Critères de conservation contractuels. 4

Introduction

Ce calendrier de conservation des documents (« Calendrier ») vise à être lu et interprété conformément à la politique de gestion des documents (« Politique ») et remplace toutes les versions précédentes de calendriers de conservation de l’entreprise. Ce calendrier identifie des périodes de conservation spécifiques qui s’appliquent aux États-Unis et au Canada pour les documents papiers et électroniques qui requièrent une conservation pour des raisons légales, de tenue de registre ou commerciales. Ces périodes de conservation seront utilisées afin de renforcer la stratégie de conservation large des documents de l’entreprise à mesure qu’elle continue de se développer dans le temps et jusqu’à sa mise en œuvre complète.

Le calendrier liste les périodes de conservation des documents officiels ou la version finale des documents, quel que soit le média ou lieu de conservation. Les documents officiels qui ont atteint la période de conservation établie dans ce calendrier doivent être éliminés dans la mesure où ils ne font pas l’objet d’une mise en suspens juridique ou une mise en suspens pour un audit fiscal. Les documents officiels peuvent être conservés sous format physique ou électronique.

Les brouillons, doublons ou copies d’appoint de documents officiels ne doivent pas être conservés plus longtemps que nécessaire afin de réaliser une responsabilité professionnelle et en aucun cas plus longtemps que la période de conservation pour les documents officiels, à moins que ces documents ne fassent l’objet d’une mise en suspens juridique ou pour un audit fiscal.

Les termes utilisés dans la politique s’appliquent à ce calendrier, où tout nouveau terme introduit est défini ci-dessous.

Structure du calendrier

Fonction commerciale : le calendrier est principalement organisé par fonction commerciale. Chaque fonction commerciale représente une catégorie principale d’activité commerciale, comme la finance et la comptabilité, les ressources humaines ou la fiscalité. Chaque fonction commerciale est listée dans la table des matières. La fonction commerciale ne vise pas à représenter un département spécifique, mais plutôt à identifier une large catégorie ou activité ou domaine.

Dans le cas où un département spécifique ou secteur d’activité comprend des documents qui sont uniques à ce département ou secteur d’activité, une catégorie séparée de document a été attribuée.

Calcul de la période de conservation

Lié à un événement : tous les documents qui ont des périodes de conservation liées à un événement, tel que « bail immobilier » ou « fin de contrat de travail », comprennent une période de conservation qui est calculée à partir de la date de l’événement. Par exemple, si un employé quitte son emploi en août d’une année en particulier, la conservation de ses documents officiels sont éligibles à la destruction 8 ans après le départ de l’employé.

Non-lié à un événement : si la période de conservation n’est pas associée à un événement, les documents doivent être conservés pendant cette période de temps plus le reste de l’année en cours lors de leur création. Autre exemple, si un document est créé au milieu de l’année et qu’il a une période de conservation de 8 ans, il doit être conservé pendant le reste de l’année de sa création plus 8 ans.

Non défini : si un document a une période de conservation « non définie », cela indique que la période de conservation exacte ne peut être déterminée à ce moment. Les documents avec une période de conservation non définie seront régulièrement examinés afin de déterminer s’il existe une raison juridique ou commerciale pour les conserver.

Exemples de calcul de période de conservation

Création ou événement	Conservation	À conserver jusqu’au	Explication
15/06/2014 (archive créée)	8 ans	31/12/2022	Conserver pendant l’année entière de création + 8 ans supplémentaires
05/01/2015 (événement déclencheur)	Expiration + 8 ans	06/01/2023	Conserver 8 ans après l’événement déclencheur (expiration)
05/01/2015	Non défini	À déterminer	Les documents doivent être régulièrement examinés afin de déterminer leur statut et s’ils peuvent être raisonnablement éliminés.

Définitions

Élimination : le processus d’élimination ou suppression d’un document une fois qu’il a atteint sa période de conservation et que toute mise en suspens juridique ou pour des raisons d’audit fiscal a été levée.

Documents externes : les documents externes et publications telles que des articles, newsletters ou communiqués de presse qui ne requièrent aucune conservation. Les documents externes doivent être éliminés dès que possible et ne sont plus nécessaires comme référence, qui ne dépasse généralement pas une période de deux ans.

Documents officiels : les documents complets et finaux qui requièrent une conservation pour des raisons juridiques, d’archive ou commerciales. Les documents officiels fournissent une preuve des fonctions commerciales de l’entreprise, de ses politiques, décisions, procédures, opérations, provisions de service et transactions internes et externes.

Propriétaire de documents officiels : le département, secteur d’activité ou fonction qui exige que le document officiel soit conforme aux critères de conservation tels qu’identifiés dans ce calendrier. Le propriétaire de documents officiels est généralement, mais pas toujours, le département, le secteur d’activité ou la fonction qui a créé le document.

Mise en suspens pour audit fiscal : la procédure utilisée pour suspendre temporairement la destruction de certains documents en raison d’un audit fiscal existant, même si les documents sont éligibles à l’élimination.

Documents non officiels : les documents qui ne sont pas soumis à une conservation pour des raisons juridiques, d’archive ou commerciales, à moins qu’ils ne fassent l’objet d’une mise en suspens pour audit fiscal ou juridique. Cela peut comprendre les brouillons, doublons ou copies « d’appoint » de documents officiels. Ils peuvent être éliminés lorsqu’ils ne sont plus utiles.

Critères de conservation contractuels

Lorsqu’un contrat comprend un critère de conservation qui est plus long que la période de conservation applicable établie dans ce calendrier, le critère de conservation du contrat prévaut sur la période de conservation de l’entreprise. Lorsqu’un critère de conservation est plus court que la période de conservation applicable, un expert en la matière pour la fonction commerciale doit être consulté.

Conservation hors site

Iron Mountain est le contractant approuvé pour la conservation hors site pour TELUS Santé en Amérique du nord. Les doublons, brouillons et copies « d’appoint » de documents officiels ne sont pas éligibles à la conservation à Iron Mountain.

Conservation de systèmes

Les systèmes et applications doivent également conserver leurs documents de manière à permettre la conservation et l’élimination conformément à ce calendrier.

Calendrier par fonction commerciale

TELUS Santé Intégrale

Les documents liés à ou créés via la provision de ces services par l’entreprise, comprenant sans s’y limiter TELUS Santé Intégrale, les récompenses, reconnaissance et avantages, documents de santé, bien-être, nutrition, coaching fitness, formation sur le lieu de travail et assistance ou tout autre service lié.

Type de document	Description du document	Exemples	Mise en suspens fiscal	Période de conservation	Conservation de documents originaux requise (O/N si O, préciser)
TELUS Santé Intégrale	Documentation générée par l'utilisateur et utilisation par l'utilisateur de TELUS Santé Intégrale	Profil de l’utilisateur et utilisation de l’information comme le nom, date de naissance, adresse e-mail, identification, numéro de téléphone, historique d’achat, etc.	Non	6 mois après la fin de la relation contractuelle du client.	N – Tous les documents originaux sont numériques
TELUS Santé Intégrale	Détecte les données de récompense et enregistre les récompenses financées par les clients liées communiquées à l’aide de la fonctionnalité de détection des récompenses	Historique des dépôts et retraits du client ; demandes du client pour désigner le destinataire de récompenses et documents détaillants les paiements réalisés vers des comptes utilisateurs individuels	Oui	7 ans	N – Tous les documents originaux sont numériques
Fichiers de sauvegarde (TS)	Fichiers créés par les systèmes de sauvegarde TS dans un but de restauration de système en cas d’urgence	Fichiers de sauvegarde	Non	30 jours	N – Tous les documents originaux sont numériques