Requisitos de conservación contractual. 4

Introducción

Este Calendario de conservación de registros (“Calendario”) debe leerse e interpretarse de acuerdo con la Política de gestión de registros (“Política”) y sustituye todas las versiones anteriores de cualquier calendario de conservación de la Empresa. Este Calendario identifica los períodos de conservación específicos aplicables a los registros electrónicos e impresos en los EE. UU. y Canadá que deben conservarse para fines legales, contables o empresariales. Estos períodos de conservación se utilizarán para optimizar la estrategia de conservación de Registros en la totalidad de la Empresa, a medida que se vayan desarrollando e implementando en el tiempo.

En el Calendario se enumeran los Períodos de conservación para el Registro oficial o la versión final del Registro, independientemente del medio o la ubicación de almacenamiento. Los Registros oficiales que hayan alcanzado el Período de conservación que se establece en este Calendario deberán eliminarse siempre que no estén sujetos a una retención legal o de auditoría fiscal. Los Registros oficiales pueden almacenarse en formato físico o electrónico.

Los borradores, duplicados o copias de conveniencia de los Registros oficiales no deben conservarse durante más tiempo del que sea necesario para realizar la responsabilidad de un trabajo y, en ningún caso, más allá del Período de conservación para los Registros oficiales, a menos que dichos registros estén sujetos a una retención legal o de auditoría fiscal.

Los términos utilizados en la Política se aplican a este Calendario, con los nuevos términos introducidos definidos a continuación.

Estructura del Calendario

Función empresarial: El Calendario se organiza principalmente por Función empresarial. Cada Función empresarial representa una categoría principal de actividad empresarial, como Finanzas y contabilidad, Recursos humanos o Fiscal. Cada Función empresarial se enumera en la Tabla de contenidos. La Función empresarial no está prevista para representar un departamento específico, sino para identificar una categoría amplia de actividad o un área temática.

Cuando una línea empresarial o departamento específico tiene documentos que son exclusivos de dicha línea empresarial o departamento, se ha asignado una categoría de Registro independiente.

Cálculo de la conservación

Generado por eventos: Todos los Registros que tengan períodos de conservación generados por eventos, como el “Alquiler de propiedad” o el “Cese de empleo”, contienen un período de retención calculado a partir de la fecha del evento. Por ejemplo, si un empleado se marcha en agosto de un año concreto, sus Registros personales oficiales podrán destruirse 8 años después de la fecha de cese del empleo.

No generado por eventos: Si el período de conservación no está asociado a ningún evento, los Registros deben conversarse durante ese período de tiempo más el resto del año en el que se crearon. Por ejemplo, si un Registro se crea en algún momento a mediados de año y tiene un período de conservación de 8 años, deberá conservarse durante el resto del año en el que se creó, más 8 años adicionales.

Indefinido: Si un Registro tiene un período de conservación “Indefinido”, significa que en ese momento no es posible determinar el período de conservación exacto. Los Registros con un período de conservación Indefinido se revisarán periódicamente para determinar si existe alguna necesidad legal o empresarial de conservarlos.

Ejemplos de cálculos de conservación

Creación o evento	Conservación	Conservar hasta	Explicación
15/06/2014 (creación del Registro)	8 años	31/12/2022	Conservar durante todo el año calendario de creación + 8 años más
05/01/2015 (evento desencadenante)	Expiración + 8 años	06/01/2023	Conservar durante 8 años tras el evento desencadenante (expiración)
05/01/2015	Indefinido	Por determinar	Los Registros deben revisarse periódicamente para determinar su estado y si se pueden eliminar justificablemente.

Definiciones

Destrucción: El proceso de eliminar o borrar un registro una vez alcanzado su Período de conservación y liberado de cualquier retención legal o de auditoría fiscal.

Sin registro: Documentos externos y publicaciones como artículos, boletines de noticias o comunicados de prensa que no requieren conservación. Los materiales sin registro deben eliminarse en cuanto dejen de ser necesarios como referencia, normalmente no más de dos años.

Registros oficiales: Registros completos y finales que requieren conservación por motivos legales, contables o empresariales. Los Registros oficiales proporcionan evidencia de las funciones empresariales, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones, prestación de servicio y transacciones internas y externas de la Empresa.

Propietario de los registros oficiales: El Departamento, la Línea empresarial o la Función responsable del mantenimiento del Registro oficial para cumplir con los requisitos de conservación identificados en este Calendario. El propietario de los Registros oficiales suele ser, aunque no siempre, el Departamento, la Línea empresarial o la Función que creó el registro.

Retención de auditoría fiscal: El procedimiento utilizado para suspender temporalmente la destrucción de determinados Registros debido a la existencia de una auditoría fiscal, aunque los Registros sean elegibles para su destrucción.

Registros no oficiales: Registros que no es obligatorio conservar para fines legales, contables o empresariales, a menos que estén sujetos a una retención legal o de auditoría fiscal. Estos pueden incluir borradores, duplicados o copias de “conveniencia” de los Registros oficiales. Estos se pueden destruir cuando ya no sirvan para ningún fin.

Requisitos de conservación contractual

En el caso de que un contrato incluya un requisito de conservación superior al Período de conservación aplicable establecido en este Calendario, el requisito de conservación del contrato sustituirá el Período de conservación de la empresa. En el caso de que un contrato incluya un requisito de conservación inferior al Período de conservación aplicable, debe consultarse a un experto en la materia de la Función empresarial para obtener instrucciones.

Almacenamiento externo

Iron Mountain es el proveedor de almacenamiento externo aprobado por TELUS Health en Norteamérica. Los duplicados, borradores y copias de conveniencia de los Registros oficiales no son elegibles para el almacenamiento en Iron Mountain.

Sistemas de almacenamiento

Los sistemas y aplicaciones también deben tener los Registros almacenados de manera que permita su conservación y destrucción de acuerdo con este Calendario.

Calendarios por Función empresarial

TELUS Health One

Los Registros relacionados con o generados a través de la provisión de este servicios por parte de la Empresa incluyen, sin limitación, TELUS Health One, recompensas, reconocimiento y ventajas, registros de salud, bienestar, nutrición, entrenamiento fitness, entrenamiento en el lugar de trabajo y soporte u otros servicios relacionados.

Categoría de registro	Descripción del registro	Ejemplos	Retención fiscal	Período de conservación	Conservación obligatoria de documentos originales (S/N, si S, describir)
TELUS Health One	Los Registros que documenten y/o generados por el usuario y el uso por parte del usuario de TELUS Health One	Información de perfil de usuario y de uso, como el nombre, fecha de nacimiento, dirección de correo electrónico, reconocimientos, número de teléfono, historial de compras, etc.	No	6 meses después de la terminación de la relación contractual con el cliente.	N – Todos los archivos originales son digitales
TELUS Health One	Datos de Recompensas puntuales y registros relacionados con las Recompensas financiadas por el cliente otorgadas mediante la funcionalidad de Recompensas puntuales	Registros de depósitos y retiradas de clientes, solicitudes de clientes designando los destinatarios de las recompensas y registros relativos a los pagos realizados a cuentas de usuarios individuales	Sí	7 años	N – Todos los archivos originales son digitales
Archivos de copia de seguridad (TH)	Archivos creados desde sistemas de copia de seguridad de TH para fines de restauración del sistema en caso de emergencia	Archivos de copia de seguridad	No	30 días	N – Todos los archivos originales son digitales