はじめに

このレコード保持スケジュール（以下「スケジュール」といいます）は、レコード管理ポリシー（以下「ポリシー」といいます）に従って読み取られて解釈されるように作られており、会社のこれまでの保持スケジュールのすべてのバージョンに代わります。このスケジュールは、法律上、レコード管理上、ビジネス上の理由で保持が必要な米国およびカナダのハードコピーや電子レコードに適用される具体的な保持期間を割り出します。これらの保持期間は、当社全体のレコード保持戦略が時間の経過とともに発展して十分に実行されていく中で、それを強化するのに役立ちます。

スケジュールには、メディアや保管場所に関係なく、正式なレコードやレコードの最終版の保持期間がリストアップされています。このスケジュールに定められた保持期間を満了した正式なレコードは、法的保留または税務監査の保留の対象とならない限り廃棄されなければなりません。正式なレコードは、物理的または電子的な形式で保存できます。

正式なレコードのドラフト、複製、またはコピー文書は、職務を遂行するために必要な期間を超えて保持されるべきではありません。また、これらのレコードが税務監査での保留や法的保留の対象とならない限り、正式なレコードの保持期間を超えてはなりません。

ポリシーで使用されている用語は、このスケジュールに適用され、新しく導入された用語は以下に定義されています。

スケジュールの構成

ビジネス機能：スケジュールは主にビジネス機能ごとに編成されています。各ビジネス機能は、財務会計、人事、税などのビジネス活動の主要なカテゴリーを示しています。各ビジネス機能は目次にリストアップされています。ビジネス機能は、特定の部門を表すためのものではなく、活動や主題領域の幅広いカテゴリーを識別することを目的としたものです。

特定の部門や事業部に、その部門や事業部固有のドキュメントがある場合は、別のレコードカテゴリーが割り当てられています。

保持期間の算定

イベント駆動型：「資産のリース」や「雇用の終了」など、イベント駆動型の保持期間のあるすべてのレコードには、イベントの日付から算定される保持期間があります。たとえば、従業員がある年の8月に退職した場合、その従業員の正式な人事レコードは、その従業員が退職した日から8年後に廃棄の対象となります。

非イベント駆動型：保持期間にイベントが関連付けられていない場合、レコードは、その期間に加えて、そのレコードが作成された年の残りの期間も保持しなければなりません。別の例をあげると、レコードが年の半ばに作成され、保持期間が8年である場合は、レコードが作成された年の残りの期間にさらに8年を加えて保持しなければなりません。

無期限：レコードの保持期間が「無期限」になっている場合は、現時点では正確な保持期間を決定できないことを示しています。保持期間が無期限のレコードは、それらを保持するための法的またはビジネス上の必要性があるかどうかを判断するために定期的に見直されます。

保持期間の算定例

作成またはイベント	保持期間	保持期限	説明
2014年6月15日（レコード作成）	8年間	2022年12月31日	作成された年満1年＋8年間
2015年1月5日（トリガーイベント）	有効期限＋8年間	2023年1月6日	トリガーイベントから8年後（有効期限）
2015年1月5日	無期限	未定	レコードを定期的に見直して、その状態を見極め、防御的に処分できるかどうかを判断する必要があります。

定義

破壊：レコードが保持期間を満了し、税務監査のための保留または法的保留が解除された後、レコードを削除または消去するためのプロセス。

非レコード：保持する必要のない記事、ニュースレター、プレスリリースなどの外部文書および出版物。非レコードのものは、参照する必要がなくなったらすぐに廃棄しなければなりません。通常は2年以内です。

正式なレコード：法律上の理由、レコード管理、またはビジネス上の理由で保持が必要な最終的なレコード一式。正式なレコードは、当社のビジネス機能、方針、決定事項、手順、運用、サービスの提供および社内・社外の取引の証拠になります。

正式なレコードの所有者：このスケジュールで特定された保持要件に従って正式なレコードを保持する責任を負う部門や事業部または機能。正式なレコードの所有者は、例外もありますが通常、レコードを作成した部門、事業部、または機能です。

税務監査のための保留：レコードが破棄の対象であっても、既存の税務監査のために特定のレコードの破棄を一時的に停止するためのプロセス。

非正式レコード：税務監査のための保留または法的保留の対象になっていない限り、法的な理由やレコード管理、またはビジネス上の必要性により保持する必要のないレコード。これらには、正式なレコードのドラフト、複製、または「便宜的な」コピーが含まれる場合があります。これらは、目的を果たさなくなったときに破壊できるようになります。

契約上の保持要件

このスケジュールに定められた該当する保持期間よりも長い保持要件が契約に含まれている場合、契約上の保持要件は当社の定める保持期間に優先します。該当する保持期間よりも短い保持要件が契約に含まれている場合は、そのビジネス機能の対象分野の専門家に相談して助言を得る必要があります。

オフサイトストレージ

Iron Mountainは、TELUS Healthが承認している北米のオフサイトストレージベンダーです。正式なレコードの複製、ドラフト、便宜的なコピーは、Iron Mountainでの保管の対象にはなりません。

システムストレージ

システムとアプリケーションは、このスケジュールと整合性を保ちながら保持や廃棄を実行できるようにレコードを保存しなければなりません。

ビジネス機能に基づくスケジュール

TELUS Health One

TELUS Health One、報酬、表彰、特典、健康記録、ウェルネス、栄養、フィットネスコーチング、職場でのトレーニングやサポート、その他の関連サービスを含むがこれらに限定されない、当社が提供するサービスに関連するレコードやそれらのサービスを通じて生成されたレコード。

レコードのカテゴリー	レコードの説明	例	税の保留	保持期間	必要な原本の保持（はい／いいえ、「はい」の場合は説明してください）
TELUS Health One	ユーザーが直接的に文書化したり、または、ユーザーがTELUS Health Oneを使用して生成したりしたレコード	氏名、生年月日、メールアドレス、表彰、電話番号、購入履歴などのユーザープロフィールと使用情報。	いいえ	顧客との契約関係が終了してから6か月後。	いいえ―すべての原本ファイルはデジタルです
TELUS Health One	スポット褒賞機能を使ってクライアントが資金提供している褒賞に関連するスポット褒賞のデータとレコード	クライアントの入出金レコード。クライアントは、褒賞の受取人と個々のユーザーアカウントへの支払いに関連するレコードを指定するよう求めます	はい	7年間	いいえ―すべての原本ファイルはデジタルです
バックアップファイル（TH）	緊急時のシステム復元のために、THバックアップシステムから作成されたファイル	バックアップファイル	いいえ	30日間	いいえ―すべての原本ファイルはデジタルです