Introduction. 1
Structure du calendrier 1
Calcul de la période de conservation. 2
Définitions. 2
Exigences contractuelles en matière de conservation. 3
Entreposage hors site. 3
Systèmes d’entreposage. 3
Calendriers par fonction opérationnelle. 4
TELUS Santé Intégrale. 4

Introduction 

Le calendrier de conservation des dossiers (« calendrier ») doit être lu et interprété conformément à la Politique de gestion des dossiers (« politique ») et remplace toutes les versions précédentes des calendriers de conservation de la société. Ce calendrier précise les périodes de conservation déterminées s’appliquant aux versions papier et électronique des dossiers canadiens et américains qui doivent être conservés à des fins juridiques, de tenue de dossiers ou commerciales. Ces périodes de conservation serviront à améliorer la stratégie de conservation des dossiers à l’échelle de la société, au fur et à mesure qu’elle continue d’être élaborée et d’être complètement mise en œuvre.

Le calendrier détaille les périodes de conservation des dossiers officiels ou de la version définitive d’un dossier, quel que soit le support ou l’endroit où il est entreposé. Les dossiers officiels dont la période de conservation indiquée dans ce calendrier est échue doivent être détruits s’ils ne sont pas assujettis à une obligation de préservation ou retenus pour contrôle fiscal. Les dossiers officiels peuvent être entreposés en format papier ou électronique. 

Les ébauches, les duplicatas et les copies de commodité de dossiers officiels ne doivent pas être conservés plus longtemps que nécessaire pour qu’un employé puisse exercer une responsabilité professionnelle et, en aucun cas, plus longtemps que la période de conservation des dossiers officiels, à moins que ces dossiers ne fassent l’objet d’une retenue pour contrôle fiscal ou d’une obligation de préservation.

Les termes utilisés dans la politique s’appliquent au présent calendrier, les termes nouvellement introduits étant définis ci-après.

Structure du calendrier

Fonction opérationnelle : Le calendrier est établi principalement par fonction opérationnelle. Chaque fonction opérationnelle représente une catégorie principale d’activités commerciales, comme les Finances et la Comptabilité, les Ressources humaines ou la Fiscalité. Chaque fonction opérationnelle figure dans la table des matières. La fonction opérationnelle ne correspond pas nécessairement à un service précis, elle sert plutôt à identifier une vaste catégorie d’activités ou de domaines.

Lorsqu’un service ou un secteur d’activité donné possède des documents qui lui sont propres, une catégorie distincte de dossiers lui est attribuée.

Calcul de la période de conservation

Guidé par un événement : Tous les dossiers dont la période de conservation est guidée par un événement, comme un « bail de location d’une propriété » ou une « cessation d’emploi », ont une période de conservation calculée à partir de la date de l’événement. Par exemple, si un employé quitte la société en août d’une année donnée, son dossier personnel officiel peut être détruit 8 ans après la date de son départ. 

Non guidé par un événement : Si la période de conservation n’est pas associée à un événement, le dossier doit être conservé pour la période indiquée, en plus du reste de l’année au cours de laquelle il a été créé. Par exemple, si un dossier est créé en milieu d’année et que sa période de conservation est de 8 ans, il doit être conservé pour le reste de l’année où il a été créé, en plus des 8 années.

Indéfiniment : Si le dossier doit être conservé indéfiniment, cela signifie qu’il n’est pas possible pour le moment d’en établir précisément la période de conservation. Les dossiers devant être conservés indéfiniment seront analysés périodiquement pour déterminer s’il est nécessaire d’un point de vue juridique ou commercial de les conserver.

Exemples de calcul de la période de conservation 

Définitions

Destruction : Il s’agit du processus d’élimination ou de suppression d’un dossier lorsque sa période de conservation est échue et qu’il n’est assujetti à aucune retenue pour contrôle fiscal ou obligation de conservation.

Papier de corbeille : Il s’agit de documents et de publications externes comme des articles, des bulletins ou des communiqués de presse qui n’ont pas besoin d’être conservés. Les papiers de corbeille doivent être éliminés dès qu’ils ne sont plus nécessaires comme référence, ce qui n’excède généralement pas deux ans. 

Dossiers officiels : Il s’agit des dossiers complets et définitifs qui doivent être conservés à des fins juridiques, de tenue de dossiers ou commerciales. Les dossiers officiels fournissent des preuves des fonctions, des politiques, des décisions, des procédures, des opérations, de la prestation de service, et des transactions internes et externes de la société. 

Propriétaire des dossiers officiels : Il s’agit du service, du secteur d’activité ou de la fonction opérationnelle responsable de la tenue du dossier officiel afin de se conformer aux exigences de conservation indiquées dans le présent calendrier. Le propriétaire des dossiers officiels est habituellement, mais pas toujours, le service, le secteur d’activité ou la fonction opérationnelle ayant créé le dossier.

Retenue pour contrôle fiscal : Il s’agit de la procédure mise en œuvre pour suspendre temporairement la destruction de certains dossiers en raison d’une vérification fiscale en cours, même si les dossiers pourraient être détruits. 

Dossiers non officiels : Il s’agit de dossiers qui ne doivent pas être conservés à des fins juridiques, de tenue de dossiers ou commerciales, à moins que ces dossiers ne fassent l’objet d’une retenue pour contrôle fiscal ou d’une obligation de préservation. Les dossiers non officiels peuvent comprendre les ébauches, les duplicatas et les copies de commodité de dossiers officiels. Ils peuvent être détruits lorsqu’ils n’ont plus de raison d’être. 

Exigences contractuelles en matière de conservation

Lorsqu’un contrat comporte une exigence de conservation dont la durée est supérieure à la période de conservation applicable énoncée dans le présent calendrier, l’exigence de conservation du contrat a préséance sur la période de conservation de la société. Lorsqu’un contrat comporte une exigence de conservation dont la durée est inférieure à la période de conservation applicable, il faut consulter un expert en la matière de la fonction opérationnelle pour obtenir la marche à suivre.

Entreposage hors site

Iron Mountain est le fournisseur approuvé d’entreposage hors site pour TELUS Santé en Amérique du Nord. Les duplicatas, les ébauches et les copies de commodité de dossiers officiels ne doivent pas être entreposés à Iron Mountain.

Systèmes d’entreposage

Les dossiers des systèmes et des applications doivent aussi être entreposés de façon à ce que la conservation et la destruction suivent ce calendrier.

Calendriers par fonction opérationnelle 

TELUS Santé Intégrale

Dossiers liés à la prestation de ces services par la société ou générés dans le cadre de celle-ci, y compris notamment les dossiers de TELUS Santé Intégrale, de récompenses, de reconnaissance et d’avantages, de santé, de mieux-être, de nutrition, de soutien ou d’autres services connexes.