Introduktion

Detta lagringsschema för register (”schema”) ska läsas och tolkas tillsammans med registerhanteringspolicyn (”policyn”) och har företräde över alla tidigare versioner av företagets lagringsscheman. Detta schema identifierar specifika lagringsperioder som gäller för fysiska och elektroniska register i USA och Kanada som kräver lagring för syften relaterade till juridik, registerföring och affärsverksamhet. Dessa lagringsperioder kommer att användas för att förstärka företagets samlade strateg för registerföring i takt med att de fortsätter att utvecklas och implementeras fullt ut.

Schemat anger lagringsperioderna för det officiella registret eller slutgiltiga versionen av registret, oavsett media eller lagringsplats. Officiella register som har uppnått lagringsperioden som anges i detta schema ska kasseras så länge de inte måste lagras av juridiska eller skattemässiga skäl. Officiella register kan lagras i fysiska eller elektroniska format.

Utkast, dubbletter eller bekvämlighetskopior av officiella register ska inte sparas längre än vad som är nödvändigt för att utföra en arbetsuppgift, och i inga fall längre än lagringsperioden för de officiella registren, såvida inte dessa register måste lagras av juridiska eller skattemässiga skäl.

Termerna som används i policyn gäller för det här schemat, och nytillkomna termer definieras nedan.

Schemats struktur

Affärsfunktion: Schemat är huvudsakligen organiserat efter affärsfunktion. Varje affärsfunktion representerar en större kategori av företagsaktiviteter som ekonomi och redovisning, HR eller skatt. Varje affärsfunktion listas i innehållsförteckningen. Affärsfunktionen är inte avsedd att representera en specifik avdelning, utan de används för att identifiera en bredare kategori av aktiviteter eller ämnen.

När en specifik avdelning eller affärsverksamhet har dokument som är unika för den avdelningen eller affärsverksamheten har en separat registerkategori tilldelats.

Beräkning av lagring

Händelsedriven: Alla register som har händelsedrivna lagringsperioder, såsom ”Uthyrning av fastighet” eller ”Uppsägning av anställning”, omfattas av en lagringsperiod som beräknas från händelsedatumet. Om en anställd t.ex. lämnar företaget i augusti under ett specifikt år så kan hens officiella personalregister kasseras 8 år efter den sista arbetsdagen.

Icke-händelsedriven: Om lagringsperioden inte är kopplad till en händelse måste registret lagras under den tidsperioden plus återstoden av året då de skapas. Om ett register t.ex. skapas i mitten på året, och det har en lagringsperiod på 8 år, så måste det lagras under återstoden av året då det skapades, plus ytterligare 8 år.

Obestämd: Om ett register har en ”obestämd” lagringsperiod så indikerar det att den exakta lagringsperioden inte kan fastställas vid denna tidpunkt. Register med en obestämd lagringsperiod kommer att granskas periodvis för att fastställa om det finns några juridiska eller affärsmässiga skäl till att lagra dem.

Exempel på beräkning av lagring

Skapande eller händelse	Lagring	Spara tills	Förklaring
6/15/2014 (register skapas)	8 år	12/31/2022	Spara under hela kalenderåret då det skapades + ytterligare 8 år
1/5/2015 (utlösande händelse)	Utfärdande + 8 år	1/6/2023	Spara 8 år efter den utlösande händelsen (utfärdande)
1/5/2015	Obestämd	Ej fastställt	Register ska granskas periodvis för att fastställa deras status och om de kan kasseras eller inte.

Definitioner

Kassering: Processen av att eliminera eller radera ett register när det har nått slutet på lagringsperioden och alla juridiska eller skattemässiga skäl till kvarhållande har frigjorts.

Icke-register: Externa dokument och publikationer som artiklar, nyhetsbrev eller pressmeddelanden som inte kräver lagring. Material som anses vara icke-register ska kasseras så snart de inte längre behövs för hänvisningssyften, vilket vanligtvis är högst två år.

Officiella register: Fullständiga och slutgiltiga register som kräver lagring av skäl relaterade till juridik, registerföring eller affärsverksamhet. Officiella register är ett bevis på företagets affärsfunktioner, policyer, beslut, förfaranden, verksamheter, tjänsteleveranser och interna och externa transaktioner.

Ägare av officiella register: En avdelning, affärsverksamhet eller -funktion som ansvarar för att upprätthålla det officiella registret för att följa lagringskraven som anges i detta schema. Ägaren av officiella register är typiskt sett, men inte alltid, avdelningen, affärsverksamheten eller -funktionen som skapade registret.

Skattemässigt lagringsskäl: Processen används för att temporärt skjuta upp kassering av vissa register på grund av en pågående revision, även om registret uppfyller kraven för kassering.

Inofficiella register: Register som inte måste lagras för behov relaterade till juridik, registerföring eller affärsverksamhet såvida de inte omfattas av skattemässiga eller juridiska lagringsskäl. Detta kan inkludera utkast, dubbletter eller ”bekvämlighetskopior” av officiella register. Dessa kan kasseras när de inte längre har ett syfte.

Avtalsmässiga lagringskrav

Där ett avtal innehåller ett lagringskrav som är längre än den tillämpliga lagringsperioden som anges i detta schema så har detta lagringskrav företräde över företagets lagringsperiod. När ett avtal innehåller ett lagringskrav som är kortare än den tillämpliga lagringsperioden ska en ämnesexpert från affärsfunktionen konsulteras gällande vilken bestämmelse som har företräde.

Lagring utanför anläggning

Iron Mountain är den godkända lagringsleverantören för TELUS Health i Nordamerika. Dubbletter, utkast och bekvämlighetskopior av officiella register kvalificeras inte för lagring hos Iron Mountain.

Systemlagring

System och applikationer måste också ha register som lagras på ett sätt som följer bestämmelserna för lagring och kassering i detta schema.

Scheman efter affärsfunktion

TELUS Health One

Register relaterade till eller genererade från tillhandahållandet av dessa tjänster från företaget, inklusive, men inte begränsat till, TELUS Health One, belöningar, erkännanden och förmåner, hälsoregister, välbefinnande, näring, fitnesscoachning, arbetsplatsutbildning och stöd eller andra relaterade tjänster.

Registerkategori	Registerbeskrivning	Exempel	Skattemässiga lagringsskäl	Lagringsperiod	Lagring av originaldokument krävs (J/N om J, beskriv)
TELUS Health One	Register som dokumenterar och/eller genereras av användaren och användarens användning av TELUS Health One	Användarprofil och användningsuppgifter såsom namn, födelsedatum, e-postadress, erkännanden, telefonnummer, köphistorik, etc.	Nej	6 månader efter uppsägning av kundens avtalsrelation.	N – Alla originalfiler är digitala
TELUS Health One	Data och register för punktbelöningar relaterade till belöningar bekostade av kunder som utfärdas med funktionen ”punktbelöningar”	Register för kunders insättningar och uttag; kundförfrågningar som fastställer mottagare och register relaterade till betalningar som genomförts till individuella användarkonton	Ja	7 år	N – Alla originalfiler är digitala
Säkerhetskopierade filer (TH)	Filer som skapats från TH:s säkerhetskopieringssystem för att möjliggöra återställning i nödsituationer	Säkerhetskopierade filer	Nej	30 dagar	N – Alla originalfiler är digitala