บทนำ

ตารางกำหนดอายุการเก็บรักษาบันทึกนี้ ("ตารางกำหนดอายุ") มีขึ้นเพื่ออ่านและตีความตามนโยบายการจัดการบันทึก ("นโยบาย") และแทนที่ตารางกำหนดอายุการเก็บรักษาฉบับก่อนหน้าใด ๆ ของบริษัททั้งหมด ตารางกำหนดอายุนี้ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาเฉพาะที่ใช้บังคับกับสำเนาถาวรและบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของสหรัฐอเมริกาและแคนาดาที่ต้องการเก็บรักษาด้วยเหตุผลทางกฎหมาย การเก็บบันทึก หรือเหตุผลทางธุรกิจ ระยะเวลาการเก็บรักษาเหล่านี้จะถูกนำมาใช้เพื่อปรับปรุงกลยุทธ์การเก็บรักษาบันทึกทั่วทั้งองค์กรของบริษัท เนื่องจากมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องตลอดเวลาและดำเนินการอย่างเต็มที่

ตารางกำหนดอายุแสดงรายการระยะเวลาการเก็บรักษาสำหรับบันทึกทางการหรือบันทึกฉบับสมบูรณ์ โดยไม่คำนึงถึงสื่อหรือสถานที่จัดเก็บ บันทึกทางการที่ตรงตามระยะเวลาการเก็บรักษาที่กำหนดไว้ในตารางกำหนดอายุนี้ควรได้รับการกำจัดตราบเท่าที่ไม่อยู่ภายใต้การระงับทางกฎหมายหรือการระงับเพื่อการตรวจสอบภาษี บันทึกทางการอาจได้รับการจัดเก็บในรูปแบบเอกสารจริงหรืออิเล็กทรอนิกส์

ฉบับร่าง ทำซ้ำ หรือสำเนาอื่น ๆ ของบันทึกทางการไม่ควรเก็บไว้นานเกินความจำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่ และไม่ควรเกินระยะเวลาการเก็บรักษาสำหรับบันทึกทางการ เว้นแต่บันทึกเหล่านั้นจะอยู่ภายใต้การระงับเพื่อการตรวจสอบภาษีหรือการระงับทางกฎหมาย

ข้อกำหนดที่ใช้ในนโยบายใช้บังคับกับตารางกำหนดอายุนี้ โดยมีข้อกำหนดใหม่ใด ๆ ที่อธิบายไว้ด้านล่าง

โครงสร้างตารางกำหนดอายุ

หน้าที่ทางธุรกิจ: โดยแรกเริ่มตารางกำหนดอายุจะจัดระเบียบตามหน้าที่ทางธุรกิจ แต่ละหน้าที่ทางธุรกิจแสดงถึงกิจกรรมทางธุรกิจที่สำคัญ เช่น การเงินและการบัญชี ทรัพยากรบุคคล หรือภาษี แต่ละหน้าที่ทางธุรกิจแสดงอยู่ในสารบัญ หน้าที่ทางธุรกิจไม่ได้มีจุดมุ่งหมายเพื่อเป็นตัวแทนของแผนกใดแผนกหนึ่ง แต่เพื่อระบุหมวดหมู่กว้าง ๆ ของกิจกรรมหรือสาขาวิชา

ในกรณีที่แผนกหรือสายงานธุรกิจใดมีเอกสารเฉพาะสำหรับแผนกหรือสายงานธุรกิจนั้น จะมีการกำหนดประเภทบันทึกแยกต่างหาก

การคำนวณการเก็บรักษา

อิงตามเหตุการณ์: บันทึกทั้งหมดที่มีระยะเวลาการเก็บรักษาอิงตามเหตุการณ์ เช่น "การเช่าทรัพย์สิน" หรือ "การเลิกจ้าง" มีระยะเวลาการเก็บรักษาที่คำนวณจากวันที่เกิดเหตุการณ์ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานออกในเดือนสิงหาคมของปีหนึ่ง บันทึกบุคลากรทางการของเขา/เธอมีสิทธิ์ถูกทำลาย 8 ปีหลังจากวันที่พนักงานออกไป

ไม่อิงตามเหตุการณ์: หากระยะเวลาการเก็บรักษาไม่มีเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกัน จะต้องเก็บรักษาบันทึกไว้ในช่วงเวลานั้น บวกกับเวลาที่เหลือของปีที่สร้างบันทึก อีกตัวอย่างหนึ่ง หากสร้างบันทึกขึ้นในช่วงกลางปีและมีระยะเวลาการเก็บรักษา 8 ปี จะต้องเก็บบันทึกนั้นไว้เป็นเวลาที่เหลือของปีที่สร้างบันทึกและเพิ่มอีก 8 ปี

ไม่แน่นอน: หากบันทึกมีระยะเวลาการเก็บรักษา "ไม่แน่นอน" แสดงว่าไม่สามารถกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาที่แน่นอนได้ในขณะนี้ บันทึกที่มีระยะเวลาการเก็บรักษาที่ไม่แน่นอนจะได้รับการตรวจสอบเป็นระยะเพื่อพิจารณาว่ามีความจำเป็นทางกฎหมายหรือทางธุรกิจใดที่จะต้องเก็บรักษาบันทึกไว้หรือไม่

ตัวอย่างการคำนวณการเก็บรักษา

การสร้างหรือเหตุการณ์	การเก็บรักษา	เก็บไว้จนถึง	คำอธิบาย
6/15/2014 (สร้างบันทึกแล้ว)	8 ปี	12/31/2022	เก็บตามระยะเวลาปีปฏิทินเต็มปี + อีก 8 ปี
1/5/2015 (เหตุการณ์เกิดขึ้น)	หมดอายุ + 8 ปี	1/6/2023	เก็บ 8 ปีหลังจากเหตุการณ์เกิดขึ้น (หมดอายุ)
1/5/2015	ไม่แน่นอน	จะกำหนดภายหลัง	ควรมีการตรวจสอบบันทึกเป็นระยะเพื่อ กำหนดสถานะของบันทึกและดูว่าสามารถกำจัดได้หรือไม่

คำนิยาม

การทำลาย: ขั้นตอนการกำจัดหรือลบบันทึกเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการเก็บรักษาและสิ้นสุดการระงับเพื่อตรวจสอบภาษีหรือการระงับทางกฎหมายใด ๆ

ไม่ใช่บันทึก: เอกสารและสิ่งพิมพ์ภายนอก เช่น บทความ จดหมายข่าว หรือข่าวประชาสัมพันธ์ที่ไม่ต้องการการเก็บรักษา ควรกำจัดวัตถุที่ไม่ใช่บันทึกทันทีที่ไม่จำเป็นต้องใช้สำหรับการอ้างอิงอีกต่อไป ซึ่งโดยปกติแล้วจะไม่เกินสองปี

บันทึกทางการ: บันทึกที่สมบูรณ์และสุดท้ายที่ต้องการการเก็บรักษาด้วยเหตุผลทางกฎหมาย การเก็บบันทึก หรือเหตุผลทางธุรกิจ บันทึกทางการแสดงหลักฐานของหน้าที่ทางธุรกิจ นโยบาย การตัดสินใจ ขั้นตอน การดำเนินงาน การให้บริการ และธุรกรรมภายในและภายนอกของบริษัท

เจ้าของบันทึกทางการ: แผนก สายงานธุรกิจ หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกทางการเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดการเก็บรักษาตามที่ระบุไว้ในตารางกำหนดอายุนี้ โดยทั่วไปแล้ว เจ้าของบันทึกทางการคือแผนก สายงานธุรกิจ หรือหน่วยงานที่สร้างบันทึก แต่ไม่เสมอไป

การระงับเพื่อตรวจสอบภาษี: ขั้นตอนที่ใช้ในการระงับการทำลายบันทึกบางรายการเป็นการชั่วคราวเนื่องจากการตรวจสอบภาษี แม้ว่าบันทึกจะมีสิทธิ์ถูกทำลายก็ตาม

บันทึกที่ไม่เป็นทางการ: บันทึกที่ไม่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้สำหรับความจำเป็นทางกฎหมาย การเก็บบันทึก หรือทางธุรกิจ เว้นแต่จะอยู่ภายใต้การระงับเพื่อตรวจสอบภาษีหรือการระงับทางกฎหมาย สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงฉบับร่าง ทำซ้ำ หรือสำเนา "อื่น ๆ" ของบันทึกทางการ สิ่งเหล่านี้อาจถูกทำลายเมื่อไม่มีประโยชน์อีกต่อไป

ข้อกำหนดการเก็บรักษาตามสัญญา

ในกรณีที่สัญญามีข้อกำหนดการเก็บรักษาที่นานกว่าระยะเวลาการเก็บรักษาที่กำหนดไว้ในตารางกำหนดอายุนี้ ข้อกำหนดในการเก็บรักษาสัญญาจะแทนที่ระยะเวลาการเก็บรักษาของบริษัท ในกรณีที่มีข้อกำหนดการเก็บรักษาที่สั้นกว่าระยะเวลาการเก็บรักษาที่ใช้บังคับ ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านสำหรับสายงานธุรกิจเพื่อขอคำแนะนำ

การจัดเก็บนอกสถานที่

Iron Mountain เป็นผู้จำหน่ายพื้นที่จัดเก็บนอกสถานที่ที่ได้รับอนุมัติสำหรับ TELUS Health ในอเมริกาเหนือ ฉบับทำซ้ำ ร่าง และสำเนาอื่น ๆ ของบันทึกทางการไม่มีสิทธิ์จัดเก็บที่ Iron Mountain

ระบบการจัดเก็บ

ระบบและแอปพลิเคชันต้องมีบันทึกที่จัดเก็บไว้ในลักษณะที่ช่วยให้สามารถเก็บรักษาและทำลายตามตารางกำหนดอายุนี้

ตารางกำหนดอายุตามหน้าที่ทางธุรกิจ

TELUS Health One

บันทึกที่เกี่ยวข้องหรือสร้างขึ้นผ่านการให้บริการเหล่านี้โดยบริษัท ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง TELUS Health One รางวัล การยอมรับและสิทธิพิเศษ บันทึกด้านสุขภาพ ความสมบูรณ์แข็งแรง โภชนาการ การฝึกออกกำลังกาย การฝึกอบรมและการสนับสนุนในสถานที่ทำงาน หรือบริการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

หมวดหมู่บันทึก	คำอธิบายบันทึก	ตัวอย่าง	การระงับภาษี	ระยะเวลาการเก็บรักษา	ต้องการเก็บรักษาเอกสารต้นฉบับ (ใช่/ไม่ใช่ หากใช่ ให้อธิบาย)
TELUS Health One	บันทึกที่เป็นเอกสารและ/หรือถูกสร้างขึ้นโดยผู้ใช้และการใช้งานของผู้ใช้ใน TELUS Health One	โปรไฟล์ผู้ใช้และข้อมูลการใช้งาน เช่น ชื่อ วันที่เกิด ที่อยู่อีเมล การยอมรับ หมายเลขโทรศัพท์ ประวัติการซื้อ ฯลฯ	ไม่ใช่	6 เดือนหลังจากสิ้นสุดความสัมพันธ์ทางสัญญาของลูกค้า	ไม่ใช่ – ไฟล์ต้นฉบับทั้งหมดเป็นแบบดิจิทัล
TELUS Health One	ข้อมูล Spot Rewards และบันทึกที่เกี่ยวข้องกับรางวัลที่ลูกค้าได้รับทุนจากการใช้ฟังก์ชัน Spot Rewards	บันทึกการฝากและถอนเงินของลูกค้า คำขอของลูกค้าที่กำหนดผู้รับรางวัลและบันทึกที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินให้กับบัญชีผู้ใช้แต่ละราย	ใช่	7 ปี	ไม่ใช่ – ไฟล์ต้นฉบับทั้งหมดเป็นแบบดิจิทัล
ไฟล์สำรอง (TH)	ไฟล์ที่สร้างจากระบบสำรองข้อมูล TH เพื่อวัตถุประสงค์ในการกู้คืนระบบในกรณีฉุกเฉิน	ไฟล์สำรอง	ไม่ใช่	30 วัน	ไม่ใช่ – ไฟล์ต้นฉบับทั้งหมดเป็นแบบดิจิทัล