Politik

De optegnelser og dokumenter, der er oprettet, brugt og opbevaret af TELUS Health, dets datterselskaber og dets tilknyttede selskaber (“TELUS Health” eller “Virksomheden”) er blandt Virksomhedens vigtigste aktiver. Dette omfatter alle Virksomhedens dokumenter og optegnelser i ethvert format eller medie, uanset om det er på papir eller elektronisk, inklusive notater, korrespondance, rapporter, arbejdspapirer, præsentationer og e-mails ("Dokument" eller "Dokumenter").

Formålet med denne Dokument-administrationspolitik ("Politik") er at definere og etablere krav til oprettelse og styring af autentiske, pålidelige, varige og brugbare Dokumenter og Registre til støtte for Virksomhedens forretningsfunktioner og aktiviteter. Politikken er designet til at sikre, at Virksomheden overholder love og regler, opfylder juridiske/kontraktlige krav til registrering, fungerer effektivt, opbevarer dokumenter vedrørende juridiske og andre procedurer og destruerer dokumenter, når det er relevant for at gøre det.

Anvendelse

Denne Politik gælder for alle områder af Virksomheden ("Programområde") og for alle Dokumenter og optegnelser uanset format (f.eks. dokumenter sendt eller modtaget via e-mailkonti, elektroniske dokumenter, dokumenter på papir osv.). Hver direktør, officer, medarbejder og kontrahent i virksomheden (samlet "Virksomhedens personale") er ansvarlig for at sikre, at de forstår og overholder denne Politik.

Ud over at overholde denne Politik skal Virksomhedens personale også overholde Virksomhedens politik for fortrolige oplysninger, Virksomhedens politik for data- og registreringsklassificering, Virksomhedens privatlivspolitik, alle sikkerhedspolitikker, gældende privatlivslovgivning og vilkårene i eventuelle andre aftaler med Virksomheden eller mellem Virksomheden, dens partnere og dens kunder. Brugen af udtrykket "Dokument" i denne Politik har samme betydning som udtrykket "Data" i Virksomhedens Data- & dokument-klassificeringspolitik.

Obligatoriske krav

Oprettelse, administration og bortskaffelse af dokumenter

Ethvert programområde skal i overensstemmelse med de krav og retningslinjer, der er fastsat i denne politik, oprette, administrere og bortskaffe Dokumenter for at sikre programansvarlighed og understøtte Programområdets forretningsbehov. Hvert programområde skal også sikre Dokumenternes integritet, pålidelighed og genfindbarhed til løbende juridiske, økonomiske eller andre forretningsformål.

Ansvaret for oprettelse, administration og bortskaffelse af Dokumenter ligger hos forretningsejeren i Programområdet.

Klassificering af Dokumenter

Dokumenter skal klassificeres i henhold til forretningsfunktionerne og aktiviteterne i hvert Programområde på en måde, der:

tillader, at fuldstændige Dokumenter vedrørende forretningsbeslutninger eller transaktioner let kan lokaliseres og hentes;
minimerer dobbelt opbevaring af Dokumenter;
gør det muligt at anvende brugertilladelser og beskyttelse af privatlivets fred og sikkerhed konsekvent og hensigtsmæssigt; og
gør det muligt at anvende opbevaringskrav nøjagtigt.

Ved klassificering af Dokumenter er Virksomhedens personale forpligtet til at overholde Virksomhedens Data- og dokument-klassificeringspolitik og Informationssikkerhedspolitik og standarder.

Opbevaring og administration af Dokumenter

Dokumenter skal opbevares i delte arkiver og administreres af hvert Programområde på en sådan måde, at:

de effektivt kan lokaliseres, identificeres og hentes, så længe de er nødvendige;
konsekvent og omfattende anvendelse af sikkerhedsregler vedrørende adgang, ændring og bortskaffelse anvendes;
unødvendig duplikering er elimineret; og
effektiv bortskaffelse, herunder overførsel til arkiv og opbevaring, i overensstemmelse med opbevaringskrav muliggøres.

Opbevaring og bortskaffelse af Dokumenter

Virksomhedens personale skal opbevare Dokumenter inden for et Programområde, så længe det er nødvendigt for at opfylde et legitimt forretningsmæssigt eller juridisk formål, under hensyntagen til gældende lovkrav og bestemmelser og vilkårene for eventuelle aftaler med Virksomheden eller mellem Virksomheden, dens partnere og dens kunder.

Forretningsejere skal sikre, at Dokumenterne inden for deres Programområder administreres, opbevares og bortskaffes i overensstemmelse med kravene i den gældende Dokument-opbevaringsplan ("Plan").

Opbevaringskravene for Dokumenter, som fastsat i den gældende Plan, bestemmes i samråd med fagområde-eksperter inden for hvert Programområde baseret på:

forretningsbehov;
juridiske og regulatoriske krav, der er specifikke for Dokumenterne;
kontraktlige forpligtelser;
behovet for at sikre ansvarlighed for de aktiviteter og beslutninger, der er dokumenteret af Dokumenterne; og
andre interessenters rettigheder og interesser i bevarelsen af Dokumenternes indhold.

Dokumenter i virksomhedens besiddelse, herunder relevante Programområder, kan være underlagt følgende:

Retssager; og
Adgangsanmodninger fremsat i henhold til gældende lov- og reguleringskrav og vilkårene i eventuelle andre aftaler med Virksomheden eller mellem Virksomheden, dens partnere og dens kunder.

Når en anmodning modtages i henhold til noget af ovenstående, skal Virksomhedens personale bevare og frembringe alle relevante Dokumenter og følge kravene angivet i afsnittet om Juridisk opbevaring i denne Politik.

Opbevaring af e-mail

Dokumenter, der er oprettet, sendt eller modtaget ved hjælp af e-mailkonti, inklusive e-mails selv, er underlagt denne Politik.

Før en e-mailkonto deaktiveres eller slettes, skal Dokumenter, der er oprettet, sendt eller modtaget ved hjælp af e-mailkontoen, administreres i overensstemmelse med kravene angivet ovenfor.

Disse typer Dokumenter må ikke gemmes på harddisken på en persons computer, på portal-enheder eller flytbare medier, på en persons personlige netværksdrev eller elektroniske arbejdsplads i e-mailkonti, eller i tilfælde af papirdokumenter i en persons fysiske fillagring.

Arkivering og opbevaring af Dokumenter

Papirkopier af Dokumenter, der ikke længere kræver øjeblikkelig adgang som et aktivt dokument, men som stadig skal opbevares i resten af deres angivne opbevaringsperiode, bør arkiveres. Virksomhedens personale bør kontakte Corporate Services-afdelingen eller regionskontorets ledelse for at arrangere arkivering af Dokumenter på en Virksomhedsgodkendt lagerfacilitet. Når der træffes foranstaltninger til ekstern opbevaring, skal Virksomhedens personale identificere en destruktionsdato for Dokumenterne til destruktionsformål.

Juridisk opbevaring

Dokumenter vedrørende enhver verserende eller forventet retssag, revision eller undersøgelse skal bevares. Et krav om "Juridisk opbevaring" kan pålægges ethvert Dokument, uanset om Dokumentet er den endelige, officielle version af Dokumentet. Virksomhedens personale, der modtager en meddelelse fra Afdelingen for jura, risiko og privatliv, eller gennem en anden kilde om, at visse Dokumenter er underlagt et krav om Juridisk Opbevaring, skal straks sikre, at alle Dokumenter, der er underlagt Juridisk Opbevaring, er sikre og opbevares, som beskrevet i erklæringen om Juridisk Opbevaring. Hvis Virksomhedens personale bliver opmærksom på en verserende eller forventet retssag, revision eller undersøgelse eller stævning, skal de sikre og opbevare alle Dokumenter, der måtte være relevante, og underrette Afdelingen for jura, risiko og privatliv.

Virksomhedens personale må under ingen omstændigheder ændre, destruere eller skjule noget Dokument relateret til en verserende eller forventet retssag, revision eller undersøgelse. Enhver sådan handling kan have en væsentlig negativ indvirkning på retssagen, revisionen eller undersøgelsen. Uautoriseret ændring, destruktion eller fortielse af Dokumenter kan udsætte Virksomhedens personale for disciplinære foranstaltninger, op til og inklusive opsigelse, såvel som juridisk ansvar.

Årlig Dokumentgennemgang

Virksomhedens personale skal regelmæssigt og som minimum en gang om året gennemgå alle Virksomhedens Dokumenter, inklusive e-mails, som de er i besiddelse af. Når dette gøres, skal Virksomhedens personale identificere alle Dokumenter, hvis angivne opbevaringsperiode er udløbet, med henblik på destruktion, men beholde dem, der er underlagt et krav om Juridisk opbevaring eller involverer en undersøgelse eller revision.

Destruktion af Dokumenter

Dokumenter skal destrueres, når alle følgende kriterier er opfyldt:

Dokumenterne har tjent deres tilsigtede formål; og
den gældende opbevaringsperiode er udløbet; og
Virksomhedens personale, der håndterer Dokumenterne, har skriftlig bekræftelse på, at sådanne Dokumenter ikke er underlagt et krav om Juridisk Opbevaring.

Spørgsmål og compliance

Eventuelle spørgsmål om opbevaring af Dokumenter, som ikke er behandlet i denne Politik, skal rettes til Afdelingen for jura, risiko og privatliv, som vil give vejledning i samråd med fagområde-eksperter inden for det Programområde, som Dokumentet vedrører.

Eventuelle spørgsmål om arkivering og destruktion af papirdokumenter skal rettes til Corporate Services Department eller regionskontorets ledelse.

Denne Politik vil blive revideret med jævne mellemrum og ændret efter behov af Afdelingen for jura, risiko og privatliv, så den afspejler eventuelle ændringer i love, regler eller forretningskrav.