Harmonogramy dla poszczególnych funkcji biznesowych.

Wprowadzenie

Niniejszy Harmonogram przechowywania dokumentów („Harmonogram”) należy czytać i interpretować zgodnie z Zasadami postępowania z dokumentami („Zasady”). Ponadto Harmonogram zastępuje wszelkie wcześniejsze wersje harmonogramów przechowywania dokumentów w Firmie. Harmonogram określa konkretne okresy przechowywania dokumentów, obowiązujące w przypadku drukowanych i elektronicznych dokumentów amerykańskich i kanadyjskich, wymagających przechowywania ze względów prawnych, ewidencyjnych lub biznesowych. Okresy te będą stosowane w celu udoskonalenia obowiązującej w całym przedsiębiorstwie strategii przechowywania dokumentów w miarę jej rozwoju i pełnego wdrożenia.

Harmonogram określa okresy przechowywania dla oficjalnych dokumentów oraz ostatecznych wersji dokumentów, bez względu na nośnik czy miejsce przechowywania. Oficjalne dokumenty, w przypadku których okres przechowywania określony niniejszym Harmonogramem upłynął, podlegają utylizacji, chyba że wymagają przechowywania ze względów prawnych lub w związku z audytem podatkowym. Oficjalne dokumenty mogą być przechowywane w formacie drukowanym lub elektronicznym.

Wersje robocze, duplikaty lub kopie robocze oficjalnych dokumentów nie powinny być przechowywane dłużej niż jest to niezbędne do odpowiedniego wykonania pracy, a w żadnym razie nie dłużej niż wynosi okres przechowywania dla oficjalnych dokumentów, chyba że wymagają przechowywania ze względów prawnych lub w związku z audytem podatkowym.

Terminologia stosowana w treści Zasad obowiązuje w niniejszym Harmonogramie wraz z nowymi terminami, których definicje podano poniżej.

Struktura Harmonogramu

Funkcja biznesowa: Harmonogram został podzielony według funkcji biznesowych. Każda funkcja biznesowa reprezentuje jedną z głównych kategorii działalności firmy, na przykład finanse i księgowość, zasoby ludzkie czy podatki. Wszystkie funkcje zostały wymienione w spisie treści. Funkcja biznesowa nie jest konkretnym działem – określa szeroką kategorię działalności lub zakresu tematycznego.

W przypadku działów i gałęzi działalności, w których funkcjonują właściwe tylko im dokumenty, stworzono odrębne kategorie dokumentów.

Obliczanie okresu przechowywania

Na podstawie zdarzeń: Wszystkie dokumenty, w przypadku których o okresie przechowywania stanowią zdarzenia, takie jak „wynajem nieruchomości” czy „rozwiązanie stosunku pracy”, są objęte okresem przechowywania liczonym od daty konkretnego zdarzenia. Przykładowo jeśli pracownik opuszcza firmę w sierpniu danego roku, jego dokumentacja pracownicza może zostać poddana utylizacji 8 lat po jego odejściu.

Bez względu na zdarzenia: Jeśli okres przechowywania nie jest związany z konkretnym zdarzeniem, wówczas dokumenty muszą być przechowywane przez wyznaczony okres plus pozostały czas roku, w którym zostały utworzone. Przykładowo jeśli dokument zostanie utworzony mniej więcej w połowie roku, a okres przechowywania wynosi w jego przypadku 8 lat, wówczas należy przechowywać go do końca bieżącego roku i przez kolejnych 8 lat.

Bezterminowo: W przypadku dokumentów, dla których obowiązuje „bezterminowy” okres przechowywania, nie można w danej chwili określić dokładnego wymaganego czasu przechowywania. Dokumenty objęte bezterminowym okresem przechowywania podlegają okresowemu przeglądowi w celu ustalenia, czy istnieją prawne lub biznesowe powody przechowywania.

Przykładowe obliczenia okresu przechowywania

Data utworzenia lub zdarzenie	Okres przechowywania	Przechowywać do	Objaśnienie
15.06.2014 (data utworzenia)	8 lat	31.12.2022	Przechowywać do końca roku kalendarzowego, w którym utworzono dokument + 8 lat
05.01.2015 (zdarzenie wywołujące)	Okres wygaśnięcia + 8 lat	06.01.2023	Przechowywać przez 8 lat od zdarzenia wywołującego (wygaśnięcie)
05.01.2015	Bezterminowo	Do ustalenia	Dokumenty podlegają okresowemu przeglądowi w celu ustalenia ich statusu lub możliwości ich utylizacji.

Definicje

Zniszczenie: Proces eliminacji lub usunięcia dokumentu po upływie okresu przechowywania lub okresu wymaganego przechowywania ze względów prawnych lub w związku z audytem podatkowym.

Materiały niebędące dokumentami: Dokumenty i publikacje zewnętrzne, takie jak artykuły, newslettery czy komunikaty prasowe, które nie wymagają przechowywania. Materiały niebędące dokumentami należy utylizować, gdy tylko przestaną być potrzebne, czyli zwykle nie później niż po dwóch latach.

Oficjalne dokumenty: Pełne i ostateczne wersje dokumentów wymagających przechowywania ze względów prawnych, ewidencyjnych lub biznesowych. Oficjalne dokumenty potwierdzają funkcje biznesowe, zasady, decyzje, procedury, działania, świadczenie usług oraz transakcje wewnętrzne i zewnętrzne realizowane w Firmie.

Podmiot odpowiedzialny za oficjalne dokumenty: Dział, gałąź lub funkcja odpowiedzialna za przechowywanie oficjalnych dokumentów zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Harmonogramie. Podmiotem odpowiedzialnym za oficjalne dokumenty jest zwykle, ale nie zawsze dział, gałąź lub funkcja, która utworzyła dany dokument.

Wymóg przechowywania ze względu na audyt podatkowy: Procedura stosowana do czasowego zawieszenia procedury zniszczenia określonych dokumentów ze względu na prowadzony audyt podatkowy, nawet jeśli dokumenty spełniają kryteria zniszczenia.

Dokumenty nieoficjalne: Dokumenty, które nie wymagają przechowywania ze względów prawnych, ewidencyjnych lub biznesowych, chyba że ich przechowywanie jest wymagane ze względów prawnych lub w związku z audytem podatkowym. Do tego typu dokumentów należą między innymi wersje robocze, duplikaty i robocze kopie oficjalnych dokumentów. Dokumenty te można zniszczyć, gdy przestaną spełniać swoją rolę.

Umowne wymogi przechowywania

W przypadku gdy umowa zawiera wymóg przechowywania przez okres dłuższy niż wskazano w niniejszym Harmonogramie, wówczas określony umową wymóg przechowywania ma charakter nadrzędny w stosunku do okresu przechowywania wymaganego przez Firmę. W przypadku gdy umowa zawiera wymóg przechowywania przez okres krótszy niż obowiązujący okres przechowywania, wówczas w sprawie wytycznych należy zwrócić się do specjalisty w danej sprawie, reprezentującego daną funkcję biznesową.

Przechowywanie poza siedzibą Firmy

Firma Iron Mountain jest zatwierdzonym podmiotem do przechowywania dokumentacji firmy TELUS Health na terenie Ameryki Północnej. Duplikaty, wersje robocze i kopie robocze oficjalnych dokumentów nie mogą być przechowywane w firmie Iron Mountain.

Przechowywanie w systemach

Systemy i aplikacje muszą uwzględniać przechowywanie dokumentów w sposób umożliwiający przechowywanie i niszczenie dokumentów zgodnie z niniejszym Harmonogramem.

Harmonogramy dla poszczególnych funkcji biznesowych

TELUS Health One

Dokumenty powiązane lub wygenerowane w związku ze świadczeniem usług przez Firmę, w tym między innymi z platformą TELUS Health One, nagrodami, wyróżnieniami i przywilejami, dokumentacją medyczną, wellness, odżywianiem, fitness coachingiem, szkoleniami w miejscu pracy oraz wsparciem lub innymi powiązanymi usługami.

Kategoria dokumentu	Opis dokumentu	Przykłady	Przechowywanie ze względów podatkowych	Okres przechowywania	Wymóg przechowywania oryginałów (T/N, jeśli T, opisać dlaczego)
TELUS Health One	Dokumenty potwierdzające i/lub wygenerowane przez użytkownika oraz w ramach korzystania przez niego z TELUS Health One	Profil użytkownika i informacje dotyczące korzystania, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, adres e-mail, wyróżnienia, numer telefonu, historia zakupów itp.	Nie	6 miesięcy po rozwiązaniu stosunku umownego z klientem.	N – wszystkie oryginalne dokumenty mają formę cyfrową
TELUS Health One	Dane dotyczące nagród punktowych i dokumenty dotyczące nagród sponsorowanych przez klienta, wystawione za pomocą funkcji nagród punktowych	Depozyty klienta i dokumenty dotyczące wycofania. Wnioski klienta o wyznaczenie odbiorców nagród oraz dokumenty dotyczące płatności przekazanych na konta poszczególnych użytkowników	Tak	7 lat	N – wszystkie oryginalne dokumenty mają formę cyfrową
Pliki kopii zapasowych (TH)	Pliki utworzone przez systemy tworzenia kopii zapasowych TH w celu przywrócenia systemu w sytuacji awaryjnej	Pliki kopii zapasowych	Nie	30 dni	N – wszystkie oryginalne dokumenty mają formę cyfrową