Einführung

Dieser Zeitplan zur Aufbewahrung von Datensätzen („Zeitplan“) ist in Übereinstimmung mit der Richtlinie zur Verwaltung von Datensätzen („Richtlinie“) zu lesen und zu interpretieren und ersetzt alle früheren Versionen von Aufbewahrungsplänen des Unternehmens. In diesem Zeitplan werden spezifische Aufbewahrungsfristen für US-amerikanische und kanadische Papier- und elektronische Datensätze angegeben, die aus rechtlichen, buchhalterischen oder geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Diese Aufbewahrungsfristen dienen der Verbesserung der unternehmensweiten Strategie zur Aufbewahrung von Datensätzen, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt und vollständig implementiert wird.

Der Zeitplan listet unabhängig vom Medium oder Speicherort die Aufbewahrungsfristen für den offiziellen Datensatz oder die endgültige Version des Datensatzes auf. Offizielle Datensätze, die die in diesem Zeitplan festgelegten Aufbewahrungsfristen erfüllt haben, sind zu entsorgen, solange sie keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht oder einer Aufbewahrungsfrist zu Steuerprüfungszwecken unterliegen. Offizielle Datensätze können in physischer oder elektronischer Form gespeichert werden.

Entwürfe, Duplikate oder Bedarfskopien offizieller Datensätze sind nicht länger aufzubewahren, als es zur Erfüllung einer beruflichen Verantwortlichkeit erforderlich ist und in keinem Fall länger, als es die Aufbewahrungsfrist für die offiziellen Datensätze vorsieht, es sei denn, diese Datensätze unterliegen einer Aufbewahrungsfrist zu Steuerprüfungszwecken oder einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

Die in der Richtlinie verwendeten Begriffe gelten für diesen Zeitplan; alle neu eingeführten Begriffe werden unten definiert.

Zeitplanstruktur

Geschäftsfunktion: Der Zeitplan ist hauptsächlich nach Geschäftsfunktion organisiert. Jede Geschäftsfunktion repräsentiert eine Hauptkategorie von Geschäftsaktivitäten wie Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen oder Steuern. Jede Geschäftsfunktion ist im Inhaltsverzeichnis aufgeführt. Die Geschäftsfunktion soll nicht eine bestimmte Abteilung repräsentieren, sondern bezeichnet eine breite Kategorie von Aktivitäten oder Themenbereichen.

Wenn eine bestimmte Abteilung oder ein Geschäftsbereich über Dokumente verfügt, die nur für diese Abteilung oder diesen Geschäftsbereich gelten, wurde eine separate Datensatzkategorie zugewiesen.

Berechnung der Aufbewahrungsfrist

Ereignisgesteuert: Alle Datensätze mit ereignisgesteuerten Aufbewahrungsfristen, wie z. B. „Vermietung von Immobilien“ oder „Beendigung des Arbeitsverhältnisses“, enthalten eine Aufbewahrungsfrist, die ab dem Ereignisdatum berechnet wird. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter im August eines bestimmten Jahres ausscheidet, können seine/ihre offiziellen Personaldatensätze 8 Jahre nach dem Datum des Ausscheidens vernichtet werden.

Nicht ereignisgesteuert: Wenn mit der Aufbewahrungsfrist kein Ereignis verbunden ist, müssen die Datensätze für diesen Zeitraum plus den Rest des Jahres, in dem sie erstellt wurden, aufbewahrt werden. Ein anderes Beispiel: Wenn ein Datensatz zu einem Zeitpunkt in der Mitte des Jahres erstellt wird und eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren hat, muss er für den Rest des Jahres, in dem er erstellt wurde, plus weitere 8 Jahre aufbewahrt werden.

Unbestimmt: Wenn ein Datensatz eine „unbestimmte“ Aufbewahrungsfrist hat, kann die genaue Aufbewahrungsfrist zu diesem Zeitpunkt nicht bestimmt werden. Datensätze mit einer unbestimmten Aufbewahrungsfrist werden regelmäßig überprüft, um festzustellen, ob es eine rechtliche oder geschäftliche Notwendigkeit zur Aufbewahrung gibt.

Beispiele für die Berechnung der Aufbewahrungsfrist

Erstellung oder Ereignis	Aufbewahrung	Aufzubewahren bis	Erläuterung
15.6.2014 (Datensatz erstellt)	8 Jahre	31.12.2022	Aufzubewahren für das volle Kalenderjahr der Erstellung + weitere 8 Jahre
05.01.2015 (auslösendes Ereignis)	Ablauf + 8 Jahre	6.1.2023	Aufbewahrung bis 8 Jahre nach auslösendem Ereignis (Ablauf)
1.5.2015	Unbegrenzt	TBD	Die Datensätze sollten regelmäßig überprüft werden, um ihren Status zu bestimmen und zu klären, ob sie vertretbar entsorgt werden können.

Begriffsbestimmungen

Zerstörung: Der Prozess der Vernichtung oder Löschung eines Datensatzes, nachdem dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und alle Aufbewahrungspflichten bezüglich Steuerprüfungs- oder rechtlichen Angelegenheiten erfüllt wurden.

Nicht-Datensatz: Externe Dokumente und Veröffentlichungen wie Artikel, Newsletter oder Pressemitteilungen, die keiner Aufbewahrung bedürfen. Nicht-Datensatz-Materialien sollten entsorgt werden, sobald sie nicht mehr als Referenz benötigt werden, was in der Regel nach spätestens zwei Jahren der Fall ist.

Offizielle Datensätze: Vollständige und endgültige Datensätze, die aus rechtlichen, buchhalterischen oder geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Offizielle Datensätze sind Nachweise über Geschäftsfunktionen, Richtlinien, Entscheidungen, Verfahren, Abläufe, die Erbringung von Dienstleistungen sowie interne und externe Transaktionen des Unternehmens.

Offizieller Eigentümer der Datensätze: Die Abteilung, der Geschäftsbereich oder die Funktion, die für die Aufbewahrung der offiziellen Datensätze gemäß der in diesem Zeitplan angegebenen Anforderungen verantwortlich ist. Der Eigentümer der offiziellen Datensätze ist in der Regel (aber nicht immer) die Abteilung, der Geschäftsbereich oder die Funktion, die den Datensatz erstellt hat.

Aufbewahrung zu Steuerprüfungszwecken: Vorübergehende Aussetzung der Vernichtung bestimmter Datensätze aufgrund einer bestehenden Steuerprüfung, selbst wenn die Datensätze für die Vernichtung fällig sind.

Inoffizielle Datensätze: Datensätze, die nicht aus rechtlichen, buchhalterischen oder geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, es sei denn, sie unterliegen einer Aufbewahrungspflicht zu Steuerprüfungs- oder gesetzlichen Zwecken. Dazu können Entwürfe, Duplikate oder „Bedarfskopien“ von offiziellen Datensätzen gehören. Diese können vernichtet werden, wenn sie keinen Zweck mehr erfüllen.

Vertragliche Aufbewahrungspflichten

Enthält ein Vertrag eine Aufbewahrungspflicht, die länger ist als die in diesem Zeitplan angegebene, so hat die vertragliche Aufbewahrungspflicht Vorrang vor der Aufbewahrungsfrist des Unternehmens. Enthält ein Vertrag eine Aufbewahrungspflicht, die kürzer ist als die geltende Aufbewahrungsfrist, sollte ein Experte für die Geschäftsfunktion um Rat gefragt werden.

Off-Site-Archivierung

Iron Mountain ist der zugelassene Off-Site-Archivierungs-Anbieter für TELUS Health in Nordamerika. Duplikate, Entwürfe und Bedarfskopien offizieller Datensätze dürfen nicht bei Iron Mountain aufbewahrt werden.

Systemspeicher

Auch auf Systemen und Anwendungen müssen Datensätze so gespeichert sein, dass eine Aufbewahrung und Vernichtung im Einklang mit diesem Zeitplan möglich ist.

Zeitpläne nach Geschäftsfunktion

TELUS Health One

Datensätze im Zusammenhang mit der Bereitstellung entsprechender Dienstleistungen durch das Unternehmen, einschließlich TELUS Health One, Prämien, Anerkennungen und Vergünstigungen, Datensätze über Gesundheit, Wellness, Ernährung, Fitnesscoaching, Arbeitsplatzschulung und -Support oder andere damit verbundene Dienste.

Datensatzkategorie	Datensatzbeschreibung	Beispiele	Aufbewahrung zu Steuerprüfungszwecken	Aufbewahrungsfrist	Aufbewahrung von Originaldokumenten erforderlich (J/N, falls `J`, bitte beschreiben)
TELUS Health One	Datensätze, die im Rahmen der Nutzung von TELUS Health One durch den Benutzer entstehen.	Benutzerprofil und Nutzungsinformationen wie Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Anerkennungen, Telefonnummer, Kaufhistorie usw.	Nein	Bis 6 Monate nach Beendigung des Vertragsverhältnisses des Kunden.	N – Alle Originaldateien sind digital
TELUS Health One	Spot-Rewards-Daten und Datensätze zu kundenfinanzierten Prämien, die über die Spot-Rewards-Funktion ausgegeben werden	Datensätze über Einzahlungen und Abhebungen von Kunden; Kundenanträge zur Bestimmung von Prämienempfängern und Datensätze über Zahlungen auf einzelne Benutzerkonten	Ja	7 Jahre	N – Alle Originaldateien sind digital
Sicherungsdateien (TH)	Dateien, die von TH-Sicherungssystemen zum Zweck der Systemwiederherstellung im Notfall erstellt wurden	Sicherungsdateien	Nein	30 Tage	N – Alle Originaldateien sind digital