Mga Kinakailangan sa Pagtatabi ayon sa Kontrata. 4

Panimula

Ang Iskedyul ng Pagtatabi ng Record (“Iskedyul”) na ito ay dapat basahin at bigyan ng kahulugan alinsunod sa Patakaran sa Pamamahala ng Mga Record (“Patakaran”) at nangingibabaw ito sa lahat ng naunang bersyon ng anumang iskedyul ng pagtatabi ng Kumpanya. Tinutukoy ng Iskedyul na ito ang mga partikular na panahon ng pagtatabi na nailalapat sa hard copy at electronic na Mga Record sa U.S. at Canada na nangangailangan ng pagtatabi para sa mga legal, pang-recordkeeping o pangnegosyong dahilan. Gagamitin ang mga panahon ng pagtatabi na ito para pahusayin ang pambuong enterprise na diskarte sa pagtatabi ng Record ng Kumpanya habang patuloy itong binubuo sa paglipas ng panahon at ganap na ipapatupad.

Inililista ng Iskedyul ang Mga Panahon ng pagtatabi para sa Opisyal na Record o pinal na bersyon ng Record, anuman ang media o lokasyon ng pag-store. Ang Mga Opisyal na Record na naabot ang Panahon ng Pagtatabi na inilatag sa Iskedyul na ito ay dapat itapon hangga’t hindi napapailalim ang mga ito sa isang Legal na Pag-hold o Pag-hold dahil sa Pag-audit sa Buwis. Maaaring i-store ang Mga Opisyal na Record sa pisikal o electronic na format.

Ang mga draft, duplicate o pang-convenience na kopya ng Mga Opisyal na Record ay hindi dapat itabi nang mas matagal kaysa sa kinakailangan para magsagawa ng responsibilidad sa trabaho at hindi kailanman dapat mas matagal sa Panahon ng Pagtatabi para sa Mga Opisyal na Record, maliban kung napapailalim ang mga record na iyon sa isang Pag-hold dahil sa Pag-audit sa Buwis o Legal na Pag-hold.

Nalalapat sa Iskedyul na ito ang mga terminong ginamit sa Patakaran, kasama ng anumang bagong pariralang terminong binibigyan ng kahulugan sa ibaba.

Istruktura ng Iskedyul

Pangnegosyong Tungkulin: Ang Iskedyul ay pangunahing nakaayos ayon sa Pangnegosyong Tungkulin. Kumakatawan ang bawat Pangnegosyong Tungkulin sa isang malaking kategorya ng pangnegosyong aktibidad tulad ng Finance and Accounting, Human Resources, o Tax. Nakalista ang bawat Pangnegosyong Tungkulin sa Talaan ng Mga Nilalaman. Hindi layunin ng Pangnegosyong Tungkulin na kumatawan sa isang partikular na departamento, sa halip, layunin nitong tumukoy sa isang malawak na kategorya ng aktibidad o usapin.

Kapag ang isang partikular na departamento o linya ng negosyo ay may mga dokumentong natatangi sa departamento o linya ng negosyo na iyon, may itinalagang hiwalay na kategorya ng Record.

Pagkalkula sa Pagtatabi

Batay sa Event: Ang lahat ng Record na may mga panahon ng pagtatabi na batay sa event, tulad ng “Lease of Property” o “Termination of Employment”, ay may panahon ng pagtatabi na kinakalkula mula sa petsa ng event. Halimbawa, kapag umalis ang isang empleyado sa Agosto ng isang partikular na taon, kwalipikadong sirain ang kanyang opisyal na Mga Record ng Tauhan 8 taon pagkatapos ng petsa ng pag-alis ng empleyado.

Hindi Batay sa Event: Kung ang panahon ng pagtatabi ay walang event na nauugnay rito, dapat itabi ang Mga Record sa yugto ng panahon na iyon na daragdagan ng natitirang bahagi ng taon kung kailan ginawa ang mga ito. Bilang isa pang halimbawa, kung ginawa ang isang Record sa isang partikular na panahon sa gitna ng taon at mayroon itong panahon ng pagtatabi na 8 taon, dapat itong itabi sa loob ng natitirang bahagi ng taon kung kailan ito ginawa na daragdagan ng 8 pang taon.

Hindi Tiyak: Kapag “Hindi Tiyak” ang panahon ng pagtatabi ng isang Record, isinasaad nito na hindi matutukoy sa ngayon ang eksaktong panahon ng pagtatabi. Pana-panahong susuriin ang Mga Record na may Hindi Tiyak na panahon ng pagtatabi para matukoy kung mayroon bang anumang legal o pangnegosyong pangangailangan para itabi ang mga ito.

Mga Halimbawa ng Pagkalkula sa Pagtatabi

Paggawa o Event	Pagtatabi	Itabi Hanggang	Paliwanag
6/15/2014 (Nagawa ang Record)	8 taon	12/31/2022	Panatilihin sa loob ng buong taon sa kalendaryo kung kailan ginawa + 8 pang taon
1/5/2015 (Trigger na Event)	Pag-expire + 8 taon	1/6/2023	Panatilihin 8 taon pagkatapos ng trigger na event (Pag-expire)
1/5/2015	Hindi Tiyak	TBD	Dapat pana-panahong suriin ang Mga Record para matukoy ang katayuan ng mga ito at kung makatuwirang maitatapon ang mga ito.

Mga Kahulugan

Pagsira: Ang proseso ng pag-aalis o pag-delete ng isang record sa sandaling maabot nito ang Panahon ng Pagtatabi nito at binitiwan na ang anumang Pag-hold dahil sa Pag-audit sa Buwis o Legal na Pag-hold.

Hindi Record: Ang mga external na dokumento at publication tulad ng mga artikulo, newsletter o press release na hindi kinakailangang itabi. Dapat itapon ang mga Hindi Record na materyal sa sandaling hindi na kailangan ang mga ito bilang sanggunian, na karaniwang hindi lalampas sa dalawang taon.

Mga Opisyal na Record: Ang kumpleto at pinal na Mga Record na kinakailangang itabi para sa mga legal, pang-recordkeeping, o pangnegosyong dahilan. Nagbibigay ang Mga Opisyal na Record ng patunay ng mga pangnegosyong tungkulin, patakaran, pasya, pagpapatakbo, pagbibigay ng serbisyo at panloob at panlabas na transaksyon ng Kumpanya.

May-ari ng Mga Opisyal na Record: Ang Departamento, Linya ng Negosyo o Tungkuling responsable sa pagpapanatili ng Opisyal na Record para makasunod sa mga kinakailangan sa pagtatabi tulad ng natukoy sa Iskedyul na ito. Karaniwan, ngunit hindi palagi, ang may-ari ng Mga Opisyal na Record ay ang Departamento, Linya ng Negosyo o Tungkuling gumawa sa record.

Pag-hold dahil sa Pag-audit sa Buwis: Ang pamamaraang ginagamit para pansamantalang suspindehin ang pagsira ng partikular na Mga Record dahil sa kasalukuyang pag-audit sa buwis, kahit na kwalipikadong sirain ang Mga Record.

Mga Hindi Opisyal na Record: Mga Record na hindi kinakailangang itabi para sa mga legal, pang-recordkeeping, o pangnegosyong pangangailangan maliban kung napapailalim ang mga ito sa Pag-hold dahil sa Pag-audit sa Buwis o Legal na Pag-hold. Posibleng kabilang sa mga ito ang mga draft, duplicate, o “pang-convenience” na kopya ng Mga Opisyal na Record. Maaaring sirain ang mga ito kapag wala nang ginagampanang tungkulin ang mga ito.

Mga Kinakailangan sa Pagtatabi ayon sa Kontrata

Kapag may kontratang may kinakailangan sa pagtatabi na mas matagal kaysa sa naaangkop na panahon ng pagtatabi na inilatag sa Iskedyul na ito, mangingibabaw ang kinakailangan sa pagtatabi ayon sa kontrata kaysa sa Panahon ng Pagtatabi ng Kumpanya. Kapag may naglalaman ng kinakailangan sa pagtatabi na mas maikli kaysa sa naaangkop na Panahon ng Pagtatabi, dapat sumangguni sa isang dalubhasa sa usapin ng Pangnegosyong Tungkulin para sa gabay.

Off-Site na Storage

Iron Mountain ang naaprubahang vendor ng off-site na storage para sa TELUS Health sa North America. Hindi kwalipikadong i-store sa Iron Mountain ang mga duplicate, draft, at pang-convenience na kopya ng Mga Opisyal na Record.

Pag-store ng Mga System

Ang mga system at application ay dapat ding may Mga Record na naka-store sa paraang nagbibigay-daan sa pagtatabi at pagsirang alinsunod sa Iskedyul na ito.

Mga Iskedyul ayon sa Pangnegosyong Tungkulin

TELUS Health One

Ang Mga Record na nauugnay sa o binuo sa pamamagitan ng pagbibigay ng mga serbisyong ito ng Kumpanya kabilang ang, pero hindi limitado sa, TELUS Health One, mga reward, pagkilala at mga perk, mga record ng kalusugan, wellness, nutrisyon, fitness coaching, pagsasanay at suporta sa workplace o iba pang nauugnay na serbisyo.

Kategorya ng Record	Paglalarawan sa Record	Mga Halimbawa	Pag-hold dahil sa Buwis	Panahon ng Pagtatabi	Kinakailangan bang itabi ang mga orihinal na dokumento (Oo/Hindi - kung Oo, ilarawan)
TELUS Health One Platform	Mga record na nagdodokumento at/o binuo ng user at sa paggamit ng user sa TELUS Health One	Profile ng user at impormasyon sa paggamit tulad ng pangalan, petsa ng kapanganakan, email address, mga pagkilala, numero ng telepono, history ng pagbili, atbp.	Hindi	6 na buwan pagkatapos magwakas ng kaugnayan sa kontrata ng customer.	Hindi – Digital ang lahat ng orihinal na file
TELUS Health One	Data ng Spot Rewards at mga record kaugnay ng Client Funded Rewards na ibinigay gamit ang functionality ng Spot Rewards	Mga record ng pagdeposito at pag-withdraw ng kliyente; mga kahilingan ng kliyente na nagtatalaga ng mga makakatanggap ng reward at mga record kaugnay ng mga pagbabayad na ginawa sa mga indibidwal na user account	Oo	7 taon	Hindi – Digital ang lahat ng orihinal na file
Mga backup na file (TH)	Mga file na ginawa mula sa mga TH backup system para sa layunin ng pag-restore ng system kung sakaling magkaroon ng emergency	Mga backup na file	Hindi	30 araw	Hindi – Digital ang lahat ng orihinal na file