Zasady
Dokumenty tworzone, wykorzystywane i przechowywane przez firmę TELUS Health, jej podmioty zależne i stowarzyszone („TELUS Health” lub „Firma”) należą do najważniejszych zasobów Firmy. Obejmują one wszelkie dokumenty Firmy, w dowolnym formacie i na dowolnym nośniku, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, w tym notatki, korespondencję, raporty, dokumenty robocze, prezentacje i wiadomości e-mail („dokument” lub „dokumenty”).
Celem niniejszych Zasad postępowania z dokumentami („Zasady”) jest określenie i ustanowienie wymogów dotyczących tworzenia i postępowania z oryginalnymi, wiarygodnymi, trwałymi i nadającymi się do użytku dokumentami, które wspomagają funkcjonowanie i działania Firmy. Niniejsze Zasady mają za zadanie zapewnić, że Firma przestrzega przepisów i uregulowań, spełnia prawne/umowne wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji, działa w sposób skuteczny, zachowuje dokumenty dotyczące postępowań prawnych i innych oraz dokonuje zniszczenia dokumentów w odpowiednim czasie.
Zakres obowiązywania
Niniejsze Zasady obowiązują każdą dziedzinę działalności Firmy („Zakres programowy”) oraz wszelkie dokumenty bez względu na ich format (np. dokumenty wysłane lub odebrane pocztą elektroniczną, dokumenty elektroniczne, dokumenty papierowe itp.). Każdy dyrektor, członek kadry kierowniczej i wykonawca Firmy (łącznie „personel Firmy”) odpowiada za zapoznanie się i przestrzeganie niniejszych Zasad.
Poza przestrzeganiem niniejszych Zasad personel firmy ma również obowiązek przestrzegać Zasad postępowania z informacjami poufnymi, Zasad klasyfikacji danych i dokumentów, Zasad ochrony prywatności, wszelkich zasad bezpieczeństwa, obowiązujących przepisów dotyczących ochrony prywatności, a także warunków wszelkich innych umów z Firmą lub zawartych przez Firmę z kontrahentami i klientami. Słowo „dokument” w treści niniejszych zasad ma takie samo znaczenie, jak słowo „dane” w treści Zasad klasyfikacji danych i dokumentów.
Wymogi obowiązkowe
Tworzenie, obsługa i utylizacja dokumentów
Każdy Zakres programowy jest zobowiązany, zgodnie z wymogami i wytycznymi ustanowionymi na mocy niniejszych Zasad, do tworzenia, obsługi i utylizacji dokumentów w sposób zapewniający możliwość rozliczenia programu oraz odpowiadający potrzebom biznesowym danego Zakresu programowego. W ramach każdego Zakresu programowego należy ponadto zapewnić rzetelność, wiarygodność i możliwość pozyskania dokumentów do bieżących celów prawnych, finansowych lub innych związanych z działalnością Firmy.
Odpowiedzialność za tworzenie, obsługę i utylizację dokumentów spoczywa na osobie odpowiedzialnej w ramach danego Zakresu programowego.
Klasyfikacja dokumentów
Dokumenty podlegają klasyfikacji według funkcji biznesowych i działalności poszczególnych Zakresów programowych w sposób, który:
- umożliwia szybką lokalizację i pobranie pełnych dokumentów dotyczących decyzji lub transakcji biznesowych,
- minimalizuje przechowywanie dokumentów zdublowanych,
- umożliwia spójne i odpowiednie stosowanie pozwoleń użytkowników oraz środków ochrony prywatności i zabezpieczeń, a także
- umożliwia odpowiednie stosowanie wymogów dotyczących przechowywania.
Klasyfikując dokumenty, personel firmy powinien przestrzegać obowiązujących w Firmie Zasad klasyfikacji danych i dokumentów oraz Zasad i standardów bezpieczeństwa informacji.
Przechowywanie i obsługa dokumentów
Dokumenty muszą być przechowywane we współdzielonych repozytoriach i zarządzane przez poszczególne Zakresy programowe w sposób, który umożliwi:
- ich skuteczną lokalizację, identyfikację i pobranie w okresie, w którym będą potrzebne,
- spójne i kompleksowe stosowanie zasad bezpieczeństwa w zakresie dostępu, modyfikacji i utylizacji,
- eliminację zbędnego dublowania oraz
- skuteczne rozporządzanie dokumentami, w tym również przekazywanie do archiwów i magazynów, zgodnie z wymogami dotyczącymi przechowywania.
Przechowywanie i dysponowanie dokumentami
Personel firmy ma obowiązek przechowywać dokumenty w ramach Zakresu programowego tak długo, jak jest to niezbędne w związku z uzasadnionym celem biznesowym lub prawnym, z uwzględnieniem obowiązujących wymogów prawnych i regulacyjnych oraz warunków umów zawartych z Firmą lub przez Firmę z kontrahentami i klientami.
Osoby odpowiedzialne mają obowiązek zapewnić, że dokumenty w ich Zakresie programowym są zarządzane, przechowywane i utylizowane zgodnie z wymogami określonymi Harmonogramem przechowywania dokumentów („Harmonogram”).
Wymogi dotyczące przechowywania dokumentów, określone w obowiązującym Harmonogramie, są ustalane w porozumieniu ze specjalistami w danym Zakresie programowym na podstawie:
- potrzeb biznesowych,
- wymogów prawnych i regulacyjnych dotyczących konkretnych dokumentów,
- zobowiązań umownych,
- potrzeby zapewnienia możliwości rozliczenia działań i decyzji potwierdzonych przez konkretne dokumenty oraz
- praw i interesów innych podmiotów zainteresowanych zachowaniem treści dokumentów.
Dokumenty znajdujące się w posiadaniu Firmy, w tym również w poszczególnych Zakresach programowych, mogą podlegać następującym działaniom:
- Postępowania prawne oraz
- Wnioski o udostępnienie składane zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi i regulacyjnymi oraz warunkami umów z Firmą lub zawartych przez Firmę z kontrahentami i klientami.
Po otrzymaniu wniosku zgodnego z powyższym personel Firmy ma obowiązek zachować i przedłożyć wszelkie stosowne dokumenty oraz przestrzegać wymogów określonych w części niniejszych Zasad dotyczącej przechowywania ze względów prawnych.
Przechowywanie wiadomości e-mail
Dokumenty tworzone, wysyłane i odbierane za pośrednictwem poczty elektronicznej, w tym same wiadomości e-mail, podlegają niniejszym Zasadom.
Przed dezaktywacją lub usunięciem wiadomości e-mail należy postąpić w określony powyżej sposób z dokumentami utworzonymi, wysłanymi lub odebranymi za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Tego typu dokumentów nie należy przechowywać na dysku twardym komputera użytkownika, na portalach i nośnikach przenośnych, na osobistym dysku sieciowym użytkownika ani w elektronicznej przestrzeni roboczej, na serwerze poczty e-mail ani, w przypadku dokumentów drukowanych, w fizycznej teczce danej osoby.
Archiwizacja i przechowywanie dokumentów
Drukowane kopie dokumentów, które nie wymagają natychmiastowej dostępności jako dokumenty aktywne, jednak konieczne jest zachowanie ich przez pozostały wyznaczony okres przechowywania, podlegają archiwizacji. Personel Firmy powinien skontaktować się z działem usług korporacyjnych lub kierownictwem biura regionalnego w celu uzgodnienia archiwizacji dokumentów w zewnętrznym archiwum zatwierdzonym przez Firmę. Przy uzgodnieniach dotyczących przechowywania dokumentów poza siedzibą Firmy personel jest zobowiązany ustalić datę ich zniszczenia.
Wymóg przechowywania ze względów prawnych
Dokumenty dotyczące wszelkich trwających lub spodziewanych postępowań prawnych, audytów czy dochodzeń wymagają zachowania. Wymogiem przechowywania ze względów prawnych mogą zostać objęte dowolne dokumenty, bez względu na to, czy są ostateczną i oficjalną ich wersją. Personel Firmy, który otrzyma od działu ds. prawnych, ryzyka i ochrony prywatności lub z innego źródła powiadomienie, że konkretne dokumenty są objęte wymogiem przechowywania ze względów prawnych, musi niezwłocznie zabezpieczyć i zachować wszelkie objęte tym wymogiem dokumenty, zgodnie z opisem w powiadomieniu o objęciu obowiązkiem przechowywania ze względów prawnych. Jeśli personel firmy otrzyma informacje na temat trwającego lub spodziewanego postępowania prawnego, audytu bądź dochodzenia lub wezwania, wówczas zobowiązany jest do zabezpieczenia i zachowania wszelkich dokumentów, które mogą być istotne, oraz do powiadomienia działu ds. prawnych, ryzyka i ochrony prywatności.
Personel Firmy nie może w żadnym razie modyfikować, niszczyć ani ukrywać dokumentów dotyczących toczącego się lub spodziewanego postępowania prawnego, audytu bądź dochodzenia. Takie działania mogą mieć istotny negatywny wpływ na postępowanie, audyt lub dochodzenie. Nieuprawniona zmiana, zniszczenie lub ukrycie dokumentów mogą spowodować podjęcie działań dyscyplinarnych wobec personelu Firmy, obejmujących między innymi rozwiązanie stosunku pracy oraz odpowiedzialność prawną.
Coroczny przegląd dokumentów
Personel firmy ma obowiązek przeprowadzać regularne, a przynajmniej coroczne przeglądy wszystkich dokumentów Firmy, w tym wiadomości e-mail, znajdujących się w jego posiadaniu. W ramach przeglądu należy przeznaczyć do utylizacji dokumenty, w stosunku do których upłynął wyznaczony okres przechowywania, ale zachować te dokumenty, które zostały objęte obowiązkiem przechowywania ze względów prawnych lub są związane z toczącym się dochodzeniem bądź audytem.
Niszczenie dokumentów
Dokumenty podlegają zniszczeniu, jeśli spełniają wszystkie poniższe kryteria:
- spełniły swoją rolę,
- upłynął obowiązujący w ich przypadku okres przechowywania oraz
- personel Firmy obsługujący te dokumenty otrzymał pisemne potwierdzenie, że nie są one objęte obowiązkiem przechowywania ze względów prawnych.
Pytania i zgodność
Wszelkie pytania dotyczące przechowywania dokumentów, na które niniejsze Zasady nie udzielają odpowiedzi, należy kierować do działu ds. prawnych, ryzyka i ochrony prywatności.Udzieli on wskazówek w porozumieniu ze specjalistami w danej dziedzinie w Zakresie programowym, którego dane dokumenty dotyczą.
Wszelkie pytania dotyczące archiwizacji i niszczenia dokumentów drukowanych (papierowych) należy kierować do działu usług korporacyjnych lub kierownictwa biura regionalnego.
Niniejsze Zasady podlegają okresowemu przeglądowi i niezbędnym zmianom, wprowadzanym przez dział ds. prawnych, ryzyka i ochrony prywatności w celu odzwierciedlenia zmian w przepisach, uregulowaniach lub wymogach biznesowych.