Patakaran
Ang mga record at dokumentong ginagawa, ginagamit at sino-store ng TELUS Health, ng mga subsidiary nito at ng mga affiliate nito (“TELUS Health” o ang “Kumpanya”) ay ilan sa pinakamahahalagang asset ng Kumpanya. Kasama rito ang lahat ng dokumento at record ng Kumpanya sa anumang format o medium, hard copy man o electronic, kabilang ang mga memo, pakikipag-ugnayan, ulat, working paper, presentation at email (“Record” o “Mga Record”).
Ang layunin ng Patakaran sa Pamamahala ng Mga Record (“Patakaran”) ay ang tukuyin at itatag ang mga kinakailangan sa paggawa at pamamahala ng totoo, maaasahan, pangmatagalan at kapaki-pakinabang na Mga Record bilang suporta sa mga pangnegosyong tungkulin at aktibidad ng Kumpanya. Idinisenyo ang Patakaran para tiyaking ang Kumpanya ay sumusunod sa mga batas at regulasyon, nakakatugon sa mga kinakailangan sa pagtatabi ng record na iniaatas ng batas at kontrata, tumatakbo nang maayos, nagpapanatili ng Mga Record na nauugnay sa mga legal na paglilitis at iba pang paglilitis at nagsisira ng Mga Record kapag naaangkop itong gawin.
Paglapat
Nalalapat ang Patakarang ito sa lahat ng bahagi ng Kumpanya (“Bahagi ng Programa”) at sa lahat ng Record anuman ang format (hal., mga record na ipinadala o natanggap sa pamamagitan ng mga email account, electronic record, paper record, atbp.). Responsable ang bawat direktor, opisyal, empleyado at contractor ng Kumpanya (sama-samang tinatawag na “Mga Tauhan ng Kumpanya”) sa pagtiyak na nauunawaan at susundin nila ang Patakarang ito.
Bukod pa sa pagsunod sa Patakarang ito, dapat ding sumunod ang Mga Tauhan ng Kumpanya sa Patakaran ng Kumpanya sa Kumpidensyal na Impormasyon, Patakaran ng Kumpanya sa Pag-uuri ng Data at Record, Patakaran sa Privacy ng Kumpanya, lahat ng patakaran sa seguridad, naaangkop na batas tungkol sa privacy, at mga tuntunin ng anupamang kasunduan kasama ng Kumpanya o sa pagitan ng Kumpanya, ng mga partner nito at ng mga kliyente nito. Sa Patakarang ito, kasingkahulugan ng terminong “Record” ang terminong “Data” sa Patakaran ng Kumpanya sa Pag-uuri ng Data at Record.
Mga Mandatoryong Kinakailangan
Paggawa, Pamamahala, at Pagtapon ng Mga Record
Alinsunod sa mga kinakailangan at patnubay na itinatag sa ilalim ng Patakarang ito, ang bawat Bahagi ng Programa ay dapat gumawa, mamahala, at magtapon ng Mga Record para matiyak ang pananagutan sa programa at suportahan ang mga pangnegosyong pangangailangan ng Bahagi ng Programa. Dapat ding tiyakin ng bawat Bahagi ng Programa ang pagiging buo, maaasahan at makukuha ng Mga Record para sa mga nagpapatuloy na legal, pinansyal o iba pang pangnegosyong layunin.
Pananagutan ng may-ari ng negosyo sa Bahagi ng Programa ang paggawa, pamamahala at pagtapon ng Mga Record.
Pag-uuri ng Mga Record
Dapat uriin ang Mga Record ayon sa mga pangnegosyong tungkulin at aktibidad ng bawat Bahagi ng Programa sa paraang:
- nagbibigay-daan sa madaling paghahanap at pagkuha ng kumpletong Mga Record na nauugnay sa mga pangnegosyong pasya o transaksyon;
- binabawasan ang pagkakaroon ng nauulit na pag-store ng Mga Record;
- nagbibigay-daan sa consistent at naaangkop na paglalapat ng mga pahintulot ng user at mga proteksyon sa privacy at seguridad; at
- nagbibigay-daan sa tumpak na paglalapat ng mga kinakailangan sa pagtatabi.
Sa pag-uuri ng Mga Record, inaatasan ang Mga Tauhan ng Kumpanya na sumunod sa Patakaran ng Kumpanya sa Pag-uuri ng Data at Record at sa Patakaran at Mga Pamantayan sa Seguridad ng Impormasyon.
Pag-store at Pamamahala ng Mga Record
Dapat i-store ang Mga Record sa mga nakabahaging repository at dapat pinamamahalaan ang mga ito ng bawat Bahagi ng Programa sa paraang:
- madaling mahahanap, matutukoy at makukuha ang mga ito hangga’t kinakailangan ang mga ito;
- consistent at komprehensibong nailalapat ang mga panuntunan sa seguridad pagdating sa access, pagbabahagi at pagtatapon;
- inaalis ang hindi kinakailangang pag-uulit; at
- nagbibigay-daan sa madaling pagtapon, kabilang ang paglipat sa mga archive at storage, alinsunod sa mga kinakailangan sa pagtatabi.
Pagtatabi at Pagtapon ng Mga Record
Dapat itabi ng Mga Tauhan ng Kumpanya ang Mga Record sa loob ng isang Lugar ng Programa hangga’t kinakailangan para matugunan ang isang lehitimong pangnegosyo o legal na layunin, nang isinasaalang-alang ang mga naaangkop na kinakailangan ng batas at regulasyon, at ang mga tuntunin ng anumang kasunduan kasama ng Kumpanya o sa pagitan ng Kumpanya, ng mga partner nito at ng mga kliyente nito.
Dapat tiyakin ng mga may-ari ng negosyo na ang Mga Record sa kanilang Mga Bahagi ng Programa ay pinapamahalaan, sino-store at tinatapon alinsunod sa mga kinakailangan ng naaangkop na Iskedyul ng Pagtatabi ng Mga Record (“Iskedyul”).
Ang mga kinakailangan sa pagtatabi para sa Mga Record, tulad ng itinakda sa naaangkop na Iskedyul, ay tutukuyin nang sumasangguni sa mga dalubhasa sa usapin sa bawat Bahagi ng Programa batay sa:
- mga pangnegosyong pangangailangan;
- mga kinakailangan ng batas at regulasyon na partikular sa Mga Record;
- mga pananagutan sa kontrata;
- pangangailangang tiyakin ang pananagutan para sa mga aktibidad at pasyang itinatala ng Mga Record; at
- mga karapatan at interes ng iba pang stakeholder sa pagpapanatili ng mga nilalaman ng Mga Record.
Ang Mga Record na hawak ng Kumpanya kabilang ang nauugnay na Mga Bahagi ng Programa ay posibleng napapailalim sa mga sumusunod:
- Mga legal na paglilitis; at
- Mga kahilingan sa access na ginawa alinsunod sa mga naaangkop na kinakailangan ng batas at regulasyon at mga tuntunin ng anupamang kasunduan kasama ng Kumpanya o sa pagitan ng Kumpanya, ng mga partner nito at ng mga kliyente nito.
Kapag may natanggap na kahilingan alinsunod sa alinman sa mga nabanggit, dapat itabi at ipakita ng Mga Tauhan ng Kumpanya ang lahat ng nauugnay na Record at dapat nilang sundin ang mga kinakailangang inilatag sa seksyong Legal na Pag-hold ng Patakarang ito.
Pagtatabi ng Email
Napapailalim sa Patakarang ito ang Mga Record na ginawa, ipinadala o natanggap gamit ang mga email account, kabilang ang mga mismong email.
Bago i-disable o i-delete ang isang email account, dapat pamahalaan ang Mga Record na ginawa, ipinadala o natanggap gamit ang email account alinsunod sa mga kinakailangang inilatag sa itaas.
Ang mga ganitong uri ng Mga Record ay hindi dapat i-store sa hard drive ng computer ng isang indibidwal, sa mga portal device o naaalis na media, sa personal network drive o electronic workspace ng isang indibidwal, sa mga email account, o sa sitwasyon ng mga hardcopy na record, sa pisikal na file storage ng isang indibidwal.
Pag-archive at Pag-store ng Record
Dapat i-archive ang mga hard copy ng Mga Record kung saan hindi na kinakailangan ang agarang access bilang aktibong record, ngunit kailangan pa ring panatilihin para sa natitirang bahagi ng panahon ng pagtatabi na itinalaga sa mga ito. Dapat makipag-ugnayan ang Mga Tauhan ng Kumpanya sa Corporate Services Department o sa panrehiyong pamunuan ng opisina para asikasuhin ang pag-archive ng Record sa offsite na pasilidad ng storage na naaprubahan ng Kumpanya. Kapag nag-aasikaso para sa off-site na pag-store, kailangang tumukoy ang Mga Tauhan ng Kumpanya ng petsa ng pagsira ng Record para sa mga layunin ng pagsira.
Legal na Pag-hold
Dapat panatilihin ang Mga Record na nauugnay sa anumang nakabinbin o inaasahang legal na paglilitis, pag-audit o imbestigasyon. Posibleng maglapat ng “Legal na Pag-hold” sa anumang Record anuman ang katayuan ng record sa pagiging pinal at opisyal na bersyon ng Record. Ang Mga Tauhan ng Kumpanya na makakatanggap ng abiso mula sa Legal, Risk and Privacy Department o sa pamamagitan ng iba pang source na nagsasabing napapailalim ang ilang partikular na Record sa Legal na Pag-hold ay dapat kaagad na tiyaking ang lahat ng Record na napapailalim sa Legal na Pag-hold ay secure at itinatabi, tulad ng inilalarawan sa abiso sa Legal na Pag-hold. Kung may mapag-alaman ang Mga Tauhan ng Kumpanya na nakabinbin o inaasahang legal na paglilitis, pag-audit o imbestigasyon, o subpoena, dapat nilang i-secure at itabi ang lahat ng Record na posibleng may kaugnayan, at dapat nilang abisuhan ang Legal, Risk and Privacy Department.
Hindi kailanman dapat magbago, magsira, o magtago ang Mga Tauhan ng Kumpanya ng anumang Record na nauugnay sa isang nakabinbin o inaasahang legal na paglilitis, pag-audit o imbestigasyon. Ang anumang naturang pagkilos ay posibleng magkaroon ng malaking negatibong epekto sa legal na paglilitis, pag-audit o imbestigasyon. Kapag may ginawang hindi pinapahintulutang pagbabago, pagsira o pagtago ng Mga Record, posibleng mapailalim ang Mga Tauhan ng Kumpanya sa pagdidisiplina, na posibleng umabot sa at kabilangan ng pagkakatanggal sa trabaho, pati na rin legal na pananagutan.
Taunang Pagsusuri sa Mga Record
Dapat suriin ng Mga Tauhan ng Kumpanya ang lahat ng Record ng Kumpanya, kabilang ang mga email, na hawak nila nang regular at kahit isang beses bawat taon man lang. Kapag ginagawa ito, dapat tukuyin ng Mga Tauhan ng Kumpanya ang anumang Record na dapat sirain sa pagiging lampas na sa panahon ng pagtatabi na itinalaga sa mga ito ngunit dapat nilang itabi ang mga napapailalim sa Legal na Pag-hold o may sangkot na imbestigasyon o pag-audit.
Pagsira ng Mga Record
Dapat sirain ang Mga Record kapag natugunan na ang lahat ng sumusunod na pamantayan:
- naisagawa na ng Mga Record na nilalayong layunin ng mga ito; at
- lumipas na ang naaangkop na panahon ng pagtatabi; at
- ang Mga Tauhan ng Kumpanya na nangangasiwa sa Mga Record ay nakatanggap ng nakasulat na kumpirmasyong hindi napapailalim sa Legal na Pag-hold ang naturang Mga Record.
Mga Tanong at Pagsunod
Ang anumang tanong tungkol sa pagtatabi ng Mga Record na hindi tinalakay sa Patakarang ito ay dapat idirekta sa Legal, Risk and Privacy Department, na magbibigay ng tagubilin nang may pagsangguni sa mga dalubhasa sa usapin sa Bahagi ng Programa kung saan nauugnay ang Mga Record.
Ang anumang tanong tungkol sa pag-archive at pagsira ng hard-copy na Mga Record (ibig sabihin, papel) ay dapat idirekta sa Corporate Services Department o sa panrehiyong pamunuan ng opisina.
Ang Patakarang ito ay susuriin paminsan-minsan at babaguhin kung kinakailangan ng Legal, Risk and Privacy Department para isalamin ang anumang pagbabago sa mga batas, regulasyon o pangnegosyong kinakailangan.