Politique
Les documents créés, utilisés et conservés par TELUS Santé, ses filiales et ses sociétés affiliées (« TELUS Santé » ou « l’Entreprise ») font partie des atouts les plus importants de l’entreprise. Cela comprend tous les documents de l’entreprise, sous n’importe quel format, que ce soit en copie physique ou numérique, y compris les mémos, correspondances, rapports, documents de travail, présentations et e-mails (« Document » ou « Documents »).
L’objectif de cette politique de gestion des documents (« Politique ») est de définir et établir des critères pour la création et la gestion de documents authentiques, fiables, durables et utilisables afin de soutenir les fonctions et activités commerciales de l’entreprise. La politique vise à garantir que l’entreprise soit conforme aux lois et réglementations, respecte les critères légaux/contractuels de conservation des documents, fonctionne efficacement, préserve les documents liés à des procédures juridiques ou autres et élimine les documents le cas échéant.
Application
Cette politique s’applique à tous les secteurs de l’entreprise (« Secteur de programme ») et à tous les documents indépendamment de leur format (ex : les documents envoyés ou reçus par e-mail, les documents électroniques, les documents papiers, etc.) Chaque directeur, responsable, employé et prestataire de l’entreprise (collectivement « le Personnel de l’entreprise ») est responsable de s’assurer qu’il/elle comprend et respecte cette politique.
Outre la conformité à cette politique, le personnel de l’entreprise doit également respecter la politique quant aux informations confidentielles de l’entreprise, la politique de classification des données et documents de l’entreprise, la politique de confidentialité de l’entreprise, toutes les politiques de sécurité, la loi applicable sur le respect de la vie privée, ainsi que les conditions et tout autre accord avec l’entreprise ou entre l’entreprise, ses partenaires et ses clients. L’utilisation du terme « Document » dans cette politique a la même signification que le terme « Données » dans la politique de classification des données et documents de l’entreprise.
Exigences réglementaires
Création, gestion et élimination des documents
Chaque secteur de programme doit, conformément aux critères et consignes établies dans cette politique, créer, gérer et éliminer les documents afin de garantir la responsabilité du programme et soutenir les besoins commerciaux du secteur de programme. Chaque secteur de programme doit également garantir l’intégrité, la fiabilité et accessibilité des documents qui font l’objet d’une demande juridique, fiscale ou autre.
La responsabilité pour la création, gestion et élimination des documents échoit au propriétaire entrepreneur du secteur de programme.
Classification des documents
Les documents doivent être classés selon les fonctions et activités commerciales de chaque secteur de programme de manière à :
- permettre de situer et retrouver facilement les documents complets liés aux décisions ou transactions commerciales ;
- minimiser les doublons dans les documents conservés ;
- permettre d’appliquer de manière systématique et appropriée des autorisations et le respect de la vie privée des utilisateurs et des protections de sécurité ; et
- permettre d’appliquer de manière pertinente des critères de conservation.
Lors du classement des documents, le personnel de l’entreprise doit se conformer à la politique de classification des données et documents de l’entreprise et à la politique et normes de sécurité d’information.
Conservation et gestion des documents
Les documents doivent être conservés dans des dépôts partagés et gérés par chaque secteur de programme, de manière à :
- être efficacement localisés, identifiés et retrouvés temps qu’ils sont nécessaires ;
- appliquer des règles de sécurité cohérentes et complètes concernant l’accès, la modification et l’élimination ;
- éliminer les doublons non nécessaires ; et
- permettre une élimination efficace, y compris le transfert vers les archives et la conservation, conformément aux critères de conservation.
Conservation et disposition des documents
Le personnel de l’entreprise doit conserver les documents dans un programme de secteur aussi longtemps que nécessaire afin de répondre à un but commercial légitime ou juridique, en prenant en compte les lois et critères réglementaires applicables, et les conditions des accords avec l’entreprise ou entre l’entreprise, ses partenaires et ses clients.
Les propriétaires d’entreprise doivent s’assurer que les documents de leurs secteurs de programmes sont gérés, conservés et éliminés conformément aux critères du calendrier de conservation des document applicable (« Calendrier »).
Les critères de conservation pour les documents, tels que stipulés dans le calendrier applicable, sont déterminés en consultation avec les experts en la matière de chaque secteur de programme, basés sur :
- les besoins commerciaux ;
- les critères juridiques et réglementaires spécifiques aux documents ;
- les engagements contractuels ;
- le besoin de garantir la responsabilité pour les activités et décisions documentées par les documents ; et
- les droits et intérêts des parties prenantes pour la préservation des documents.
Les documents en la possession de l’entreprise, y compris les secteurs de programmes, peuvent être assujettis aux éléments suivants :
- Procédures légales ; et
- Demandes d’accès exprimées conformément aux critères des lois et réglementations applicables et les conditions de tout autre accord avec l’entreprise ou entre l’entreprise, ses partenaires et ses clients.
Lorsqu’une requête est reçue conformément aux éléments sus-mentionnés, le personnel de l’entreprise doit préserver et produire tous les documents pertinents et suivre les critères établis dans la section de Mise en suspens juridique de cette politique.
Conservation des e-mails
Les documents créés, envoyés ou reçus via les adresses e-mail, y compris les e-mails eux-mêmes, sont assujettis à cette politique.
Avant qu’une adresse e-mail soit désactivée ou supprimée, les documents créés, envoyés ou reçus via l’adresse e-mail doivent être traités conformément aux critères sus-établis.
Ce type de document ne doit pas être conservé sur le disque dur d’un ordinateur individuel, un appareil portable ou média amovible, ou un réseau personnel individuel ou espace de travail électronique, adresse e-mail ou, dans le cas des documents physiques, dans un espace de rangement individuel physique.
Archivage et conservation des documents
Les copies physiques des documents qui n’ont plus besoin d’un accès immédiat en tant que document actif, mais qui doivent encore être conservées pour le reste de la période de conservation désignée, doivent être archivées. Le personnel de l’entreprise doit contacter le département des services de l’entreprise ou le bureau régional de gestion afin de mettre en place un archivage des documents dans un établissement de conservation hors site approuvé par l’entreprise. Lors de la mise en place de la conservation hors site, le personnel de l’entreprise devra établir une date d’élimination des documents pour les éliminer.
Mise en suspens juridique
Les documents liés à toute procédure juridique, audit ou enquête, en cours ou anticipé, doivent être préservés. Une « Mise en suspens juridique » peut être établie pour tous les documents, qu’il s’agisse d’une version finale ou officielle du document. Le personnel de l’entreprise qui reçoit une notification du département juridique, de gestion des risques et de la vie privée ou via une autre source, que certains documents font l’objet d’une mise en suspens juridique, doit immédiatement garantir que tous les documents qui font l’objet de la mise en suspens juridique soient sécurisés et conservées tels que décrit dans la notice sur la Mise en suspens juridique. Si le personnel de l’entreprise apprend l’existence d’une procédure juridique, un audit, enquête ou assignation, en cours ou anticipé, il doit sécuriser et conserver tous les documents qui pourraient s’avérer pertinents et informer les départements juridique, de gestion des risques et de la vie privée.
Dans aucune circonstance le personnel de l’entreprise ne doit altérer, détruire ou dissimuler des documents liés à une procédure juridique, un audit ou enquête, en cours ou anticipé. Toute action similaire pourrait avoir des effets secondaires matériels négatifs sur la procédure juridique, audit ou enquête. Toute altération, destruction ou dissimulation non autorisée de documents peut entraîner pour le personnel de l’entreprise des actions disciplinaires, allant jusqu’au licenciement ou responsabilité juridique.
Examen annuel des documents
Le personnel de l’entreprise doit examiner tous les documents de l’entreprise, y compris les e-mails, en leur possession, de manière régulière, au minimum une fois par an. Ce faisant, le personnel de l’entreprise doit identifier les documents à éliminer qui ont dépassé leur période de conservation attribuée, mais conserver ceux qui font l’objet d’une mise en suspens juridique, d’un audit ou d’une enquête.
Élimination des documents
Les documents doivent être éliminés s’ils remplissent les critères suivants :
- Les documents ont servi leur but ; et
- La période de conservation applicable a été dépassée ; et
- Le personnel de l’entreprise qui gère les documents a rédigé une confirmation que ces documents ne font pas l’objet d’une mise en suspens juridique.
Questions et conformité
Toute question sur la conservation des documents qui ne serait pas traitée dans cette politique doit être adressée au département juridique, de gestion des risques et de la vie privée, qui fournira des consignes lors d’une consultation avec un expert en la matière dans le secteur du programme lié au document.
Toute question sur l’archivage et l’élimination des documents physiques (ex : documents papiers) doit être adressée au département de services de l’entreprise ou au bureau de gestion régional.
Cette politique sera examinée régulièrement et modifiée le cas échéant par le département juridique, de gestion des risques et de la vie privée afin d’y faire figurer tout changement dans les lois, réglementations ou critères commerciaux.