Pengantar

Jadwal Retensi Arsip (“Jadwal”) ini dimaksudkan untuk dibaca dan ditafsirkan sesuai dengan Kebijakan Manajemen Arsip (“Kebijakan”) dan menggantikan semua versi sebelumnya dari jadwal penyimpanan Perusahaan mana pun. Jadwal ini mengidentifikasi periode retensi khusus yang berlaku untuk salinan cetak dan Arsip elektronik A.S. dan Kanada yang memerlukan retensi untuk alasan hukum, penyimpanan rekaman, atau bisnis. Periode retensi ini akan digunakan untuk meningkatkan strategi retensi Arsip perusahaan di semua perusahaan karena terus berkembang dari waktu ke waktu dan diimplementasikan dengan sepenuhnya.

Jadwal mencantumkan Periode retensi untuk Arsip Resmi atau versi final dari Arsip, terlepas dari media atau lokasi penyimpanan. Arsip Resmi yang telah memenuhi Periode Retensi yang ditetapkan dalam Jadwal ini harus dimusnahkan selama tidak tunduk pada Penahanan Hukum atau Pemeriksaan Pajak Arsip Resmi dapat disimpan dalam format fisik atau elektronik.

Draf, duplikat, atau salinan praktis dari Arsip Resmi tidak boleh disimpan lebih lama dari yang diperlukan untuk melakukan tanggung jawab pekerjaan dan tidak lebih lama dari Periode Retensi untuk Arsip Resmi, kecuali jika arsip tersebut tunduk pada Pemeriksaan Pajak atau Penahanan Hukum

Persyaratan yang digunakan dalam Kebijakan berlaku untuk Jadwal ini, dengan setiap istilah yang baru diperkenalkan didefinisikan di bawah ini.

Struktur Jadwal

Fungsi Bisnis: Jadwal terutama diatur oleh Fungsi Bisnis. Setiap Fungsi Bisnis mewakili kategori utama aktivitas bisnis seperti Keuangan dan Akuntansi, Sumber Daya Manusia, atau Pajak. Setiap Fungsi Bisnis tercantum dalam Daftar Isi. Fungsi Bisnis tidak dimaksudkan untuk mewakili departemen tertentu, melainkan untuk mengidentifikasi kategori aktivitas atau bidang subjek yang luas.

Jika departemen atau lini bisnis tertentu memiliki dokumen yang unik untuk departemen atau lini bisnis tersebut, kategori Arsip terpisah telah ditetapkan.

Kalkulasi Retensi

Didorong oleh Peristiwa: Semua Arsip yang memiliki periode retensi berdasarkan peristiwa, seperti "Sewa Properti" atau "Pemutusan Hubungan Kerja", berisi periode penyimpanan yang dihitung dari tanggal peristiwa. Misalnya, jika seorang karyawan berangkat pada bulan Agustus tahun tertentu, Arsip Personil resminya memenuhi syarat untuk dimusnahkan 8 tahun setelah tanggal kepergian karyawan tersebut.

Didorong oleh Non-Peristiwa: Jika periode retensi tidak memiliki peristiwa yang terkait dengannya, Arsip harus disimpan selama periode waktu tersebut ditambah sisa tahun pembuatannya. Menggunakan contoh lain, jika suatu Arsip dibuat pada suatu waktu selama pertengahan tahun dan memiliki periode retensi selama 8 tahun, arsip tersebut harus disimpan selama sisa tahun pembuatannya ditambah dengan tambahan 8 tahun.

Tanpa batas: Jika Arsip memiliki periode penyimpanan "Tidak Terbatas", ini menunjukkan bahwa periode penyimpanan yang tepat tidak dapat ditentukan saat ini. Arsip dengan periode retensi yang tidak terbatas akan ditinjau secara berkala untuk menentukan apakah ada kebutuhan hukum atau bisnis untuk menyimpannya.

Contoh Kalkulasi Retensi

Pembuatan atau Peristiwa	Retensi	Simpan Sampai	Penjelasan
15/06/2014 (Arsip Dibuat)	8 tahun	31/12/2022.	Pertahankan tahun kalender penuh pembuatan + 8 tahun lagi
5/1/2015 (Peristiwa yang Memicu)	Kedaluwarsa + 8 tahun	6/1/2023.	Simpan 8 tahun setelah peristiwa pemicu (Kedaluwarsa)
5/1/2015.	Tanpa batas	TBD	Arsip harus ditinjau secara berkala untuk menentukan status mereka dan apakah mereka dapat dibuang secara defensif.

Definisi

Penghancuran: Proses menghilangkan atau menghapus arsip setelah memenuhi Masa Retensinya dan setiap Pemeriksaan Pajak atau Penahanan Hukum telah dilepaskan.

Non-Penyimpanan: Dokumen dan publikasi eksternal seperti artikel, buletin, atau siaran pers yang tidak memerlukan penyimpanan. Bahan Non-Arsip harus dibuang segera setelah tidak lagi diperlukan untuk referensi, yang biasanya tidak lebih dari dua tahun.

Arsip Resmi: Arsip lengkap dan final yang memerlukan penyimpanan untuk alasan hukum, penyimpanan arsip, atau bisnis. Arsip Resmi memberikan bukti fungsi bisnis, kebijakan, keputusan, prosedur, operasi, penyediaan layanan, dan transaksi internal dan eksternal Perusahaan.

Pemilik Arsip Resmi: Departemen, Lini Bisnis atau Fungsi yang bertanggung jawab untuk memelihara Arsip Resmi untuk mematuhi persyaratan penyimpanan sebagaimana disebutkan dalam Jadwal ini. Pemilik Arsip Resmi biasanya, tetapi tidak selalu, Departemen, Lini Bisnis, atau Fungsi yang membuat arsip tersebut.

Penahanan Audit Pajak: Prosedur yang digunakan untuk menangguhkan sementara pemusnahan Arsip tertentu karena audit pajak yang ada, bahkan jika Arsip tersebut memenuhi syarat untuk dimusnahkan.

Arsip Resmi: Arsip yang tidak wajib disimpan untuk keperluan hukum, penyimpanan arsip, atau bisnis kecuali jika tunduk pada Pemeriksaan Pajak atau Penahanan Hukum. Ini mungkin termasuk draf, duplikat, atau salinan "kenyamanan" dari Arsip Resmi. Ini dapat dihancurkan ketika mereka tidak lagi memiliki tujuan.

Persyaratan Retensi Kontrak

Jika kontrak berisi persyaratan retensi yang lebih lama dari periode retensi yang berlaku yang ditetapkan dalam Jadwal ini, persyaratan retensi kontrak menggantikan Periode Retensi Perusahaan. Jika a berisi persyaratan retensi yang lebih pendek dari Periode Retensi yang berlaku, ahli materi pelajaran untuk Fungsi Bisnis harus dikonsultasikan untuk mendapatkan panduan.

Penyimpanan di Luar Lokasi

Iron Mountain adalah vendor penyimpanan luar lokasi yang disetujui untuk TELUS Health di Amerika Utara. Duplikat, draf, dan salinan praktis dari Arsip Resmi tidak memenuhi syarat untuk disimpan di Iron Mountain.

Penyimpanan Sistem

Sistem dan aplikasi juga harus memiliki Arsip yang disimpan dengan cara yang memungkinkan penyimpanan dan pemusnahan sesuai dengan Jadwal ini.

Jadwal oleh Fungsi Bisnis

TELUS Health One

Arsip terkait atau dihasilkan melalui penyediaan layanan ini oleh Perusahaan termasuk, namun tidak terbatas pada, TELUS Health One, penghargaan, pengakuan dan tunjangan, arsip kesehatan, kebugaran, nutrisi, pelatihan kebugaran, pelatihan dan dukungan tempat kerja, atau layanan terkait lainnya.

Kategori Arsip	Deskripsi Arsip	Contoh	Penangguhan Pajak	Periode Retensi	Retensi dokumen asli diperlukan (Y/T jika Y, jelaskan)
TELUS Health One	Arsip yang mendokumentasikan dan/atau dihasilkan oleh pengguna serta penggunaan TELUS Health One oleh pengguna	Profil pengguna dan informasi penggunaan seperti nama, TTL, alamat email, pengakuan, nomor telepon, riwayat pembelian, dll.	Tidak	6 bulan setelah pemutusan hubungan kontrak pelanggan.	N – Semua file asli adalah digital
TELUS Health One	Arsip dan data Hadiah Spot terkait dengan Hadiah Didanai Klien yang diterbitkan menggunakan fungsi Hadiah Spot	Klien menyetor dan arsip penarikan; permintaan klien menunjuk penerima hadiah dan arsip yang berkaitan dengan pembayaran yang dilakukan ke akun pengguna individu	Ya	7 tahun	N – Semua file asli adalah digital
File cadangan (TH)	File yang dibuat dari sistem cadangan TH untuk tujuan pemulihan sistem jika terjadi keadaan darurat	File cadangan	Tidak	30 hari	N – Semua file asli adalah digital