Kontraktsmessige krav til oppbevaring. 4

Innledning

Denne Planen for oppbevaring av oppføringer («Planen») skal leses og tolkes i samsvar med Retningslinjene for behandling av oppføringer («Retningslinjene») og erstatter alle tidligere versjoner av oppbevaringsplaner hos Selskapet. Denne Planen fastslår bestemte oppbevaringsperioder som gjelder for amerikanske og kanadiske fysiske og elektroniske kopier av Oppføringer som krever oppbevaring for juridiske, arkivmessige og forretningsmessige grunner. Disse oppbevaringsperiodene vil bli brukt til å styrke Selskapets samlede Strategi for oppbevaring av oppføringer etter hvert som Selskapet forsetter å utvikle seg over tid og bli fullstendig implementert.

Planen lister opp Oppbevaringsperioder for den Offisielle oppføringen eller endelige versjoner av Oppføringen, uansett medium eller lagringsplassering. Offisielle oppføringer som har nådd enden av Oppbevaringsperioden som er fastsatt i denne Planen, skal fjernes så lenge de ikke er underlagt Rettslig sperre eller krav til Bokettersyn. Offisielle oppføringer kan lagres i fysisk eller elektronisk format.

Utkast eller kopier av Offisielle oppføringer skal ikke oppbevares lenger enn det som er nødvendig for å utføre en arbeidsforpliktelse, og ikke i noe tilfelle lenger enn Oppbevaringsperioden for Offisielle oppføringer, med mindre oppføringene er underlagt krav til Bokettersyn eller Rettslig sperre.

Begrepene som brukes i Retningslinjene, gjelder for denne Planen, med alle nyintroduserte begreper som defineres nedenfor.

Planens struktur

Forretningsfunksjon: Planen er primært organisert etter Forretningsfunksjon. Hver Forretningsfunksjon utgjør en hovedkategori innen forretningsaktivitet, for eksempel Finans og Regnskap, Personale eller Skatt. Hver Forretningsfunksjon er listet opp i Innholdsfortegnelsen. Forretningsfunksjonen er ikke ment å representere en bestemt avdeling, men identifiserer i stedet en bred kategori for aktivitet eller emneområde.

Der en bestemt avdeling eller forretningsområde har dokumenter som er unike for den avdelingen eller det forretningsområdet, er det blitt tildelt en egen Oppføringskategori.

Beregning av oppbevaring

Hendelsesstyrt: Alle oppføringer som har hendelsesstyrte oppbevaringsperioder, for eksempel «Leie av eiendom» eller «Avslutning av arbeidsforhold», inneholder en oppbevaringsperiode som beregnes etter datoen for hendelsen. For eksempel: Dersom en ansatt slutter i Selskapet i august et år, kan hans/hennes offisielle Personaloppføringer slettes 8 år etter datoen for da den ansatte sluttet i Selskapet.

Ikke hendelsesstyrt: Dersom oppbevaringsperioden ikke har noen hendelse knyttet til seg, må Oppføringene oppbevares i den tidsperioden pluss ut året da de ble opprettet. For eksempel: Dersom en Oppføring ble opprettet i gang i midten av året og den har en oppbevaringsperiode på 8 år, må den oppbevares ut året da den ble opprettet pluss 8 år til.

Ubegrenset: Hvis en Oppføring har en «Ubegrenset» oppbevaringsperiode, indikerer det at den nøyaktige oppbevaringsperioden for øyeblikket ikke kan fastslås. Oppføringer med en Ubegrenset oppbevaringsperiode skal gjennomgås periodisk for å avgjøre om det finnes juridiske eller forretningsmessige grunner til å oppbevare dem.

Eksempler på beregning av oppbevaring

Opprettelse eller Hendelse	Oppbevaring	Oppbevares til	Forklaring
15.06.2014 (Oppføring opprettet)	8 år	31.12.2022	Oppbevares ut kalenderåret for opprettelse + 8 år til
05.01.2015 (Utløsende hendelse)	Utløp + 8 år	06.01.2023	Oppbevares 8 år etter utløsende hendelse (Utløp)
05.01.2015	Ubegrenset	Bestemmes senere	Oppføringer skal gjennomgås periodisk for å avgjøre statusen deres og om de med god grunn kan fjernes.

Definisjoner

Sletting: Prosessen med å slette en Oppføring så snart den har nådd slutten av sin Oppbevaringsperiode og eventuelle krav til Bokettersyn eller Rettslige sperrer er frafalt.

Materiale som ikke er Oppføringer: Eksterne dokumenter og publikasjoner som artikler, nyhetsbrev eller pressemeldinger som ikke krever oppbevaring. Materiale som ikke er Oppføringer skal fjernes så snart de ikke lenger er nødvendige for referanse, noe som vanligvis ikke er lenger enn to år.

Offisielle oppføringer: Komplette og endelige Oppføringer som krever oppbevaring av juridiske, arkivmessige og forretningsmessige grunner. Offisielle oppføringer fungerer som belegg for Selskapets forretningsfunksjoner, avgjørelser, prosedyrer, drift, tjenesteytelse og interne og eksterne transaksjoner.

Eier av Offisiell oppføring: Avdelingen, Forretningsområdet eller Funksjonen som er ansvarlig for å opprettholde den Offisielle oppføringen for å overholde kravene til oppbevaring som er fastsatt i denne Planen. Eieren av de Offisielle oppføringene er vanligvis, men ikke alltid, Avdelingen, Forretningsområdet eller Funksjonen som opprettet oppføringen.

Krav til Bokettersyn: Prosedyren som brukes for midlertidig å utsette sletting av visse Oppføringer på grunn av pågående bokettersyn, selv om Oppføringen oppfyller tidskravene til sletting.

Uoffisielle oppføringer: Oppføringer som ikke må oppbevares av juridiske, arkivmessige eller forretningsmessige grunner med mindre de er underlagt krav til Bokettersyn eller en Rettslig sperre. Disse kan omfatte utkast eller kopier av Offisielle oppføringer. Disse kan slettes når de ikke lenger tjener til noe formål.

Kontraktsmessige krav til oppbevaring

Hvis en kontakt inneholder et krav til oppbevaring som er lenger enn den gjeldende oppbevaringsperioden som er fastsatt i denne Planen, skal det kontraktsmessige kravet til oppbevaring ha forrang. Hvis et krav til oppbevaring er kortere enn den gjeldende Oppbevaringsperioden, skal en fagekspert for Forretningsfunksjonen konsulteres for veiledning.

Ekstern lagring

Iron Mountain er den godkjente eksterne lagringsleverandøren for TELUS Health i Nord-Amerika. Kopier eller utkast av Offisielle oppføringer skal ikke lagres hos Iron Mountain.

Systemlagring

Systemer og applikasjoner må også ha Oppføringer lagret på en måte som gir mulighet for oppbevaring og sletting i overensstemmelse med denne Planen.

Planer etter Forretningsfunksjon

TELUS Health One

Oppføringer som knytter seg til eller genereres gjennom leveringen av disse tjenestene av Selskapet, inkluderer, men er ikke begrenset til, TELUS Health One, belønninger, anerkjennelser og goder, oppføringer for helse, velvære, ernæring, treningsveiledning, arbeidsplassopplæring og support eller andre relaterte tjenester.

Oppføringskategori	Beskrivelse av oppføring	Eksempler	Rettslig sperre	Oppbevaringsperiode	Krav til oppbevaring av originale dokumenter (ja/nei, hvis ja, beskriv)
TELUS Health One	Oppføringer som dokumenterer og/eller genereres av brukeren og brukerens bruk av TELUS Health One	Brukerprofil og bruksinformasjon som navn, fødselsdato, e-postadresse, anerkjennelser, telefonnummer, kjøpshistorikk osv.	Nei	6 måneder etter at kundens kontraktsforhold er avsluttet.	Nei – Alle originale filer er digitale
TELUS Health One	Spot Rewards-data og oppføringer knyttet til Client Funded Rewards opprettet ved hjelp av Spot Rewards-funksjonaliteten	Kunders oppføringer for innskudd og uttak; kundeforespørsler som angir mottagere av belønninger og oppføringer knyttet til betaling til individuelle brukerkontoer	Ja	7 år	Nei – Alle originale filer er digitale
Sikkerhetskopierte filer (TH)	Filer som opprettes fra TH-systemer for sikkerhetskopiering for å kunne gjenopprette systemet i et nødstilfelle	Sikkerhetskopierte filer	Nei	30 dager	Nei – Alle originale filer er digitale