Kebijakan
Arsip dan dokumen yang dibuat, digunakan dan disimpan oleh TELUS Health, anak perusahaannya dan afiliasinya (“TELUS Health” atau “Perusahaan”) adalah salah satu aset terpenting Perusahaan. Ini mencakup semua dokumen dan catatan Perusahaan dalam format atau media apa pun, baik dalam bentuk cetak maupun elektronik, termasuk memo, korespondensi, laporan, kertas kerja, presentasi, dan email (“Arsip” atau “Semua Arsip”).
Tujuan dari Kebijakan Manajemen Arsip (“Kebijakan”) ini adalah untuk menetapkan dan menetapkan persyaratan untuk pembuatan dan pengelolaan Arsip yang otentik, andal, tahan lama, dan dapat digunakan untuk mendukung fungsi dan aktivitas bisnis Perusahaan. Kebijakan ini dirancang untuk memastikan Perusahaan mematuhi undang-undang dan peraturan, memenuhi persyaratan penyimpanan catatan hukum/kontrak, beroperasi secara efektif, menyimpan Arsip yang berkaitan dengan proses hukum dan proses lainnya, dan menghancurkan Arsip jika diperlukan.
Aplikasi
Kebijakan ini berlaku untuk semua area Perusahaan (“Area Program”) dan semua Arsip terlepas dari formatnya (misalnya, arsip yang dikirim atau diterima melalui akun email, arsip elektronik, arsip kertas, dll.). Setiap direktur, pejabat, karyawan, dan kontraktor Perusahaan (secara bersama-sama disebut “Personel Perusahaan”) bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mereka memahami dan mematuhi Kebijakan ini.
Selain mematuhi Kebijakan ini, Personel Perusahaan juga harus mematuhi Kebijakan Informasi Rahasia Perusahaan, Kebijakan Data Perusahaan & Klasifikasi Arsip, Kebijakan Privasi Perusahaan, semua kebijakan keamanan, undang-undang privasi yang berlaku, dan ketentuan perjanjian lainnya dengan Perusahaan atau antara Perusahaan, mitranya dan kliennya. Penggunaan istilah "Arsip" dalam Kebijakan ini memiliki arti yang sama dengan istilah "Data" dalam Kebijakan Data Perusahaan & Klasifikasi Arsip.
Persyaratan Wajib
Pembuatan, Pengelolaan dan Disposisi Arsip
Setiap Area Program harus, sesuai dengan persyaratan dan pedoman yang ditetapkan berdasarkan Kebijakan ini, membuat, mengelola, dan membuang Arsip untuk memastikan akuntabilitas program dan mendukung kebutuhan bisnis Area Program. Setiap Area Program juga harus memastikan bahwa integritas, keandalan, dan pengambilan kembali Arsip untuk tujuan hukum, keuangan, atau bisnis lainnya yang berkelanjutan.
Pertanggungjawaban atas pembuatan, pengelolaan, dan pemusnahan Arsip berada pada pemilik bisnis di Area Program.
Klasifikasi Arsip
Arsip harus diklasifikasikan menurut fungsi bisnis dan kegiatan setiap Area Program dengan cara yang:
- memungkinkan Arsip lengkap yang berkaitan dengan keputusan bisnis atau transaksi mudah ditemukan dan diambil;
- meminimalkan penyimpanan duplikat Arsip;
- memungkinkan izin pengguna dan perlindungan privasi dan keamanan diterapkan secara konsisten dan tepat;
- memungkinkan persyaratan retensi diterapkan secara akurat.
Dalam mengklasifikasi Arsip, Personel Perusahaan wajib mematuhi Kebijakan Klasifikasi Arsip & Data Perusahaan serta Kebijakan dan Standar Keamanan Informasi.
Penyimpanan dan Manajemen Arsip
Arsip harus disimpan dalam repositori bersama dan dikelola oleh setiap Area Program sedemikian rupa sehingga:
- mereka dapat secara efisien ditempatkan, diidentifikasi dan diambil selama mereka dibutuhkan;
- penerapan aturan keamanan yang konsisten dan komprehensif terkait akses, modifikasi, dan pembuangan diterapkan;
- duplikasi yang tidak perlu dihilangkan; dan
- disposisi yang efisien, termasuk transfer ke arsip dan penyimpanan, sesuai dengan persyaratan retensi diaktifkan.
Retensi dan Penempatan Arsip
Personel Perusahaan harus menyimpan Arsip dalam Area Program selama diperlukan untuk memenuhi tujuan bisnis atau hukum yang sah, dengan mempertimbangkan persyaratan perundang-undangan dan peraturan yang berlaku, dan ketentuan perjanjian apa pun dengan Perusahaan atau antara Perusahaan, mitranya dan
Pemilik bisnis harus memastikan bahwa Arsip di Area Program mereka dikelola, disimpan, dan dibuang sesuai dengan persyaratan Jadwal Penyimpanan Arsip (“Jadwal”) yang berlaku.
Persyaratan penyimpanan untuk Arsip, sebagaimana diatur dalam Jadwal yang berlaku, ditentukan melalui konsultasi dengan ahli materi pelajaran di setiap Area Program berdasarkan:
- kebutuhan bisnis;
- persyaratan hukum dan peraturan khusus untuk Arsip;
- komitmen kontrak;
- kebutuhan untuk memastikan akuntabilitas untuk kegiatan dan keputusan yang didokumentasikan oleh Arsip;
- hak dan kepentingan pemangku kepentingan lainnya dalam pemeliharaan isi Arsip.
Arsip yang dimiliki Perusahaan termasuk Area Program yang relevan dapat tunduk pada hal-hal berikut:
- Proses hukum; dan
- Permintaan akses yang dibuat sesuai dengan persyaratan legislatif dan peraturan yang berlaku dan ketentuan perjanjian lain dengan Perusahaan atau antara Perusahaan, mitranya, dan kliennya.
Ketika permintaan diterima sesuai dengan salah satu hal di atas, Personel Perusahaan harus menyimpan dan membuat semua Arsip yang relevan dan mengikuti persyaratan yang ditetapkan dalam bagian Penahanan Hukum dari Kebijakan ini.
Retensi Email
Arsip yang dibuat, dikirim, atau diterima menggunakan akun email, termasuk email itu sendiri, tunduk pada Kebijakan ini.
Sebelum akun email dinonaktifkan atau dihapus, Arsip yang dibuat, dikirim, atau diterima menggunakan akun email harus dikelola sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan di atas.
Jenis Arsip ini tidak boleh disimpan dalam hard drive komputer perorangan, pada perangkat portal atau media yang dapat dipindahkan, pada drive jaringan pribadi individu atau ruang kerja elektronik, dalam akun email, atau dalam kasus rekaman hardcopy, di fisik perorangan.
Penyimpanan dan Pengarsipan catatan
Hard copy Arsip yang tidak lagi memerlukan akses langsung sebagai arsip aktif, tetapi harus tetap dipertahankan selama sisa periode penyimpanan yang ditentukan, harus diarsipkan. Personel Perusahaan harus menghubungi Departemen Layanan Korporat atau manajemen kantor regional untuk mengatur pengarsipan Arsip di fasilitas penyimpanan di luar lokasi yang disetujui Perusahaan. Saat membuat pengaturan untuk penyimpanan di luar lokasi, Personel Perusahaan perlu mengidentifikasi tanggal pemusnahan Catatan untuk tujuan pemusnahan.
Penahanan Hukum
Arsip yang berkaitan dengan proses hukum, audit, atau investigasi yang tertunda atau diantisipasi harus disimpan. “Penahanan Hukum” dapat ditempatkan pada Arsip mana pun terlepas dari apakah catatan tersebut merupakan versi final dan resmi dari Arsip tersebut. Personel Perusahaan yang menerima pemberitahuan dari Departemen Hukum, Risiko, dan Privasi atau melalui sumber lain bahwa Arsip tertentu tunduk pada Penahanan Hukum harus segera memastikan bahwa semua Arsip yang tunduk pada Penahanan Hukum aman dan disimpan, seperti yang dijelaskan dalam pemberitahuan Penahanan Hukum Jika Personel Perusahaan mengetahui proses hukum, audit atau investigasi, atau panggilan pengadilan yang tertunda atau diantisipasi, mereka harus mengamankan dan menyimpan semua Arsip yang mungkin terkait, dan memberi tahu Departemen Hukum, Risiko, dan Privasi.
Dalam situasi apa pun, Personel Perusahaan tidak boleh mengubah, menghancurkan, atau menyembunyikan Arsip apa pun yang terkait dengan proses hukum, audit, atau investigasi yang tertunda atau diantisipasi. Setiap tindakan tersebut dapat memiliki dampak material yang merugikan pada proses hukum, audit atau investigasi. Perubahan, pemusnahan, atau penyembunyian Arsip yang tidak sah dapat membuat Personel Perusahaan dikenai tindakan disipliner, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja, serta tanggung jawab hukum.
Tinjauan Arsip Tahunan
Personel Perusahaan harus meninjau semua Arsip Perusahaan, termasuk email, yang mereka miliki secara teratur dan minimal, setahun sekali. Dalam melakukannya, Personel Perusahaan harus mengidentifikasi untuk dimusnahkan setiap Arsip yang berada di luar periode penyimpanan yang ditentukan tetapi menyimpan yang tunduk pada Penahanan Hukum atau melibatkan penyelidikan atau audit.
Pemusnahan Arsip
Arsip harus dimusnahkan setelah memenuhi semua kriteria berikut:
- Arsip telah memenuhi tujuan yang dimaksudkan; dan
- periode retensi yang berlaku telah berakhir; dan
- Personel Perusahaan yang menangani Arsip telah memberikan konfirmasi tertulis bahwa Arsip tersebut tidak tunduk pada Penahanan Hukum.
Pertanyaan dan Kepatuhan
Setiap pertanyaan tentang penyimpanan Arsip yang tidak dibahas dalam Kebijakan ini harus ditujukan ke Departemen Hukum, Risiko dan Privasi, yang akan memberikan arahan dengan berkonsultasi dengan pakar materi pelajaran di Area Program yang terkait dengan Arsip.
Setiap pertanyaan tentang pengarsipan dan pemusnahan Arsip cetak (yaitu kertas) harus ditujukan ke Departemen Layanan Korporat atau manajemen kantor regional.
Kebijakan ini akan ditinjau secara berkala dan diubah sebagaimana diperlukan oleh Departemen Hukum, Risiko, dan Privasi untuk mencerminkan setiap perubahan dalam undang-undang, peraturan, atau persyaratan bisnis.