नीति
TELUS Health, इसकी सहायक कंपनियों और इकाइयों (“TELUS Health” या “Company”) द्वारा तैयार, उपयोग और संग्रहित किए गए रिकॉर्ड और दस्तावेज़ कंपनी के महत्वपूर्ण संपत्तियों में शामिल हैं। इसमें कंपनी के ज्ञापनों, पत्रव्यवहार, रिपोर्टों, कार्य-पत्रों, प्रस्तुतियों और ईमेलों (“Record” या “Records”) सहित किसी भी फॉर्मेट या माध्यम, हार्ड-कॉपी या इलैक्ट्रानिक, में सब दस्तावेज़ और रिकॉर्ड शामिल हैं।
इस रिकॉर्ड प्रबंधन नीति (“Policy”) का उद्देश्य कंपनी के व्यवसायिक कार्यों और गतिविधियों में सहायता के लिए प्रामाणिक, विश्वसनीय, स्थायी और उपयोग करने योग्य रिकॉर्ड तैयार करने व उनका प्रबंधन करने के लिए आवश्यकताओं को परिभाषित और स्थापित करना है। इस नीति को कंपनी द्वारा सब कानूनों और नियमोंं का अनुपालन, कानूनी/अनुबंधात्मक अभिलेख रक्षण की आवश्यकताओं का अनुपालन, प्रभावी संचालन, कानूनी व अन्य कार्यवाहियों से सम्बंधित रिकॉर्डों की सुरक्षा और आवश्यकतानुसार उनका डिस्ट्रक्शन सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
एप्लिकेशन
यह नीति, फॉर्मेट पर ध्यान दिए बिना, कंपनी के सब क्षेत्रों (“Program Area”) और रिकॉर्डों (उदाहरणार्थ ईमेल खातों द्वारा प्रेषित या प्राप्त रिकॉर्ड, इलैक्ट्रानिक रिकॉर्ड, पेपर रिकॉर्ड, इत्यादि) पर लागू होती है। कंपनी का प्रत्येक निदेशक, अधिकारी, कर्मचारी और ठेकेदार (सामूहिक रूप से “Company Personnel”) इस नीति को समझने व उसके अनुसरण सुनिश्चित करने के लिए उत्तरदायी है।
इस नीति का अनुसरण सुनिश्चित करने के साथ-साथ कंपनी स्टाफ़ द्वारा कंपनी की गोपनीय जानकारी नीति, कंपनी की डेटा और रिकॉर्ड वर्गीकरण नीति, कंपनी की गोपनियता नीति, सब सुरक्षा नीतियाँ, लागू गोपनियता कानून और कंपनी के साथ या कंपनी और इसके भागीदारों और ग्राहकों के बीच किसी भी अन्य समझोते की शतों का अनुसरण भी करना होगा। इस नीति में “Record” शब्द के उपयोग का कंपनी की डेटा और रिकॉर्ड वर्गीकरण नीति में “Data” शब्द के अर्थ जैसा ही होगा।
अनिवार्य आवश्यकताएं
रिकॉर्डों का निर्माण, प्रबंधन और वितरण
इस नीति के तहत स्थापित आवश्यकताओं और दिशानिर्देशों पर आधारित प्रत्येक कार्यक्रम क्षेत्र को रिकॉर्डों का निर्माण, प्रबंधन और वितरण की जवाबदेही सुनिश्चित करने और कार्यक्रम क्षेत्र की व्यवसायिक जरूरतों की सहायता करनी होगी। प्रत्येक कार्यक्रम क्षेत्र को वर्तमान कानूनी, वित्तिय और अन्य व्यवसायिक जरूरतों के लिए रिकॉर्डों की संपूर्णता, विश्वसनीयता और पुन:प्राप्ति भी सुनिश्चित करनी होगी।
रिकॉर्डों के निर्माण, प्रबंधन और वितरण की जवाबदेही कार्यक्रम क्षेत्र में व्यवसाय के मालिक की होती है।
रिकॉर्डों का वर्गीकरण
प्रत्येक कार्यक्रम क्षेत्र में रिकॉर्डों का उनके व्यवसायिक कार्यों और गतिविधिओं के आधार पर निम्न सुनिश्चित किए जाने के लिए वर्गीकरण किया जाना चाहिए :
- व्यवसायिक निर्णयों या लेनदेन से सम्बंधित सब रिकॉर्डों का आसानी से स्थापन और पुन: प्राप्त करना;
- रिकॉर्डों के दोहरे संग्रहण को कम से कम किया जाना;
- उपयोगकर्ता की अनुमतियों और गोपनीयता व सुरक्षा उपायों को निरन्तर और उचित रूप से लागू किया जाना; और
- रिटेंशन आवश्यकताओं को उचित रूप से लागू किया जाना।
रिकॉर्डों का वर्गीकरण करते हुए, कंपनी स्टाफ़ द्वारा कंपनी की डेटा और रिकॉर्ड वर्गीकरण नीति और जानकारी सुरक्षा नीति और मानकों का अनुसरण करना होगा।
रिकॉर्डों का संग्रहण और प्रबंधन
रिकॉर्डों को शेयर्ड संग्राहकों में संग्रहित किया जाना चाहिए और प्रत्येक कार्यक्रम क्षेत्र द्वारा निम्न सुनिश्चित किए जाने के लिए प्रबंध किया जाना चाहिए :
- वे दक्षता से आवश्यकतानुसार स्थापित, पहचाने और पुन: प्राप्त किये जा सके;
- पहुंच, सुधार और निस्तारण से सम्बंधित सुरक्षा नियमों को लागू करने के लिए अविरूद्ध और सर्वसमावेशी उपयोग;
- अनावश्यक दोहराव हटाना; और
- अभिलेखागार (आर्काइव) में हस्तान्तरण और संग्रहण सहित रिटेंशन की आवश्यकतानुसार प्रभावशाली वितरण चालू करना।
रिकॉर्डों का रिटेंशन और वितरण
लागू वैधानिक और नियामक आवश्यकताओं, और कंपनी के साथ या कंपनी, इसके भागीदारों और ग्राहकों के बीच किसी भी समझौते की शर्तों को ध्यान में रखते हुए कंपनी स्टाफ़ द्वारा रिकॉर्डों के आवश्यकतानुसार विधिसम्मत प्रयोजन अथवा कानूनी उद्देश्य के लिए उचित अवधि के लिए कार्यक्रम क्षेत्र में रखा जाना चाहिए।
व्यवसायों के मालिकों को यह सुनिश्चित करना होगा कि उनके कार्यक्रम क्षेत्र में रिकॉर्डों का प्रबंधन, संग्रहण और वितरण लागू रिकॉर्ड रिटेंशन अनुसूची (“Schedule”) की आवश्यकताओं के अनुसार किया जाए।
प्रत्येक कार्यक्रम क्षेत्र में रिकॉर्डों के रिटेंशन की आवश्यकताएं निम्न को ध्यान में रखते हुए लागू अनुसूची के अनुसार, विषय विशेषज्ञों के साथ परामर्श करते हुए निर्धारित की जाती हैं :
- व्यवसायिक आवश्यकताएं;
- रिकॉर्डों से सम्बंधित विशिष्ट कानूनी और नियामक आवश्यकताएं;
- अनुबंधात्मक प्रतिबद्धताएं;
- रिकॉर्डों द्वारा गतिविधियों और निर्णयों को दस्तावेजों में परिवर्तित करने की जवाबदेही सुनिश्चित करने की आवश्यकता; और
- रिकॉर्डों की सामग्रियों के संरक्षण में अन्य पक्षों के अधिकार और हित।
सम्बंधित कार्यक्रम क्षेत्रों सहित कंपनी के कब्जे में रिकॉर्डों पर निम्न लागू हो सकते हैं :
- कानूनी कार्यवाहियाँ; और
- लागू वैधानिक और नियामक आवश्यकताओं के अंतर्गत पहुंच अनुरोध, और कंपनी के साथ या कंपनी, इसके भागीदारों और ग्राहकों के बीच किसी भी समझौते की शर्तें।
यदि उपरोक्त में से किसी के भी अंतर्गत कोई अनुरोध प्राप्त होता है, तो कंपनी स्टाफ़ को सब सम्बंधित रिकॉर्डों का संरक्षण व प्रस्तुति के साथ-साथ इस नीति के कानूनी रोक खंड में वर्णित आवश्यकताओं का अनुसरण करना होगा।
ईमेल रिटेंशन
ईमेल सहित ईमेल खातों के उपयोग द्वारा निर्मित, प्रेषित या प्राप्त रिकॉर्ड इस नीति के अधीन होंगे।
किसी ईमेल खाते को डिसेबल या मिटाने से पहले, ईमेल खाते के उपयोग से निर्मित, प्रेषित या प्राप्त रिकॉर्डों का प्रबंधन उपरोक्त आवश्यकताओं के अनुसार किया जाना चाहिए।
इस प्र्कार के रिकॉर्डों को किसी व्यक्ति के निजी कंप्यूटर की हार्ड-ड्राइव पर, पोर्टल उपकरणों या हटाये जा सकने वाले मीडिया में, किसी की निजी नेटवर्क ड्राइव या इलैक्ट्रोनिक कार्यस्थल पर, ईमेल खातों में या हार्डकॉपी रिकॉर्डों के मामले में किसी व्यक्ति के फिज़िकल फाइल संग्रहण में संग्र्हित नहीं किया जाना चाहिए।
रिकॉर्डों का आर्काइव करना और संग्रहण
रिकॉर्डों की हार्डकॉपीयाँ जिनकी सक्रिय रिकॉर्ड के रूप में तुरन्त आवश्यकता न हो परन्तु अभी भी उनके शेष निर्धारित रिटेंशन अवधि के लिए रखरखाव की आवश्यकता हो तो उन्हें आर्काइव किया जाना चाहिए। कंपनी-अनुमोदित ऑफ़साइट संग्रहण इकाई में रिकॉर्डों को आर्काइव करने का प्रबंध करने के लिए कंपनी स्टाफ़ को कॉर्पोरेट सेवा विभाग या क्षेत्रीय कार्यालय प्रबंधन से सम्पर्क करना चाहिए। ऑफ़साइट संग्रहण इकाई में आर्काइव करने का प्रबंध करते समय, कंपनी स्टाफ़ को रिकॉर्ड डिस्ट्रक्शन कार्य के लिए डिस्ट्रक्शन तिथि नियत करनी होगी।
कानूनी रोक
किसी विचाराधीन या अपेक्षित कानूनी कार्यवाही, ऑडिट या विवेचना से सम्बंधित रिकॉर्डों को संरक्षण प्रदान करना होगा। रिकॉर्ड के फाइनल, आधिकारिक संस्करण होने की स्थिति पर ध्यान दिए बिना किसी भी रिकॉर्ड पर “Legal Hold” लगाया जा सकता है। कंपनी स्टाफ़ जिन्हें कानूनी, जोखिम और गोपनियता विभाग या किसी अन्य स्रोत से किसी नोटिस के माध्यम से किन्हीं रिकॉर्डों पर कोई कानूनी रोक होने की सूचना दी जाती है तो उन्हें तुरन्त यह सुनिश्चित करना होगा कि नोटिस में वर्णित कानूनी रोक के अधीन सब रिकॉर्ड सुरक्षित हैं और रोक लिए गए हैं। यदि कंपनी स्टाफ़ को किसी विचाराधीन या अपेक्षित कानूनी कार्यवाही, ऑडिट या विवेचना, या सम्मन की जानकारी प्राप्त होती है, तो उन्हें वे सब प्रासंगिक रिकॉर्ड सुरक्षित व रोक कर रखने होंगे और कानूनी, जोखिम और गोपनियता विभाग को सूचित करना होगा।
कंपनी स्टाफ़ किसी विचाराधीन या अपेक्षित कानूनी कार्यवाही, ऑडिट या विवेचना से सम्बंधित रिकॉर्डों को किसी भी परिस्थिति में बदल, नष्ट या छुपा कर नहीं रख पाएंंगे। ऐसा कोई भी कार्य कानूनी कार्यवाही, ऑडिट या विवेचना पर महत्वपूर्ण प्रतिकूल प्रभाव डाल सकता है। रिकॉर्डों में अनधिकृत परिवर्तन, डिस्ट्रक्शन या छुपाने के कारण कंपनी स्टाफ़ के विरुद्ध कानूनी देनदारी के साथ-साथ निलम्बन अथवा कोई अन्य अनुशासनात्मक कार्यवाही की जा सकती है।
वार्षिक रिकॉर्ड समीक्षा
कंपनी स्टाफ़ को उनके कब्ज़े में ईमेलों सहित सब कंपनी रिकॉर्डों की निरन्तर और कम से कम एक बार प्रति वर्ष, समीक्षा करनी चाहिए। ऐसा करते समय, कंपनी स्टाफ़ को डिस्ट्रक्शन के लिए उन रिकॉर्डों की पहचान करनी होगी जिन्होंने निर्धारित रिटेंशन अवधी पार कर ली हो परन्तु किसी कानूनी रोक के अधीन या किसी विवेचना या ऑडिट के कारण रोक कर रखें गए हैं।
रिकॉर्डों की डिस्ट्रक्शन
निम्न सब कसौटियों की संतुष्टि पर ही रिकॉर्डों को नष्ट किया जाएगा :
- रिकॉर्डों ने अपना वांछित उद्देश्य पूरा कर लिया है; और
- लागू रिटेंशन अवधी समाप्त हो गई है; और
- रिकॉर्डों का प्रबंधन करने वाले कंपनी स्टाफ़ के पास लिखित प्रमाण है कि वे रिकॉर्ड किसी कानूनी रोक के अधीन नही हैं।
प्रश्न और अनुपालन
रिकॉर्डों के रिटेंशन से सम्बंधित वे सब प्रश्नों को, जिनका इस नीति में निदान न किया गया हों, कानूनी, जोखिम और गोपनियता विभाग को भेजा जाना चाहिए जो रिकॉर्ड से सम्बंधित कार्यक्रम क्षेत्र में विषय विशेषज्ञों के साथ परामर्श के बाद दिशानिर्देश प्रदान करेगा।
हार्ड-कॉपी रिकॉर्डों (अर्थात पेपर) को आर्काइव करने और डिस्ट्रक्शन से सम्बंधित सब प्रश्न कॉर्पोरेट सेवा विभाग या क्षेत्रीय कार्यालय प्रबंधन को भेजे जाने चाहिए।
कानूनों, नियमों या व्यवसायिक आवश्यकताओं में परिवर्तन पर विचार करने के लिए इस नीति की समय-समय पर कानूनी, जोखिम और गोपनियता विभाग द्वारा समीक्षा की जाएगी।