Cerințe contractuale privind termenul de păstrare. 4

Introducere

Prezentul Calendar de păstrare a înregistrărilor („Calendar”) trebuie citit și interpretat în conformitate cu politica de gestionare a înregistrărilor („Politica”) și înlocuiește toate versiunile anterioare ale calendarelor de păstrare ale societății. Acest Calendar identifică perioadele de păstrare specifice care se aplică înregistrărilor pe suport de hârtie și electronice din SUA și Canada care necesită să fie păstrate din motive legale, în conformitate cu termenele de păstrare a înregistrărilor sau din motive comerciale. Aceste perioade de păstrare vor fi utilizate pentru a intensifica strategia societății de păstrare a înregistrărilor la nivelul întregii întreprinderi, pe măsură ce aceasta continuă să se dezvolte în timp și să fie pusă în aplicare pe deplin.

Calendarul enumeră perioadele de păstrare a înregistrărilor oficiale sau a versiunii finale a înregistrării, indiferent de suport sau de locul de stocare. Înregistrările oficiale care au respectat perioada de păstrare stabilită în prezentul Calendar trebuie să fie eliminate atât timp cât nu fac obiectul unui termen legal de păstrare sau al termen de păstrare pentru audit financiar. Înregistrările oficiale pot fi stocate în format fizic sau electronic.

Ciornele, duplicatele sau copiile de referință ale înregistrărilor oficiale nu trebuie păstrate mai mult decât este necesar pentru îndeplinirea responsabilității profesionale și în niciun caz mai mult decât perioada de păstrare a înregistrărilor oficiale, cu excepția cazului în care aceste înregistrări sunt supuse unui termen de păstrare pentru audit financiar sau unui termen legal de păstrare.

Termenii utilizați în Politică se aplică în acest Calendar, iar termenii nou-introduși sunt definiți mai jos.

Structura calendarului

Funcție comercială: Calendarul este organizat în principal după funcțiile organizației. Fiecare funcție a organizației reprezintă o categorie majoră de activități comerciale, cum ar fi finanțe și contabilitate, resurse umane sau taxe. Fiecare funcție a organizației este enumerată în Cuprins. Funcția organizației nu este menită să reprezinte un anumit departament, ci să identifice o categorie largă de activități sau un domeniu de activitate.

În cazul în care un anumit departament sau un anumit sector de activitate are documente care sunt unice pentru departamentul sau domeniul de activitate respectiv, a fost atribuită o categorie de înregistrare separată.

Calculul termenului de păstrare

Bazat pe evenimente: Toate înregistrările care au perioade de păstrare bazate pe evenimente, cum ar fi "Închirierea proprietății" sau "Încetarea contractului de muncă", conțin o perioadă de păstrare care se calculează de la data evenimentului. De exemplu, dacă un angajat pleacă în luna august a unui anumit an, înregistrările oficiale ale acestuia sunt eligibile pentru distrugere la 8 ani de la data plecării angajatului.

Nebazat pe evenimente: În cazul în care perioadei de păstrare nu i se asociază niciun eveniment, înregistrările trebuie păstrate pentru acea perioadă de timp plus restul anului în care au fost create. Folosind un alt exemplu, dacă o înregistrare este creată la mijlocul anului și are o perioadă de păstrare de 8 ani, aceasta trebuie păstrată pentru restul anului în care a fost creată, plus încă 8 ani.

Nedeterminat: În cazul în care o înregistrare are o perioadă de păstrare "Nedeterminată", aceasta indică faptul că perioada exactă de păstrare nu poate fi determinată în acest moment. Înregistrările cu o perioadă de păstrare nedeterminată vor fi revizuite periodic pentru a se stabili dacă există vreo necesitate legală sau comercială de a le păstra.

Exemple de calcul al termenului de păstrare

Creare sau eveniment	Păstrare	Păstrați până la	Explicație
6/15/2014 (înregistrare creată)	8 ani	12/31/2022	Păstrați pe durata întregului an calendaristic al creării + încă 8 ani
1/5/2015 (eveniment declanșator)	Expirare + 8 ani	1/6/2023	Păstrați 8 ani de la evenimentul declanșator (Expirare)
1/5/2015	Nedeterminat	TBD	Înregistrările trebuie să fie revizuite periodic pentru a determina statutul acestora și dacă pot fi eliminate în mod justificat.

Definiții

Distrugerea: Procesul de eliminare sau de ștergere a unei înregistrări după ce aceasta și-a îndeplinit perioada de păstrare și după ce a fost scutită de orice termen de păstrare pentru audit financiar sau termen legal de păstrare.

Fără înregistrare: Documentele și publicațiile externe, cum ar fi articole, buletine informative sau comunicate de presă, care nu trebuie păstrate. Materialele care nu sunt înregistrate trebuie să fie eliminate imediat ce nu mai sunt necesare pentru referință, ceea ce înseamnă, de obicei, nu mai mult de doi ani.

Înregistrări oficiale: Înregistrări complete și finale care trebuie păstrate din motive legale, în conformitate cu termenele de păstrare a înregistrărilor sau din motive comerciale. Înregistrările oficiale oferă dovezi ale funcțiilor organizației, politicilor, deciziilor, procedurilor, operațiunilor, furnizării de servicii și tranzacțiilor interne și externe ale societății.

Proprietarul înregistrărilor oficiale: Departamentul, sectorul de activitate sau funcția responsabilă cu păstrarea înregistrărilor oficiale pentru a respecta cerințele de păstrare identificate în prezentul Calendar. Proprietarul înregistrărilor oficiale este, de obicei, dar nu întotdeauna, departamentul, sectorul de activitate sau Funcția care a creat documentul.

Termenul de păstrare pentru audit financiar: Procedura utilizată pentru a suspenda temporar distrugerea anumitor înregistrări din cauza unui audit financiar existent, chiar dacă înregistrările sunt eligibile pentru distrugere.

Înregistrări neoficiale: Înregistrările care nu trebuie păstrate din motive legale, în conformitate cu termenele de păstrare a înregistrărilor sau din motive comerciale, cu excepția cazului în care aceste înregistrări sunt supuse unui termen de păstrare pentru audit financiar sau unui termen legal de păstrare. Acestea pot include ciorne, duplicate sau copii de „referință” ale înregistrărilor oficiale. Acestea pot fi distruse atunci când nu mai au nicio utilitate.

Cerințe contractuale privind termenul de păstrare

În cazul în care un contract conține o cerință referitoare la o perioadă de păstrare mai lungă decât perioada de păstrare aplicabilă stabilită în prezentul program, cerința referitoare la o perioadă de păstrare din contract înlocuiește perioada de păstrare a societății. În cazul în care un contract conține o cerință referitoare la o perioadă de păstrare mai scurtă decât perioada de păstrare aplicabilă, trebuie să fie consultat un expert în domeniu privind Funcțiile organizației pentru îndrumare.

Stocarea în afara sediului

Iron Mountain este furnizorul aprobate pentru stocarea externă pentru TELUS Health în America de Nord. Duplicatele, schițele și copiile de conveniență ale Înregistrărilor Oficiale nu sunt eligibile pentru stocare la Iron Mountain.

Sisteme de stocare

Sistemele și aplicațiile trebuie, de asemenea, să aibă înregistrările stocate într-un mod care să permită păstrarea și distrugerea în conformitate cu prezentul Calendar.

Calendar per funcțiile organizației

TELUS Health One

Înregistrări legate de sau generate prin furnizarea acestor servicii de către Societate, inclusiv, dar fără a se limita la TELUS Health One, recompense, recunoaștere și avantaje, înregistrări privind sănătatea, bunăstarea, nutriția, pregătirea fizică, formarea și sprijinul la locul de muncă sau alte servicii conexe.

Categoria de înregistrări	Descrierea înregistrării	Exemple	Rețineri fiscale	Perioada de păstrare	Necesitatea păstrării documentelor originale (da/nu, dacă da, descrieți)
TELUS Health One	Înregistrări care documentează și/sau sunt generate de către utilizator și utilizarea de către acesta a TELUS Health One	Profilul utilizatorului și informațiile de utilizare, cum ar fi numele, DoB, adresa de e-mail, recunoașterile, numărul de telefon, istoricul achizițiilor etc.	Nu	6 luni de la încetarea relației contractuale cu clientul.	N - Toate fișierele originale sunt digitale
TELUS Health One	datele și înregistrările privind recompensele Spot Rewards referitoare la recompensele finanțate de clienți emise cu ajutorul funcționalității Spot Rewards	Înregistrări privind depozitele și retragerile clienților; cereri ale clienților de desemnare a destinatarilor recompenselor și înregistrări referitoare la plățile efectuate în conturile individuale ale utilizatorilor	Da	7 ani	N - Toate fișierele originale sunt digitale
Fișiere de siguranță (TH)	Fișiere create din sistemele de siguranță TH în scopul restaurării sistemului în caz de urgență	Fișiere de siguranță	Nu	30 zile	N - Toate fișierele originale sunt digitale