Bevezetés

A nyilvántartások megőrzési ütemtervét („Ütemterv”) a nyilvántartások kezelésére vonatkozó szabályzattal („Szabályzat”) összhangban kell értelmezni és olvasni, és a Vállalat megőrzési ütemterveinek minden korábbi változatát felváltja. Ez az Ütemterv meghatározza azokat a konkrét megőrzési időszakokat, amelyek az Egyesült Államokban és Kanadában a nyomtatott és elektronikus formában tárolt, jogi, nyilvántartási vagy üzleti okokból megőrzést igénylő Nyilvántartásokra vonatkoznak. Ezen megőrzési időtartamok a Vállalat egész vállalatra kiterjedő nyilvántartás-megőrzési stratégiájának továbbfejlesztésére szolgálnak majd, amint az idővel tovább fejlődik és teljes mértékben végrehajtásra kerül.

Az Ütemterv felsorolja a hivatalos nyilvántartás vagy a nyilvántartás végleges változatának megőrzési idejét, függetlenül az adathordozótól vagy a tárolás helyétől. Azokat a hivatalos nyilvántartásokat, amelyek elérték az ezen ütemtervben meghatározott megőrzési időszakot, meg kell semmisíteni mindaddig, amíg azok nem állnak jogi vagy adóellenőrzési visszatartás hatálya alatt. A hivatalos nyilvántartások tárolhatók fizikai vagy elektronikus formában.

A hivatalos nyilvántartások tervezeteit, másodpéldányait vagy kényelmi példányait nem szabad tovább megőrizni, mint amennyi a munkaköri feladatok ellátásához szükséges, és semmiképpen sem a hivatalos nyilvántartások megőrzési idejénél tovább, kivéve, ha a nyilvántartások adóellenőrzési vagy jogi visszatartás hatálya alatt állnak.

A szabályzatban használt kifejezések alkalmazandók erre az ütemtervre, az újonnan bevezetett kifejezések meghatározása pedig az alábbiakban olvasható.

Az ütemterv szerkezete

Üzleti funkció: Az ütemterv elsősorban üzleti funkciók szerint szerveződik. Minden egyes üzleti funkció az üzleti tevékenységek, mint például a pénzügy és számvitel, a humán erőforrás vagy az adóügy egy-egy fő kategóriáját képviseli. Minden egyes üzleti funkció a tartalomjegyzékben található. Az üzleti funkció nem egy adott osztályt képvisel, hanem egy tágabb tevékenységi kategóriát vagy tárgykört jelöl.

Amennyiben egy adott osztály vagy üzleti terület olyan dokumentumokkal rendelkezik, amelyek csak arra az osztályra vagy üzleti területre jellemzőek, külön nyilvántartási kategóriát rendeltek hozzá.

A megőrzés kiszámítása

Eseményvezérelt: Minden olyan nyilvántartás, amelynek megőrzési ideje eseményfüggő, mint például az „Ingatlan bérbeadása” vagy a „Munkaviszony megszűnése”, az esemény dátumától számított megőrzési időszakot foglal magában. Például, ha egy munkavállaló egy adott év augusztusában lép ki, a hivatalos személyzeti nyilvántartása a munkavállaló kilépésétől számított 8 év elteltével megsemmisíthető.

Nem eseményvezérelt: Ha a megőrzési időszakhoz nem kapcsolódik esemény, akkor a nyilvántartásokat az adott időszakig és a létrehozásuk évének fennmaradó részéig kell megőrizni. Egy másik példát alkalmazva, ha egy nyilvántartást valamikor az év közepén hoznak létre, és annak megőrzési ideje 8 év, akkor azt a létrehozás évének hátralévő részében és további 8 évig kell megőrizni.

Határozatlan: Ha egy nyilvántartás „határozatlan” megőrzési időtartamú, az azt jelzi, hogy a pontos megőrzési időtartam jelenleg nem határozható meg. A határozatlan megőrzési idővel rendelkező nyilvántartásokat időszakonként át kell tekinteni annak megállapítása érdekében, hogy szükséges-e azok megőrzése jogi vagy üzleti szempontból.

A megőrzés kiszámítására vonatkozó példák

Létrehozás vagy esemény	Megőrzés	Az alábbi időpontig őrizze meg	Magyarázat
2014.06.15. (nyilvántartás létrehozása)	8 év	2022.12.31.	Őrizze meg a létrehozás teljes naptári éve alatt + további 8 évig
2015.01.05. (kiváltó esemény)	Lejárat + 8 év	2023.01.06.	Őrizze meg a kiváltó eseményt követő 8 évig (lejárat)
2015.01.05.	Határozatlan	Még meghatározandó	A nyilvántartásokat rendszeresen felül kell vizsgálni, hogy megállapítsák az állapotukat és azt, hogy indokolt-e azokat megsemmisíteni.

Meghatározások

Megsemmisítés: Egy nyilvántartás eltávolításának vagy törlésének eljárása, miután letelt a megőrzési időszak, és az adóellenőrzési vagy jogi visszatartások feloldásra kerültek.

Nem nyilvántartás: Külső dokumentumok és kiadványok, például cikkek, hírlevelek vagy sajtóközlemények, amelyek megőrzése nem szükséges. A nem nyilvántartásként szereplő anyagokat akkor kell megsemmisíteni, amikor már nincs rájuk hivatkozási céllal szükség, ami általában két évnél nem hosszabb idő.

Hivatalos nyilvántartások: Teljes és végleges nyilvántartások, amelyek megőrzésére jogi, adatrögzítési vagy üzleti okokból van szükség. A hivatalos nyilvántartások bizonyítékul szolgálnak a Vállalat üzleti funkcióiról, szabályzatairól, döntéseiről, eljárásairól, működéséről, szolgáltatásnyújtásáról, valamint belső és külső tranzakcióiról.

Hivatalos nyilvántartások tulajdonosa: A hivatalos nyilvántartás vezetéséért felelős osztály, üzletág vagy munkakör, amelynek feladata, hogy megfeleljen az ezen ütemtervben meghatározott megőrzési követelményeknek. A hivatalos nyilvántartások tulajdonosa általában, de nem mindig az az osztály, üzletág vagy munkakör, amelyik a nyilvántartást létrehozta.

Adóellenőrzési visszatartás: Az az eljárás, amelynek segítségével egy folyamatban lévő adóellenőrzés miatt átmenetileg felfüggesztik bizonyos nyilvántartások megsemmisítését, még akkor is, ha a nyilvántartások megsemmisítésre jogosultak.

Nem hivatalos nyilvántartások: Olyan nyilvántartások, amelyeket nem kell jogi, adatrögzítési vagy üzleti szükségletek miatt megőrizni, kivéve, ha adóellenőrzési vagy jogi visszatartás hatálya alá tartoznak. Ezek közé tartozhatnak a hivatalos nyilvántartások tervezetei, másolatai vagy „kényelmi” példányai. Ezeket meg lehet semmisíteni, ha már nem szolgálnak többé valamilyen célra.

Szerződéses megőrzési követelmények

Amennyiben egy szerződés olyan megőrzési követelményt határoz meg, amely hosszabb, mint a jelen ütemtervben meghatározott hatályos megőrzési időszak, a szerződés szerinti megőrzési követelmény felülírja a vállalati megőrzési időszakot. Amennyiben a megőrzési követelmény rövidebb, mint a hatályos megőrzési időszak, az üzleti feladatkör szakértőjével kell konzultálni útmutatásért.

Telephelyen kívüli tárolás

Az Iron Mountain a TELUS Health jóváhagyott telephelyen kívüli tárolási szolgáltatója Észak-Amerikában. A hivatalos nyilvántartások másodpéldányai, tervezetei és kényelmi példányai nem tárolhatók az Iron Mountain-nél.

Rendserekkel kapcsolatos tárolás

A rendszereknek és alkalmazásoknak szintén rendelkezniük kell olyan módon tárolt nyilvántartásokkal, amelyek lehetővé teszik a jelen ütemtervvel összhangban lévő megőrzést és megsemmisítést.

Ütemtervek üzleti funkció szerin

TELUS Health One

A Vállalat által nyújtott ilyen szolgáltatásokkal kapcsolatos vagy azok során keletkezett nyilvántartások, beleértve, de nem kizárólagosan a következőket: TELUS Health One, jutalmak, elismerések és juttatások, egészségügyi, wellness, táplálkozási, fitnesztréning, munkahelyi tréning és támogatás vagy egyéb kapcsolódó szolgáltatások nyilvántartása.

Nyilvántartás kategóriája	Nyilvántartás leírása	Példák	Adóügyi visszatartás	Megőrzési időszak	Az eredeti dokumentumok megőrzése szükséges (I/N, ha I, írja le)
TELUS Health One	Olyan nyilvántartások, amelyek a felhasználót dokumentálják (vagy ő generálta őket) valamint a TELUS Health One-nak a felhasználó általi alkalmazását rögzítik	Felhasználói profil és felhasználási információk, mint például név, születési dátum, e-mail cím, elismerések, telefonszám, vásárlási előzmények stb.	Nem	6 hónappal az ügyfél szerződéses kapcsolatának megszűnését követően.	N – Minden eredeti fájl digitális
TELUS Health One	Spot Rewards (azonnali jutalmak) adatai és a Spot Rewards funkció használatával kiadott, az ügyfél által finanszírozott jutalmakra vonatkozó nyilvántartások	Az ügyfelek befizetési és pénzkivételi nyilvántartásai; a jutalom címzettjeinek kijelölésére vonatkozó ügyfélkérelmek és az egyéni felhasználói számlákra történő kifizetésekkel kapcsolatos nyilvántartások	Igen	7 év	N – Minden eredeti fájl digitális
Biztonsági mentés fájljai (TH)	Az TH biztonsági mentési rendszerekből létrehozott fájlok a rendszer vészhelyzetben történő helyreállítása céljából	Biztonsági mentés fájljai	Nem	30 nap	N – Minden eredeti fájl digitális