Politique
Les dossiers et les documents créés, utilisés et conservés par TELUS Santé, ses filiales et ses sociétés affiliées (« TELUS Santé » ou la « société ») font partie des actifs les plus importants de la société. Cela comprend tous les documents et dossiers de la société, y compris les notes de service, la correspondance, les rapports, les documents de travail, les présentations et les courriels (« dossier » ou « dossiers »), quel que soit leur format ou leur support, qu’il s’agisse d’une copie papier ou électronique.
La présente Politique de gestion des dossiers (« politique ») a pour but de définir et d’établir les exigences en matière de création et de gestion de dossiers authentiques, fiables, durables et utilisables qui viennent aider les fonctions et faciliter les activités de la société. Cette politique vise à s’assurer que la société se conforme aux lois et aux règlements, qu’elle répond aux exigences légales et contractuelles en matière de tenue de dossiers, qu’elle fonctionne efficacement, qu’elle préserve les dossiers relatifs aux procédures juridiques et autres, et qu’elle détruit les dossiers lorsqu’il convient de le faire.
Application
Cette politique s’applique à tous les secteurs d’activité de la société (« secteur de programme ») et à tous les dossiers, sans égard à leur format (p. ex., dossiers envoyés ou reçus par courriel, dossiers électroniques, dossiers papier, etc.). Chaque administrateur, dirigeant, employé ou sous-traitant de la société (collectivement « personnel de la société ») doit s’assurer de comprendre et de respecter cette politique.
En plus de se conformer à la présente politique, les membres du personnel de la société doivent aussi respecter la Politique relative aux renseignements confidentiels, la Politique relative à la classification des données et des documents, la Politique de confidentialité de la société, toutes les politiques de sécurité, ainsi que les lois applicables en matière de confidentialité, et les dispositions de toute autre entente avec la société ou entre elle et ses partenaires et ses clients. Le terme « dossier » utilisé dans la présente politique a la même signification que le terme « données » dans la Politique relative à la classification des données et des documents.
Exigences obligatoires
Création, gestion et élimination des dossiers
Conformément aux exigences et aux lignes directrices établies dans le cadre de la présente politique, chaque secteur de programme doit créer, gérer et éliminer les dossiers afin de garantir la responsabilité du programme et de répondre aux besoins opérationnels du secteur de programme. Chaque secteur de programme doit également assurer l’intégrité, la fiabilité et la possibilité de récupération des dossiers à des fins juridiques, financières ou autres.
La responsabilité de la création, de la gestion et de l’élimination des dossiers incombe au propriétaire du secteur de programme.
Classification des dossiers
Les dossiers doivent être classés selon les fonctions et les activités opérationnelles de chaque secteur de programme de manière à :
- permettre de localiser et de récupérer facilement les dossiers complets relatifs aux décisions ou aux transactions commerciales;
- réduire au minimum le stockage en double des dossiers;
- activer les droits d’accès de l’utilisateur et appliquer les mesures de protection de la vie privée et de la sécurité de manière cohérente et appropriée; et
- appliquer avec précision les exigences de conservation.
Pour classer les dossiers, les membres du personnel de la société doivent respecter la Politique relative à la classification des données et des documents, et la Politique et normes de sécurité.
Stockage et gestion des dossiers
Les dossiers doivent être stockés dans des dépôts partagés et gérés par chaque secteur de programme afin :
- d’être efficacement localisés, identifiés et récupérés, aussi longtemps qu’on en aura besoin;
- de permettre l’application cohérente et complète des règles de sécurité entourant leur accès, leur modification et leur élimination;
- d’éviter les dédoublements inutiles; et
- de permettre leur élimination efficace, y compris leur transfert aux archives et leur entreposage, conformément aux exigences de conservation.
Conservation et élimination des dossiers
Le personnel de la société doit conserver les dossiers au sein du secteur de programme, et ce, aussi longtemps qu’il est nécessaire de le faire pour atteindre un objectif légitime du point de vue commercial ou juridique, en tenant compte des exigences législatives et réglementaires applicables, ainsi que des dispositions de toute entente conclue avec la société ou entre la société, ses partenaires et ses clients.
Les propriétaires doivent s’assurer que les dossiers de leur secteur de programme sont gérés, stockés et éliminés conformément aux exigences du calendrier de conservation des dossiers (« calendrier ») applicable.
Les exigences de conservation des dossiers, stipulées dans le calendrier applicable, sont établies en consultation avec les experts en la matière de chaque secteur de programme, en fonction de ce qui suit :
- besoins commerciaux;
- exigences juridiques et réglementaires propres aux dossiers;
- engagements contractuels;
- nécessité d’assurer la reddition de comptes pour les activités et les décisions documentées dans les dossiers; et
- droits et intérêts des autres intervenants dans la conservation du contenu des dossiers.
Les dossiers que la société possède, notamment ceux qui ont trait aux secteurs de programme, peuvent faire l’objet de ce qui suit :
- des actions en justice;
- des demandes d’accès conformément aux exigences législatives et réglementaires applicables, ainsi qu’au titre de toute autre entente conclue avec la société ou entre la société, ses partenaires et ses clients.
Lors de la réception d’une demande en vertu de ces exigences ou ententes, le personnel de la société doit conserver et produire tous les dossiers pertinents et respecter les exigences énoncées dans la section sur l’obligation de préservation de la présente politique.
Conservation des courriels
Les dossiers créés, envoyés ou reçus par l’entremise de comptes de courriel, y compris les messages eux-mêmes, sont assujettis à la présente politique.
Avant la désactivation ou la suppression d’un compte de courriel, les dossiers créés, envoyés ou reçus par l’entremise du compte en question doivent être gérés conformément aux exigences énoncées précédemment.
Ces types de dossiers ne doivent pas être stockés sur le disque dur de l’ordinateur d’une personne, sur des dispositifs d’accès à un portail ou des supports amovibles, sur un lecteur réseau personnel, sur un espace de travail électronique personnel, dans des comptes de courriel ou, dans le cas des dossiers papier, dans un classeur physique personnel.
Archivage et entreposage des dossiers
Les copies papier des dossiers qui ne nécessitent plus un accès immédiat comme documents actifs, mais qui doivent être conservés pendant le reste de leur période de conservation désignée, doivent être archivées. Le personnel de la société doit communiquer avec les Services généraux ou la direction du bureau régional pour organiser l’archivage des dossiers dans un entrepôt hors site approuvé par la société. Lorsqu’il prend les dispositions pour l’entreposage hors site, le personnel de la société doit indiquer une date de destruction des dossiers.
Obligation de préservation
Les dossiers relatifs à une procédure judiciaire, une enquête ou un audit, en cours ou prévus, doivent être préservés. Une « obligation de préservation » doit être appliquée à tout dossier, même s’il ne s’agit pas de sa version finale et officielle. Le personnel de la société qui reçoit un avis du Service juridique, de gestion des risques et de protection de la vie privée ou d’une autre source indiquant que certains dossiers font l’objet d’une obligation de préservation doit immédiatement s’assurer que tous les dossiers en question sont sécurisés et conservés, conformément à l’avis concernant l’obligation de préservation. Si le personnel de la société est informé d’une procédure judiciaire, d’un audit ou d’une enquête en cours ou prévus, ou d’une assignation à comparaître, il doit sécuriser et conserver tous les dossiers qui pourraient être pertinents et en informer le Service juridique, de gestion des risques et de protection de la vie privée.
Le personnel de la société ne doit en aucun cas altérer, détruire ou dissimuler des dossiers liés à une procédure judiciaire, à un audit ou à une enquête en cours ou prévus. Toute action en ce sens pourrait avoir un effet négatif important sur la procédure judiciaire, l’audit ou l’enquête. L’altération, la destruction ou la dissimulation non autorisées de dossiers peut exposer le personnel de la société à des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au congédiement, ainsi qu’être tenu juridiquement responsable.
Examen annuel des dossiers
Le personnel de la société doit examiner tous les dossiers de la société, y compris les courriels, en sa possession de façon régulière et au moins une fois par année. Le personnel de la société doit ainsi identifier pour destruction tous les dossiers dont la période de conservation est expirée, mais conserver ceux qui font l’objet d’une obligation de conservation ou pour lesquels une enquête ou un audit est en cours.
Destruction des dossiers
Les dossiers doivent être détruits si tous les critères suivants sont satisfaits :
- les dossiers ont servi à leurs fins;
- la période de conservation prescrite est échue; et
- le personnel de la société qui traite les dossiers a reçu la confirmation par écrit que ces dossiers ne font pas l’objet d’une obligation de préservation.
Questions et conformité
Toute question concernant la conservation des dossiers qui n’est pas abordée dans la présente politique doit être soumise au Service juridique, de gestion des risques et de protection de la vie privée, qui demandera de consulter des experts en la matière du secteur de programme auquel le dossier se rapporte.
Toute question concernant l’archivage et la destruction de dossiers papier doit être soumise aux Services généraux ou à la direction du bureau régional.
La présente politique sera passée en revue de temps à autre et modifiée au besoin par le Service juridique, de gestion des risques et de protection de la vie privée pour tenir compte de tout changement aux lois, aux règlements ou aux exigences commerciales.