भूमिका

यह रिकॉर्ड रिटेंशन अनुसूची (“Schedule”) रिकॉर्ड प्रबंधन नीति (“Policy”) के अनुसार पढ़ने व समझने के लिए तैयार की गई है व कंपनी की पिछली किसी भी रिटेंशन अनुसूची के स्थान पर इसका उपयोग किया जाएगा। यह अनुसूची U.S. और कनाडा में कानूनी, रिकॉर्ड रक्षण और व्यवसायिक उद्देश्यों के लिए हार्ड-कॉपी और इलैक्ट्रानिक रिकॉर्डं पर लागू होने वाली निश्चित रिटेंशन अवधियों की जानकारी प्रदान करती है। इन रिटेंशन अवधियों का उपयोग पूरी कंपनी में अभिलेख रिटेंशन कार्यनीति में सुधार करने के लिए किया जाएगा और ये पूरी तरह अमल में लायी जायेंगी क्योंकी समय के साथ-साथ इनमें विकास होता रहता है।

मीडिया या संग्रहण के स्थान पर ध्यान दिए बिना इस अनुसूची में आधिकारिक रिकॉर्ड या रिकॉर्ड के अंतिम संस्करण की रिटेंशन अवधियाँ सूचीबद्ध हैं। इस अनुसूची में वर्णित रिटेंशन अवधियों का अनुपालन करने वाले आधिकारिक रिकॉर्डों को किसी कानूनी रोक या टैक्स आडिट रोक तक लागू रखा जाना चाहिए। आधिकारिक रिकॉर्डों का वास्त्तविक या इलैक्ट्रानिक फ़ार्मेट में संग्रहण किया जा सकता है।

आधिकारिक रिकॉर्डों के ड्राफ्ट, प्रतिलिपियों या सहूलियत कापियों को किसी कार्य के दायित्व पूरा करने के लिए आवश्यक समय से अधिक और किसी भी स्थिति में किसी कानूनी रोक या टैक्स आडिट रोक की स्थिति के अतिरिक्त आधिकारिक रिकॉर्डों को उनकी रिटेंशन अवधि से अधिक तक रोक कर नहीं रखा जाना चाहिए।

नीति में प्रयुक्त शब्द इस अनुसूची में लागू किए गए हैं, और उनका निम्न नये शब्दों के साथ प्रयोग किया गया है।

अनुसूची ढांचा

व्यवसायिक कार्य : मुख्यत: व्यवसायिक कार्य के आधार पर यह अनुसूची तैयार की गई है। प्रत्येक व्यवसायिक कार्य किसी वित्त और लेखांकन, मानव संसाधन या टैक्स जैसी व्यवसायिक कार्य गतिविधि की प्रमुख श्रेणी का प्रतिनिधित्व करता है। विषय-सूची में प्रत्येक व्यवसायिक कार्य का उल्लेख किया गया है। व्यवसायिक कार्य किसी विशेष विभाग का प्रतिनिधित्व नहीं करता है, अपितु यह किसी गतिविधि या विषय क्षेत्र की विस्तृत श्रेणी की पहचान करता है।

किसी विशेष विभाग या कार्य-क्षेत्र में उस विभाग या कार्य-क्षेत्र से सम्बंधित विशिष्ट दस्तावेज़ होने की स्थिति में एक अलग श्रेणी नियत की गई है।

रिटेंशन गणना

घटना आधारित : “संपत्ति का पट्टा" या “रोजगार की समाप्ति" जैसी घटना आधारित रिटेंशन अवधियों के सब रिकॉर्डों में एक रिटेंशन अवधि शामिल होती है जिसकी घटना की तिथि से गणना की जाती है। उदाहरण के तौर पर, यदि कोई कर्मचारी किसी विशिष्ट वर्ष के अगस्त में नौकरी छोड़ता है, तो उसके द्वारा नौकरी छोड़ने की तिथि के 8 वर्षों के बाद उसके आधिकारिक रिकॉर्ड नष्ट किए जा सकते हैं।

गैर-घटना आधारित : यदि रिटेंशन अवधि के साथ कोई सम्बंधित जुड़ी घटना नहीं है, तो उस समयावधि के साथ-साथ उस विशिष्ट वर्ष की शेष अवधि के लिए भी रिकॉर्डों का रिटेंशन किया जाना चाहिए। एक अन्य उदाहरण लेते हुए, यदि एक रिकॉर्ड को वर्ष के मध्य में किसी समय पर तैयार किया जाता है और उसकी रिटेंशन अवधि 8 वर्ष है, तो उसे उस विशिष्ट वर्ष की शेष अवधि के साथ-साथ 8 अतिरिक्त वर्षों के लिए भी रखा जाना चाहिए।

अनिश्चित कालीन : यदि किसी रिकॉर्ड की अवधि “Indefinite" है तो यह उस विशिष्ट समय पर उस रिकॉर्ड की सटीक रिटेंशन अवधि का निर्धारण करने में असमर्थता दर्शाता है। अनिश्चित कालीन अवधि वाले रिकॉर्डों की उनके कानूनी या व्यवसायिक कारणों से रखने की आवश्यकता निर्धारित करने के लिए समय-समय पर समीक्षा की जाएगी।

रिटेंशन गणना के उदाहरण

निर्माण या घटना	रिटेंशन	वांछित रिटेंशन अवधि	स्पष्टीकरण
6/15/2014 (रिकॉर्ड तैयार करने की तिथि)	8 वर्ष	12/31/2022	तैयार किए जाने वाला पूरा वर्ष + 8 अतिरिक्त वर्ष रखें
1/5/2015 (ट्रिगर घटन)	समापन तिथि + 8 वर्ष	1/6/2023	ट्रिगर घटना (समापन तिथि) के बाद 8 वर्ष रखें
1/5/2015	अनिश्चित कालीन	TBD	रिकॉर्डों की समय-समय पर समीक्षा की जानी चाहिए ताकी उनकी वस्तु-स्थिति या उचित रिटेंशन की आवश्यकता निर्धारित की जा सके।

व्याख्याएं

डिस्ट्रक्शन : रिटेंशन अवधि की समाप्ति अथवा टैक्स आडिट रोक या कानूनी रोक हटाए जाने की स्थिति में किसी रिकॉर्ड को हटाने या मिटाने की प्रक्रिया।

गैर-रिकॉर्ड : लेख, न्यूज़लैटर य प्रेस विज्ञप्तियों जैसे बाहरी दस्तावेज़ और प्रकाशन जिनके रिटेंशन की आवश्यकता नहीं है। यथासम्भव गैर-रिकॉर्ड सामग्रियों की संदर्भ हेतु आवश्यक अवधि, जो अक्सर दो वर्षों से अधिक नहीं होती है, के तुरंत बाद हटा देनी चाहिए।

आधिकारिक रिकॉर्ड : कानूनी, अभिलेख रक्षण, या व्यवसायिक कारणों से रखे जाने वाले पूरे और निर्णायक रिकॉर्ड। आधिकारिक रिकॉर्ड कंपनी के व्यवसायिक कार्यों, नीतियों, निर्णयों, प्रक्रियाओंं, संचालन, सेवा के प्रावधान और आंतरिक और बाहरी लेनदेन के साक्ष्य प्रदान करते हैं।

आधिकारिक रिकॉर्ड के मालिक : इस अनुसूची में वर्णित रिटेंशन आवश्यकताओं का अनुपालन करने के लिए आधिकारिक रिकॉर्डों के रखरखाव के लिए उत्तरदायी विभाग, कार्य-क्षेत्र या कार्य। आमतौर पर, परन्तु सदैव नहीं, आधिकारिक रिकॉर्डों के मालिक उनको तैयार करने वाले विभाग, कार्य-क्षेत्र या कार्य होते हैं।

टैक्स आडिट रोक : रिकॉर्डों को नष्ट करने के लिए उपयुक्त होने के बावजूद, मौजूदा टैक्स आडिट के कारण कुछ रिकॉर्डों को नष्ट करने की प्रक्रिया को अस्थाई तौर पर टालने की प्रक्रिया का उपयोग।

गैर-आधिकारिक रिकॉर्ड : वे रिकॉर्ड जिन्हें किसी टैक्स आडिट रोक या कानूनी रोक के बिना कानूनी, अभिलेख रक्षण, या व्यवसायिक जरूरतें पूरा करने के लिए रोक कर रखने की आवश्यकता नहीं होती है। इनमें आधिकारिक रिकॉर्डों के ड्राफ्ट, प्रतिलिपियाँ या “सहूलियत” कापियाँ शामिल हो सकती हैं। जब ये किसी काम के लिए वांछित न हों तो इन्हें नष्ट किया जा सकता है।

अनुबंधात्मक रिटेंशन आवश्यकताएं

किसी अनुबंध में रिटेंशन आवश्यकता का इस अनुसूची में वर्णित रिटेंशन अवधि से अधिक होने की स्थिति में अनुबंधात्मक रिटेंशन आवश्यकता को कंपनी रिटेंशन अवधि के उपर प्राथमिक्ता दी जाएगी। यदि किसी अनुबंध में रिटेंशन आवश्यकता को प्रयोज्य रिटेंशन अवधि से कम दर्शाया जाता है तो मार्गदर्शन के लिए इसकी किसी विषय व्यवसायिक कार्य के विशेषज्ञ से चर्चा की जानी चाहिए।

ऑफ़साइट संग्रहण

उत्तरी अमेरिका में TELUS Health के लिए आयरन माउंटेन अनुमोदित ऑफ़साइट संग्रहण सेवाप्रदाता है। आयरन माउंटेन में संग्रहण के लिए आधिकारिक रिकॉर्डों के ड्राफ्ट, प्रतिलिपियाँ या “सहूलियत” कापियाँ वांछनीय नही हैं।

सिस्टम संग्रहण

सिस्टमों और एप्लिकेशनों में रिकॉर्डों का संग्रहण इस प्र्कार होना चाहिए कि उनका रिटेंशन और डिस्ट्रक्शन इस अनुसूची के अनुकूल हो।

व्यवसायिक कार्य पर आधारित अनुसूचियाँ

TELUS Health One

कंपनी द्वारा इन सेवाओं को प्रदान करने के माध्यम से सम्बंधित या तैयार किए गए रिकॉर्डों में बिना किसी सीमा के, निम्न सम्मिलित हैं : TELUS Health One, पुरस्कार, मान्यता और अनुलाभ, स्वास्थ्य रिकॉर्ड, तंदुरुस्ती, आहार, फिटनेस कोचिंग, कार्यस्थल प्रशिक्षण और सहयोग या अन्य संबंधित सेवाएं।

रिकॉर्ड श्रेणी	रिकॉर्ड विवरण	उदाहरण	टैक्स रोक	रिटेंशन अवधि	मौलिक दस्तावेजों के रिटेंशन की आवश्यकता (Y/N यदि Y, तो विवरण दें)
TELUS Health One	उपयोगकर्ताओं और व्यक्तियों द्वारा TELUS Health One का उपयोग करके रिकॉर्ड बनाना और/या तैयार करना।	नाम, जन्मतिथि, ईमेल पता, स्वीकृतियां, फ़ोन नम्बर, खरीद इतिहास, इत्यादि जैसी उपयोगकर्ता प्रोफाइल और उपयोग जानकारियां।	नहीं	ग्राहक के ग्राहक-अनुबंध संबंध समाप्ति के 6 महीने के बाद।	N – सब मौलिक फाइलें डिजिटल हैं
TELUS Health One	स्पॉट पुरस्कार कार्यात्मकता का प्रयोग करते हुए ग्राहक फंडिड पुरस्कारों से सम्बंधित स्पॉट पुरस्कारों के डेटा और रिकॉर्ड	ग्राहक के जमा करने व निकासी के रिकॉर्ड; पुरस्कार प्राप्तकर्ताओं के नामांकन के अनुरोध और व्यक्तिगत उपयोगकर्ता खातों में भुगतान किए जाने से सम्बंधित रिकॉर्ड	हाँ	7 वर्ष	N – सब मौलिक फाइलें डिजिटल हैं
बैकअप फाइलें (TH)	आपातकालीन घटना की स्थिति में TH बैकअप सिस्टमों से सिस्टम पुन:स्थापन के लिए तैयार की गई फाइलें	बैकअप फाइलें	नहीं	30 दिन	N – सब मौलिक फाइलें डिजिटल हैं