Pengenalan

Jadual Penyimpanan Rekod (“Jadual”) ini dimaksudkan untuk dibaca dan ditafsirkan menurut Dasar Pengurusan Rekod (“Dasar”) dan menggantikan semua versi sebelum ini bagi mana-mana jadual penyimpanan Syarikat. Jadual ini mengenal pasti tempoh penyimpanan khusus yang terpakai kepada salinan cetak dan Rekod elektronik di Amerika Syarikat dan Kanada yang memerlukan penyimpanan atas sebab undang-undang, penyimpanan rekod atau perniagaan. Tempoh penyimpanan ini akan digunakan untuk meningkatkan strategi penyimpanan Rekod seluruh perusahaan bagi Syarikat kerana ia terus berkembang dari masa ke masa dan dilaksanakan sepenuhnya.

Jadual tersebut menyenaraikan Tempoh penyimpanan untuk Rekod Rasmi atau versi akhir Rekod, tanpa mengambil kira media atau lokasi storan. Rekod Rasmi yang telah memenuhi syarat Tempoh Penyimpanan seperti ditetapkan dalam Jadual ini mesti dilupuskan sekiranya ia tidak tertakluk kepada Pegangan Undang-undang atau Pegangan Audit Cukai. Rekod Rasmi boleh disimpan dalam format fizikal atau elektronik.

Salinan draf, duplikasi atau mudah rujuk Rekod Rasmi tidak boleh disimpan lebih lama daripada yang diperlukan bagi melaksanakan tanggungjawab kerja dan tidak lebih daripada Tempoh Penyimpanan untuk Rekod Rasmi, melainkan jika rekod tersebut tertakluk kepada Pegangan Audit Cukai atau Pegangan Undang-undang.

Terma yang digunakan dalam Dasar terpakai kepada Jadual ini, dengan mana-mana terma yang baharu diperkenalkan ditakrifkan di bawah.

Struktur Jadual

Fungsi Perniagaan: Jadual ini diatur terutamanya oleh Fungsi Perniagaan. Setiap Fungsi Perniagaan mewakili kategori utama aktiviti perniagaan seperti Kewangan dan Perakaunan, Sumber Manusia, atau Cukai. Setiap Fungsi Perniagaan disenaraikan dalam Kandungan. Fungsi Perniagaan bukan bertujuan mewakili jabatan yang khusus, tetapi sebaliknya, mengenal pasti kategori aktiviti atau bidang subjek yang luas.

Sekiranya jabatan atau bidang perniagaan yang khusus mempunyai dokumen unik kepada jabatan atau bidang perniagaan itu, kategori Rekod berasingan telah ditetapkan.

Pengiraan Penyimpanan

Dipacu oleh Peristiwa: Semua Rekod yang mempunyai tempoh penyimpanan yang dipacu oleh peristiwa, seperti “Pajakan Harta Benda” atau “Penamatan Pekerjaan”, mengandungi tempoh penyimpanan yang dikira dari tarikh peristiwa. Sebagai contoh, jika pekerja berhenti daripada pekerjaan pada bulan Ogos tahun tertentu, Rekod Kakitangan rasmi miliknya boleh dimusnahkan secara sah 8 tahun selepas tarikh pekerja tersebut meninggalkan pekerjaannya.

Bukan Dipacu oleh Peristiwa: Jika tempoh penyimpanan tidak mempunyai kaitan dengan apa-apa peristiwa, Rekod mesti disimpan untuk tempoh masa itu, bersama baki tahun berkenaan semasa rekod tersebut dicipta. Ambil contoh yang lain pula, jika Rekod dicipta dalam suatu tempoh pada pertengahan tahun dan ia mempunyai tempoh penyimpanan untuk 8 tahun, ia mesti disimpan selama baki tahun berkenaan semasa ia dicipta bersama tambahan 8 tahun lagi.

Tidak Tentu: Jika Rekod mempunyai tempoh penyimpanan yang “Tidak Tentu”, ia menunjukkan bahawa tempoh penyimpanan yang tepat tidak dapat ditentukan pada masa ini. Rekod dengan tempoh penyimpanan yang Tidak Tentu akan disemak secara berkala bagi menentukan jika terdapat apa-apa keperluan undang-undang atau perniagaan untuk mengekalkan rekod berkenaan.

Contoh Pengiraan Penyimpanan

Penciptaan atau Peristiwa	Penyimpanan	Simpan Hingga	Penerangan
15/06/2014 (Rekod Dicipta)	8 tahun	31/12/2022	Simpan dalam tahun kalendar penuh penciptaan + 8 tahun lagi
05/01/2015 (Mencetus Peristiwa)	Tamat tempoh + 8 tahun	06/01/2023	Simpan selama 8 tahun selepas mencetus peristiwa (Tamat tempoh)
05/01/2015	Tidak Tentu	Akan Ditentukan	Rekod perlu disemak secara berkala untuk Menentukan status rekod berkenaan dan sekiranya ia boleh dilupuskan dengan selamat.

Takrifan

Pemusnahan: Proses penghapusan atau pemadaman rekod sebaik sahaja ia telah memenuhi Tempoh Penyimpanan dan mana-mana Pegangan Audit Cukai atau Pegangan Undang-undang telah dilepaskan.

Bukan Rekod: Dokumen dan penerbitan luaran seperti artikel, surat berita atau siaran akhbar yang tidak memerlukan penyimpanan. Bahan Bukan Rekod perlu dilupuskan sebaik sahaja ia tidak lagi diperlukan untuk rujukan, yang pada kebiasaannya tidak melebihi dua tahun.

Rekod Rasmi: Rekod lengkap dan versi akhir yang memerlukan penyimpanan atas sebab undang-undang, penyimpanan rekod, atau perniagaan. Rekod Rasmi memberikan bukti fungsi perniagaan, dasar, keputusan, prosedur, operasi, penyediaan perkhidmatan dan transaksi dalaman dan luaran Syarikat.

Pemilik Rekod Rasmi: Jabatan, Bidang Perniagaan atau Fungsi yang bertanggungjawab menyenggarakan Rekod Rasmi untuk mematuhi keperluan penyimpanan seperti yang dikenal pasti dalam Jadual ini. Pemilik Rekod Rasmi pada kebiasaannya, tetapi bukan selalu, ialah Jabatan, Bidang Perniagaan atau Fungsi yang mencipta rekod.

Pegangan Audit Cukai: Prosedur digunakan untuk menggantung pemusnahan Rekod tertentu buat sementara waktu disebabkan oleh audit cukai yang sedang berlangsung, walaupun jika Rekod tersebut sudah tiba masa dimusnahkan.

Rekod Tidak Rasmi: Rekod yang tidak perlu disimpan untuk keperluan undang-undang, penyimpanan rekod, atau perniagaan melainkan jika ia adalah tertakluk kepada Pegangan Audit Cukai atau Pegangan Undang-undang. Ini boleh merangkumi salinan draf, duplikasi atau “mudah rujuk” Rekod Rasmi. Salinan ini mungkin dimusnahkan apabila ia tidak berguna lagi.

Keperluan Penyimpanan Berkontrak

Sekiranya kontrak mengandungi keperluan penyimpanan lebih lama berbanding dengan tempoh penyimpanan berkenaan seperti yang ditetapkan dalam Jadual ini, keperluan penyimpanan kontrak menggantikan Tempoh Penyimpanan Syarikat. Sekiranya ia mengandungi tempoh keperluan penyimpanan yang lebih singkat berbanding dengan Tempoh Penyimpanan berkenaan, pakar bidang untuk Fungsi Perniagaan mesti dirujuk bagi mendapatkan panduan.

Storan Luar Tapak

Iron Mountain ialah vendor storan luar tapak yang diluluskan untuk TELUS Health di Amerika Utara. Salinan duplikasi, draf dan mudah rujuk Rekod Rasmi tidak boleh disimpan di Iron Mountain.

Storan Sistem

Sistem dan aplikasi juga mesti mempunyai Rekod disimpan dengan cara yang membolehkan untuk penyimpanan dan pemusnahan selaras dengan Jadual ini.

Jadual oleh Fungsi Perniagaan

TELUS Health One

Rekod berkaitan atau dijana melalui penyediaan perkhidmatan ini oleh Syarikat termasuk, tetapi tidak terhad kepada, TELUS Health One, ganjaran, pengiktirafan dan manfaat, rekod kesihatan, kesejahteraan, pemakanan, bimbingan kecergasan, latihan dan sokongan di tempat kerja atau perkhidmatan lain yang berkenaan.

Kategori Rekod	Huraian Rekod	Contoh	Pegangan Cukai	Tempoh Penyimpanan	Penyimpanan dokumen asal diperlukan (Ya/Tidak jika Ya, huraikan)
TELUS Health One	Rekod yang didokumenkan dan/atau dijana oleh pengguna dan penggunaan TELUS Health One oleh pengguna	Profil pengguna dan maklumat penggunaan seperti nama, tarikh lahir, alamat e-mel, pengiktirafan, nombor telefon, sejarah pembelian dan sebagainya.	Tidak	6 bulan selepas penamatan hubungan kontrak pelanggan.	N – Semua fail asal dalam bentuk digital
TELUS Health One	Data dan rekod Ganjaran Semerta berkaitan Ganjaran Dibiayai Pelanggan dikeluarkan dengan menggunakan kefungsian Ganjaran Semerta	Rekod deposit dan pengeluaran pelanggan; permintaan pelanggan yang menetapkan penerima ganjaran dan rekod berkaitan bayaran yang dibuat kepada akaun pengguna individu	Ya	7 tahun	N – Semua fail asal dalam bentuk digital
Fail sandaran (TH)	Fail yang dicipta daripada sistem sandaran TH untuk tujuan pemulihan sistem sekiranya berlaku kecemasan	Fail sandaran	Tidak	30 hari	N – Semua fail asal dalam bentuk digital