	Durumlarını ve haklı şekilde imha edilip edilemeyeceklerini belirlemek için Kayıtlar dönemsel olarak gözden geçirilmelidir.

Tanımlar

İmha Etme: Bir kayıt Saklama Süresini doldurduğunda ve Vergi Denetimi ya da Yasa açısından her tür Zapt durumu kalktığında, bu kaydın ortadan kaldırılma veya silinme süreci.

Kayıt Edilmeyen: Saklama gerektirmeyen makaleler, bültenler veya basın bültenleri gibi harici belgeler ve yayınlar. Kayıt edilmeyen materyaller referans açısından artık ihtiyaç duyulmadıkları anda imha edilmelidir. Bu süre genellikle iki yıldan uzun değildir.

Resmî Kayıtlar: Yasal sebeplerle, kayıt tutma veya iş sebepleriyle saklanması gereken komple ve nihai Kayıtlar. Resmî Kayıtlar Şirketin iş fonksiyonları, politikaları, kararları, prosedürleri, operasyonları, hizmet sunması ve dahili ve harici işlemlerine ilişkin kanıt sağlar.

Resmî Kayıt Sahibi: Resmî Kaydın bu Zaman Planında belirtilen saklama gerekliliklerine uygun şekilde saklanmasından sorumlu olan Departman, İş Kolu veya Fonksiyon. Resmî Kayıt sahibi her zaman olmasa da tipik olarak kaydı oluşturan Departman, İş Kolu veya Fonksiyondur.

Vergi Denetimi açısından Zapt: Kayıtlar imha edilebilecek durumda bile olsa mevcut bir vergi denetimi nedeniyle belli Kayıtların imhasının geçici olarak askıya alınması için kullanılan prosedür.

Resmî Olmayan Kayıtlar: Vergi Denetimi ya da Yasa açısından Zapta tabi olmadıkları sürece yasal gerekliliklerle, kayıt tutma veya iş gereklilikleriyle saklanması gerekmeyen kayıtlar. Bu tür kayıtlar Resmi Kayıtların taslaklarını, suretlerini ya da kopyalarını içerebilir. Bu kayıtlar artık bir amaca hizmet etmediklerinde imha edilebilir.

Akdi Saklama Gereklilikleri

Bir sözleşmede, bu Zaman Planında belirtilen geçerli saklama süresinden daha uzun bir saklama gerekliliği bulunduğunda sözleşmedeki saklama gerekliliği Şirketin Saklama Süresinin yerine geçer. Bir sözleşmede, geçerli Saklama Süresinden daha kısa bir saklama gerekliliği bulunduğunda İş Fonksiyonuna yönelik bir konu uzmanının rehberliğine başvurulmalıdır.

Kurum Dışında Saklama

Iron Mountain, Kuzey Amerika’da TELUS Health için onaylı kurum dışı saklama sağlayıcısıdır. Resmî Kayıtların suretleri, taslakları ve kopyaları Iron Mountain’da saklama açısından uygun değildir.

Sistem Depolama

Sistem ve uygulamaların da bu Zaman Planı ile tutarlı olarak saklama ve imhaya imkân verecek şekilde saklanmış Kayıtları bulunmalıdır.

İş Fonksiyonuna Göre Zaman Planları

TELUS Health One

Bunlarla sınırlı olmamakla birlikte TELUS Health One, ödüller, takdir ve avantajlar, sağlık kayıtları, sağlık, beslenme, fitness koçluğu, iş yeri eğitimi ve desteği veya diğer ilgili hizmetler de dahil olmak üzere Şirket tarafından bu hizmetlerin tedariğiyle ilgili olan veya bunların tedariği ile oluşturulan kayıtlar.

Kayıt Kategorisi	Kayıt Açıklaması	Örnekler	Vergi Nedenli Zapt	Saklama Süresi	Orijinal belgeleri saklama gerekliliği (E/H eğer E ise açıklayın)
TELUS Health One	Kullanıcıyı ve kullanıcının TELUS Health One kullanımını belgeleyen ve/veya bunlar tarafından oluşturulan kayıtlar	Kullanıcı profili ve isim, doğum tarihi, e-posta adresi, takdirler, telefon numarası, satın alma geçmişi vb. gibi kullanım bilgileri	Hayır	Müşterinin sözleşme ilişkisinin sonlanmasından 6 ay sonrası.	H – Tüm orijinal dosyalar dijitaldir
TELUS Health One	Spot Ödül işlevi kullanılarak düzenlenen Müşteri Tarafından Finanse Edilmiş Ödüllerle ilgili Spot Ödül veri ve kayıtları	Müşteri para yatırma ve çekme kayıtları; ödül alıcılarını belirten müşteri talepleri ve bireysel kullanıcı hesaplarına yapılan ödemelerle ilgili kayıtlar	Evet	7 yıl	H – Tüm orijinal dosyalar dijitaldir
Yedek dosyalar (TH)	Acil bir durumda sistemi geri yükleme amacıyla TH yedekleme sistemlerinden oluşturulan dosyalar	Yedek dosyalar	Hayır	30 gün	H – Tüm orijinal dosyalar dijitaldir