Nota explicativa com base na função comercial.

Introdução

Esta nota explicativa sobre retenção de registos (“nota explicativa”) deve ser lida e interpretada à luz da política de gestão de registos (“política”) e substitui todas as versões anteriores de notas explicativas sobre retenção da empresa. Esta nota explicativa identifica períodos de retenção específicos, aplicáveis a cópias impressas e registos eletrónicos nos EUA e no Canadá, que exigem retenção por motivos legais, comerciais ou de conservação de registos. Os períodos de retenção servirão para melhorar a estratégia de retenção de registos em toda a empresa, a par e passo com o seu desenvolvimento contínuo e uma implementação que visa ser total.

Esta nota explicativa lista os períodos de retenção aplicáveis ao registo oficial ou à versão final do registo, independentemente dos meios utilizados ou do local de armazenamento. Os registos oficiais que tenham cumprido o período de retenção estabelecido nesta nota explicativa devem ser eliminados, desde que não estejam sujeitos a uma retenção legal ou a uma retenção de auditoria fiscal. Os registos oficiais podem ser armazenados em formato físico ou eletrónico.

Quaisquer rascunhos, duplicados ou cópias de conveniência dos registos oficiais não devem ser retidos por mais tempo do que o necessário para desempenho de uma responsabilidade ou função e, em caso algum, além do período de retenção estipulado para os registos oficiais, a menos que esses registos estejam sujeitos a uma retenção legal ou de auditoria fiscal.

Os termos utilizados na política aplicam-se a esta nota explicativa, sendo quaisquer termos recentemente introduzidos definidos abaixo.

Estrutura da nota explicativa

Função comercial: a nota explicativa está organizada principalmente com base na função comercial. Cada função comercial representa uma categoria importante na atividade da empresa, como finanças e contabilidade, recursos humanos ou impostos. As funções comerciais surgem listadas no Índice. A função comercial não se destina a representar um departamento específico, mas sim a estabelecer uma vasta categoria de atividade ou área temática.

Sempre que um departamento ou ramo de atividade específicos possuir documentos exclusivos desse departamento ou ramo de atividade, é-lhe atribuída uma categoria de registo separada.

Cálculo da retenção

Com origem em eventos: todos os registos que possuam períodos de retenção com origem em eventos, como "locação de imóvel" ou "rescisão de contrato de trabalho", apresentam um período de retenção calculado a partir da data do evento. Por exemplo, se um funcionário deixar a empresa em agosto de um determinado ano, os registos oficiais desse funcionário poderão ser destruídos 8 anos após a data em que deixou a empresa.

Sem origem em eventos: se o período de retenção não estiver associado a nenhum evento, os registos deverão ser retidos durante esse período, juntamente com o tempo restante do ano em que foram criados. Por exemplo: se um registo for criado em algum momento durante o ano e tiver um período de retenção de 8 anos, ele deverá ser guardado durante o tempo restante do ano em que foi criado mais 8 anos.

Indeterminado: se um registo tiver um período de retenção “indeterminado”, isso indica que o período de retenção exato não pode ser determinado nesse momento. Os registos com período de retenção indeterminado são revistos periodicamente, para averiguar se existe alguma necessidade legal ou comercial de retenção.

Exemplos de cálculo da retenção

Criação ou evento	Retenção	Guardar até	Descrição
15/06/2014 (criação do registo)	8 anos	31/12/2022	Guardar durante o ano civil completo da criação + 8 anos
05/01/2015 (evento impulsionador)	Prazo de validade + 8 anos	06/01/2023	Guardar 8 anos após o evento impulsionador (prazo de validade)
05/01/2015	Indeterminado	A definir	Os registos devem ser revistos periodicamente, a fim de determinar o estado em que se encontram e avaliar se podem ser eliminados de forma defensável.

Definições

Destruição: processo de eliminação ou exclusão de um registo, assim que tenha sido cumprido o período de retenção e tenham sido dispensadas quaisquer retenções de auditoria fiscal ou retenções legais.

Não registo: documentos e publicações externas, como artigos, newsletters ou comunicados de imprensa, que não estão sujeitos a retenção. Os materiais classificados como «não registo» devem ser eliminados assim que deixem de ser necessários para referência, o que normalmente não excede os dois anos.

Registos oficiais: registos completos e finais que exigem retenção por motivos legais, comerciais ou de conservação de registos. Os registos oficiais são a prova da atividade comercial, políticas, decisões, procedimentos, operações, prestação de serviços e transações internas e externas da empresa.

Titular dos registos oficiais: o departamento, ramo de atividade ou pessoa responsáveis pela manutenção do registo oficial, a fim de cumprir os requisitos de retenção identificados nesta nota explicativa. O titular dos registos oficiais é normalmente, mas nem sempre, o departamento, o ramo de atividade ou a pessoa responsáveis pela criação do registo.

Retenção de auditoria fiscal: procedimento utilizado para suspender temporariamente a destruição de determinados registos, devido à ocorrência de uma auditoria fiscal, mesmo que os registos sejam elegíveis para destruição.

Registos não oficiais: registos que não carecem de retenção para fins legais, comerciais ou de conservação de registos, a menos que estejam sujeitos a uma retenção legal ou de auditoria fiscal. Estes podem incluir rascunhos, duplicados ou cópias de “conveniência” de registos oficiais. Estes registos podem ser destruídos, desde que deixem de se justificar.

Requisitos de retenção contratual

Sempre que um contrato preveja um requisito de retenção superior ao período de retenção aplicável, estabelecido nesta nota explicativa, o requisito de retenção do contrato prevalece sobre o período de retenção da empresa. Sempre que um contrato preveja um requisito de retenção inferior ao período de retenção aplicável, deverá ser consultado um especialista na área da função comercial, para aconselhamento.

Armazenamento externo

A Iron Mountain é o fornecedor de armazenamento externo, aprovado para a TELUS Health na América do Norte. Quaisquer duplicados, rascunhos e cópias de conveniência de registos oficiais não são elegíveis para armazenamento na Iron Mountain.

Armazenamento de sistemas

Os registos de sistemas e aplicações também devem ser armazenados, de forma a permitir a retenção e a destruição em conformidade com esta nota explicativa.

Nota explicativa com base na função comercial

TELUS Health One

Registos relacionados ou gerados na sequência da prestação desses serviços pela empresa, incluindo, designadamente, TELUS Health One, recompensas, reconhecimento e vantagens, registos de saúde, bem-estar, nutrição, fitness coaching, formação e apoio no local de trabalho ou outros serviços afins

Categoria do registo	Descrição do registo	Exemplos	Retenção fiscal	Período de retenção	Retenção necessária de documentos originais (S/N, se S, descreva)
TELUS Health One	Registos que documentam e/ou foram gerados pelo utilizador, bem como pela sua utilização do TELUS Health One	Perfil do utilizador e informações de utilização, como nome, data de nascimento, endereço de e-mail, reconhecimentos, número de telefone, histórico de compras, etc.	Não	6 meses após o termo da relação contratual com o cliente.	N – Todos os ficheiros originais são digitais
TELUS Health One	Dados e registos do Spot Rewards, relacionados com recompensas financiadas pelo cliente, emitidas através da funcionalidade Spot Rewards	Registos de depósitos e levantamentos de clientes; solicitações de clientes, designando destinatários de recompensas, bem como registos relacionados com pagamentos feitos para contas de utilizadores individuais	Sim	7 anos	N – Todos os ficheiros originais são digitais
Ficheiros de backup (TH)	Ficheiros criados a partir de sistemas de backup TH, para fins de restauração do sistema em caso de emergência	Ficheiros de backup	Não	30 dias	N – Todos os ficheiros originais são digitais