도입.

일정 구조. 2

보유 계산.

정의. 3

계약상의 보유 요건. 4

부지 외 저장.

시스템 저장.

사업 기능에 따른 일정.

TELUS Health One.

 

 

 

도입

이 기록물 보유 일정(“일정”)은 기록물 관리 정책(“정책”)에 따라 읽고 해석하기 위한 목적으로 제정되었으며 이전에 제정된 모든 회사 보유 일정을 대체합니다. 해당 일정은 법적, 기록물 보존 또는 사업상의 이유로 보존해야 하는 출력된 기록물 및 전자 기록물에 대해서 미국 및 캐나다에서 적용되는 보유 기간을 규정하는 것을 목적으로 합니다. 해당 보유 기간은 기록물의 보유가 시간에 따라 발전하고 전면 시행됨에 따라 회사의 전사적인 기록물 유지 전략을 향상시키는 데 사용됩니다.

해당 일정에서는 매체 또는 보관 장소와 무관하게 공식 기록물 또는 최종 기록물의 보유 기간을 나열합니다. 해당 일정에서 규정하는 보유 기간을 충족한 공식 기록물은 증거 보존 또는 세무 감사 증빙 대상이 아닌 한 파기되어야 합니다. 공식 기록물은 물리적인 형식 또는 전자 형식으로 저장되어야 합니다. 

공식 기록물의 초안, 사본, 열람용 사본은 업무를 수행하는 데 필요한 기간보다 길게 보유해서는 안 되며, 해당 기록물이 세무 감사 증빙 또는 증거 보존의 대상이 아닌 경우에는 어떠한 경우에도 공식 기록물의 보유 기간을 초과하여 보유해서는 안 됩니다.

정책에서 사용되는 용어는 아래에 새로 도입된 정의와 함께 해당 일정에서 적용됩니다.

 

일정 구조

사업 기능: 일정은 1차적으로 사업 기능에 따라 정리됩니다. 사업 기능은 재정 및 회계, 인사 관리, 세무 등 사업 활동의 주요 카테고리를 대표합니다. 각 사업 가능은 목차에 나열되어 있습니다. 사업 기능은 특정 부서를 표시할 목적이 아니고, 광범위한 활동이나 주제 영역을 식별하기 위한 목적으로 사용됩니다.

특정 부서 또는 사업 라인에 고유한 문서가 있는 경우, 별도의 기록물 카테고리가 지정됩니다.

 

보유 계산

이벤트 기반: “자산 임대” 또는 “고용 종료” 등 이벤트 기반의 보유 기간이 있는 모든 기록물은 이벤트 일자로부터 계산된 보유 기간을 포함합니다. 예를 들어, 회사의 직원이 특정 년도의 8월에 퇴직한 경우, 해당 직원의 공식적인 인사 기록은 퇴직일로부터 8년 이후에 파기되어야 합니다.

이벤트 외 기반: 보유 기간과 관련된 이벤트가 없는 경우, 해당 기록물은 기록물의 보유 기간과 기록물이 생성된 연도의 남은 기간을 더한 기간 동안 보유해야 합니다. 예를 들어, 기록물이 특정 연도의 중간에 생성되었고 보유 기간이 8년인 경우, 기록물이 생성된 연도의 남은 기간에 8년을 더하여 기록물을 보유해야 합니다.

불확정: 기록물의 보유 기간이 “불확정”인 경우, 현재 시점에서 해당 기록물의 정확한 보유 기간을 결정할 수 없다는 뜻입니다. 보유 기간이 불확정인 기록물은 정기적으로 검토하여 법적 또는 사업상의 필요에 따라 해당 기록물을 보유해야 하는지 결정합니다.

보유 계산 예시

생성 또는 이벤트	보유	보유기간	설명
2014년 6월 15일(기록물 생성됨)	8년	2022년 12월 31일	생성된 연도의 일자 + 8년
2015년 1월 5일(트리거 이벤트)	만료일 + 8년	2023년 1월 6일	트리거 이벤트 후 8년 보유(만료)
2015년 1월 5일	불확정	TBD	기록물은 정기적으로 검토하여 상태 및 파기 가능 여부를 확인해야 합니다.

 

정의

파기: 보유 기간을 충족하였고 세무 감사 증빙 또는 증거 보존의 필요가 없어졌을 때 기록물을 제거 또는 삭제하는 과정을 의미합니다.

비기록물: 보유가 필요하지 않은 외부 문서 및 뉴스 기사, 신문, 언론보도 등의 출판물을 의미합니다. 비기록물은 더 이상 참조할 필요가 없어진 경우(보통 최대 2년) 즉시 파기하여야 합니다.

공식 기록물: 법적, 기록물 관리 또는 사업상의 이유로 보유가 필요한 완전하고 최종적인 기록물을 의미합니다. 공식 기록물은 회사의 사업 기능, 제도, 의사결정, 절차, 운영, 서비스 제공, 내/외부 거래 등에 대한 증거를 제공합니다.

공식 기록물 소유자: 공식 기록물을 유지해야 할 책임이 있는 부서, 사업 라인 또는 팀에서는 일정에 명시된 보유 요건을 준수해야 할 책임이 있습니다. 공식 기록물의 소유자는 일반적으로 기록물을 생성한 부서, 사업 라인 또는 팀입니다.

세무 감사 증빙: 기록물이 파기 대상에 해당하더라도 진행중인 세무 감사로 인해 특정 기록물에 대한 파기를 일시적으로 중단하기 위한 절차입니다.

비공식 기록물: 세무 감사 증빙이나 증거 보존 대상이 아닌 한 법적, 기록 관리 또는 사업상의 필요에 따라 보유할 필요가 없는 기록물입니다. 공식 기록물의 초안, 사본 또는 “열람용” 사본 등이 포함됩니다. 목적을 달성한 이후에는 해당 기록물을 파기해도 됩니다.

 

계약상의 보유 요건

계약서에 해당 일정에서 규정한 보유 기간을 초과하는 보유 요건이 포함될 경우, 계약서 상의 보유 요건은 회사에서 규정한 보유 기간을 대체합니다. 계약서 상에 적용 가능한 보유 기간보다 짧은 보유 요건이 포함될 경우, 가이드라인과 관련하여 사업 기능 전문가와 상담해야 합니다.

 

부지 외 저장

Iron Mountain는 TELUS Health로부터 승인된 북미 지역 부지 외 기록물 저장 협력업체입니다.  Iron Mountain는 공식 기록물의 사본, 초안, 열람용 사본을 저장할 수 없습니다.

 

시스템 저장

시스템 및 어플리케이션에 기록물을 저장하여 해당 일정에 따라 기록물을 보유 및 파기해야 합니다.

 

사업 기능에 따른 일정

TELUS Health One

회사가 해당 서비스를 제공함으로 인해 생성된 기록물은 TELUS Health One, 포상, 인사 및 특전, 건강, 복지, 영양, 신체 단련 코칭, 직장 훈련 및 다른 서비스의 지원 등의 기록물을 포함합니다. 

기록물 카테고리	기록물 설명	예시	세무 증빙	보유 기간	원본 문서 보유 필요 여부(Y/N, Y인 경우 별도 설명)
TELUS Health One	사용자가 TELUS Health One을 사용하여 문서화하거나 생성한 기록	이름, DoB, 이메일 주소, 인식, 전화번호, 구매내역 등 사용자 프로필 및 사용 정보	아니요	고객의 계약 관계 종료 이후 6개월	N – 모든 원본 파일이 디지털 파일임.
TELUS Health One	Client Funded Rewards와 관련된 Spot Rewards 데이터 및 기록물은 Spot Rewards 기능을 사용하여 발행하였습니다.	고객의 입/출금 기록, 포상 수령 확인을 위한 고객 요청 및 지불과 관련된 기록이 개별 사용자의 계정에 생성됩니다.	예	7년	N – 모든 원본 파일이 디지털 파일임.
백업 파일(TH)	비상시 시스템 복구를 위해 TH 백업 시스템에서 생성된 파일	백업 파일	아니요	30일	N – 모든 원본 파일이 디지털 파일임.