Introduzione

Il presente programma di conservazione degli archivi dati (“Programma”) dev’essere letto e interpretato conformemente alla politica di gestione degli archivi dati (la Records Management Policy) (“Politica”) e sostituisce tutte le versioni antecedenti di qualsiasi programma di conservazione dati della società. Il Programma definisce periodi di conservazione specifici di archivi dati su supporti elettronici e fisici negli Stati Uniti e in Canada e per quelli che richiedono un periodo di conservazione per ragioni legali, di documentazione o a fini commerciali. Tali periodi di conservazione permetteranno di migliorare la strategia aziendale a livello globale in materia di archiviazione dati man mano che essa verrà sviluppata e applicata.

Il Programma include una lista di Periodi di conservazione per gli archivi dati ufficiali o la versione finale di essi, indipendentemente dal supporto o dal luogo di archiviazione. Gli archivi dati ufficiali che saranno stati conservati per la durata necessaria, stabilita dal presente Programma, verranno eliminati in quanto non più soggetti ad alcun vincolo giuridico né necessari ai controlli fiscali. Gli archivi dati ufficiali possono essere conservati in formato fisico o elettronico.

Le bozze, i duplicati o le copie occasionali degli archivi dati ufficiali non devono essere conservati oltre la durata necessaria all’adempimento delle responsabilità legali e, in nessun caso, al di là della durata indicata per gli archivi dati ufficiali, a meno che essi non debbano essere conservati ai fini di un controllo fiscale o a fini giuridici.

I termini utilizzati, nonché quelli introdotti e definiti di seguito, verranno applicati al presente programma.

Struttura del programma

Area funzionale dell’impresa: Il programma è stato organizzato principalmente dall’area funzionale dell’impresa. Ogni area funzionale dell’impresa rappresenta un categoria importante dell’attività aziendale come la Finanza e contabilità, le Risorse umane o la Contribuzione. Ogni area funzionale dell’impresa figura nell’indice. Un’area funzionale non intende rappresentare un reparto specifico quanto piuttosto identificare un’ampia categoria di attività o ambiti tematici.

È assegnata una categoria di archivi dati separata qualora i reparti specifici o le aree di attività contengano documenti unici per il reparto o l’area di attività in questione.

Come si determina il periodo di conservazione

In base agli eventi: Tutti gli archivi dati i cui periodi di conservazione sono stati stabiliti in base agli eventi, quali “Locazioni di proprietà” o “Cessazione del rapporto di lavoro”, presentano un periodo di conservazione calcolato a partire dalla data dell’evento. Per esempio, se un dipendente lascia la società ad agosto, i suoi dati personali possono essere eliminati dopo 8 anni dalla data in questione.

Non in base agli eventi: Se il periodo di conservazione non è associato ad alcun evento, gli archivi dati dovranno essere conservati per il periodo necessario e per il resto dell’anno in cui sono stati creati. Diamo un altro esempio: ammettiamo che un archivio dati sia stato registrato a metà anno e che il periodo di conservazione sia di 8 anni. Esso dovrà essere conservato per il resto dell’anno di creazione e in più per altri 8 anni.

Indeterminato: Se alcuni archivi dati sono soggetti a un periodo di conservazione “Indeterminato”, ciò indica che l’esatto periodo di conservazione non può essere determinato. Gli archivi dati con un periodo di conservazione indeterminato saranno rivisti periodicamente al fine di stabilire se vi sono ragioni legali o commerciali per continuare a conservarli.

Esempio di calcolo del periodo di conservazione

Creazione o evento	Conservazione	Da conservare fino al	Spiegazione
15/06/2014 (Registrazione dei dati)	8 anni	31/12/2022	Conservarli per l’intero anno di creazione + per altri 8 anni
05/01/2015 (Evento all’origine)	Scadenza + per altri 8 anni	06/01/2023	Conservarli per 8 anni dalla data dell’evento (Scadenza)
05/01/2015	Indeterminato	TBD	Gli archivi dati memorizzati devono essere rivisti periodicamente al fine di determinarne lo statuto e stabilire se possono essere eliminati.

Definizioni

Eliminazione: Il processo di eliminazione o soppressione di un archivio dati una volta scaduto il tempo di conservazione previsto, una volta effettuati i controlli fiscali o qualora non sussistano più gli obblighi giuridici di conservazione.

Archivi dati non registrati: Pubblicazioni e documenti esterni quali articoli, newsletter o comunicati stampa che non richiedono alcuna conservazione. Il materiale che non va archiviato dev’essere eliminato non appena esso non costituisce più una referenza necessaria. Generalmente non oltre i due anni.

Registrazioni archivi dati ufficiali: Registrazioni complete e finali di archivi dati che devono essere conservate per ragioni legali, di documentazione e per motivi commerciali. Gli archivi dati ufficiali forniscono la prova delle aree funzionali dell’impresa, delle sue politiche, decisioni, procedure, operazioni, dei suoi servizi e delle sue transazioni interne ed esterne.

Proprietario degli archivi dati ufficiali: Il reparto, il ramo o l’area di attività responsabile del mantenimento degli archivi dati ufficiali al fine di rispettare le esigenze in materia di conservazione nel modo definito dal presente programma. Gli archivi ufficiali saranno in generale, ma non sempre, di proprietà del reparto, del ramo o dell’area di attività che ha creato l’archivio.

Conservazione ai fini di un controllo fiscale: Si ricorre a questa procedura per sospendere temporaneamente la distruzione di alcuni archivi dati in ragione di un controllo fiscale in atto anche se gli archivi in questione potrebbero già essere distrutti.

Archivi dati non ufficiali: Gli archivi dati che non bisogna necessariamente conservare per ragioni legali, di documentazione o per necessità aziendali a meno che tali archivi non siano soggetti a controllo fiscale o sottoposti ad altri vincoli giuridici. Si può trattare di bozze, duplicati o copie occasionali di archivi dati ufficiali. Essi possono essere distrutti se non più necessari allo scopo preposto.

Esigenze contrattuali in materia di conservazione

Se, per contratto, il periodo di conservazione è superiore a quello applicabile in virtù del presente programma, le esigenze stabilite dal contratto prevaleranno sulla durata di conservazione stabilita dall’azienda. Se, per contratto, il periodo di conservazione è inferiore a quello applicabile, si consiglia di consultare un esperto in materia per l’area aziendale in questione per una linea di condotta.

Archiviazione esterna dati

Iron Mountain è il fornitore autorizzato per l’archiviazione esterna dati per TELUS Health in Nord America. I duplicati, le bozze e le copie occasionali degli archivi dati ufficiali non possono essere conservati presso Iron Mountain.

Dispositivi per l’archiviazione

I sistemi e le applicazioni devono inoltre disporre di archivi dati conservati in modo da permetterne la conservazione e l’eliminazione conformemente al presente programma.

I programmi secondo le aree aziendali

TELUS Health One

Gli archivi dati legati alla società o generati attraverso i servizi della Società, compresi, tra l’altro, i servizi TELUS Health One, le ricompense e i vantaggi, i dati relativi alla salute, al benessere, all’alimentazione, al personal trainer, alla formazione sul posto di lavoro e all’assistenza e ad altri servizi annessi.

Categoria archivi dati	Descrizione archivi dati	Esempi	Conservazione finalizzata al controllo fiscale	Periodo di conservazione	Conservazione dei documenti originali richiesti (Y/N se Y, descrivere)
TELUS Health One	Gli archivi dati che documentano l’utilizzo che l’utente di TELUS Health One e che sono generati dall’utente stesso	Il profilo utente e le informazioni sull’utilizzo quali il nome, il DoB, l’indirizzo di posta elettronica, i riconoscimenti, il numero di telefono, la cronologia degli acquisti ecc.	N°	6 mesi dopo la cessazione dei rapporti contrattuali con il cliente.	N – Tutti i file originali sono digitali
TELUS Health One	Trova dati sulle Ricompense e gli archivi dati relativi alle Ricompense finanziate dal cliente distribuite mediante la funzionalità Attribuisci ricompense	Depositi dei clienti e registrazioni dei prelievi; le richieste del cliente che designano i destinatari delle ricompense e gli archivi dati relativi ai pagamenti effettuati su account utenti individuali	Sì	7 anni	N – Tutti i file originali sono digitali
File di backup (TH)	File creati a partire dai sistemi backup TH ai fini del ripristino del sistema in caso di emergenza	File di backup	N°	30 giorni	N – Tutti i file originali sono digitali