Introduktion

Denne Dokument-opbevaringssplan (“Plan”) er beregnet til at blive læst og fortolket i overensstemmelse med Politikken for Dokumentadministration (“Politik”) og erstatter alle tidligere versioner af alle Virksomhedens opbevaringsplaner. Denne plan identificerer specifikke opbevaringsperioder, der gælder for amerikanske og canadiske papirkopier og elektroniske dokumenter, der kræver opbevaring af juridiske, registreringsmæssige eller forretningsmæssige årsager. Disse opbevaringsperioder vil blive brugt til at forbedre Virksomhedens virksomhedsdækkende Dokument-opbevaringsstrategi, efterhånden som den fortsætter med at udvikle sig over tid og blive fuldt implementeret.

Planen viser Opbevaringsperioderne for det Officielle dokument eller den endelige version af Dokumentet, uanset medie eller opbevaringssted. Officielle Dokumenter, der har opfyldt Opbevaringsperioden, der er angivet i denne Plan, bør bortskaffes, så længe de ikke er underlagt et krav om juridisk opbevaring eller krav om opbevaring til skatterevision. Officielle Dokumenter kan opbevares i fysisk eller elektronisk format.

Udkast, dubletter eller bekvemmelighedskopier af officielle Dokumenter bør ikke opbevares i længere tid, end det er nødvendigt for at udføre et jobansvar og under ingen omstændigheder længere end opbevaringsperioden for de officielle Dokumenter, medmindre disse Dokumenter er underlagt et krav om opbevaring af Juridiske eller Skatterevisionsmæssige årsager.

De vilkår, der bruges i Politikken, gælder for denne Plan, med eventuelle nyligt indførte vilkår defineret nedenfor.

Planens struktur

Forretningsfunktion: Planen er primært organiseret af Forretningsfunktion. Hver Forretningsfunktion repræsenterer en hovedkategori af forretningsaktiviteter såsom Økonomi og regnskab, HR eller SKAT. Hver Forretningsfunktion er angivet i Indholdsfortegnelsen. Forretningsfunktionen er ikke beregnet til at repræsentere en bestemt afdeling, men i stedet at identificere en bred kategori af aktiviteter eller fagområder.

Hvor en specifik afdeling eller branche har dokumenter, der er unikke for den pågældende afdeling eller branche, er en separat Dokumentkategori blevet tildelt.

Opbevaringsberegning

Hændelsesdrevet: Alle optegnelser, der har hændelsesdrevne opbevaringsperioder, såsom "Udlejning af ejendom" eller "Opsigelse af ansættelse", indeholder en opbevaringsperiode, der beregnes fra hændelsesdatoen. For eksempel, hvis en medarbejder forlader virksomheden i august i et bestemt år, er hans/hendes officielle Personaledokumenter berettiget til destruktion 8 år efter den dato, hvor medarbejderen forlod virksomheden.

Ikke-hændelsesdrevet: Hvis opbevaringsperioden ikke har nogen hændelse tilknyttet, skal Dokumenterne opbevares i denne periode plus resten af året, hvor de blev oprettet. Med et andet eksempel: hvis et Dokument oprettes på et tidspunkt midt i året, og det har en opbevaringsperiode på 8 år, skal det opbevares i resten af året, hvor det blev oprettet plus yderligere 8 år.

Ubestemt: Hvis et Dokument har en "Ubestemt" opbevaringsperiode, indikerer det, at den nøjagtige opbevaringsperiode ikke kan bestemmes på nuværende tidspunkt. Dokumenter med en ubegrænset opbevaringsperiode vil blive gennemgået med jævne mellemrum for at afgøre, om der er noget juridisk eller forretningsmæssigt behov for at opbevare dem.

Eksempler på opbevaringsberegning

Oprettelse eller Hændelse	Opbevaring	Opbevar indtil	Forklaring
15-06-2014 (Dokument oprettet)	8 år	12/31/2022	Opbevar i hele oprettelsesåret + 8 år mere
1/5/2015 (Trigger-hændelse)	Udløb + 8 år	1/6/2023	Opbevares 8 år efter trigger-hændelse (Udløb)
1/5/2015	Ubestemt	TBD	Dokumenter bør gennemgås med jævne mellemrum for at afgøre deres status, og om de forsvarligt kan bortskaffes.

Definitioner

Destruktion: Processen med at fjerne eller slette et dokument, når det har opfyldt sin opbevaringsperiode, og eventuelle krav til skatterevisions- eller juridiske krav til opbevaring er blevet frigivet.

Ikke-dokument: Eksterne dokumenter og publikationer såsom artikler, nyhedsbreve eller pressemeddelelser, der ikke kræver opbevaring. Ikke-dokument-materialer bør bortskaffes, så snart de ikke længere er nødvendige for reference, hvilket normalt ikke er længere end to år.

Officielle dokumenter: Fuldstændige og endelige Dokumenter, der kræver opbevaring af juridiske, registreringsmæssige eller forretningsmæssige årsager. Officielle Dokumenter giver dokumentation om Virksomhedens forretningsfunktioner, politikker, beslutninger, procedurer, operationer, levering af service og interne og eksterne transaktioner.

Ejer af officielle dokumenter: Den afdeling, branche eller funktion, der er ansvarlig for at vedligeholde det officielle Dokument for at overholde opbevaringskravene som angivet i denne plan. Ejeren af officielle Dokumenter er typisk, men ikke altid, den afdeling, branche eller funktion, der har oprettet Dokumentet.

Opbevaring til skatterevison: Proceduren, der bruges til midlertidigt at suspendere destruktion af visse Dokumenter på grund af en eksisterende skatterevision, selvom Dokumenterne er berettiget til destruktion.

Uofficielle Dokumenter: Dokumenter, der ikke kræves opbevaret til juridiske, registreringsmæssige eller forretningsmæssige behov, medmindre de er underlagt et krav om opbevaring af Juridiske eller Skatterevisionsmæssige årsager. Disse kan omfatte udkast, dubletter eller "bekvemmelighedskopier" af officielle Dokumenter. Disse kan destrueres, når de ikke længere tjener et formål.

Kontraktlige krav til opbevaring

Hvis en kontrakt indeholder et opbevaringskrav, der er længere end den gældende opbevaringsperiode, der er angivet i denne Plan, erstatter kontraktopbevaringskravet Virksomhedens opbevaringsperiode. Hvis en kontrakt indeholder et opbevaringskrav, der er kortere end den gældende Opbevaringsperiode, bør en fagekspert for Forretningsfunktionen konsulteres for at få vejledning.

Off-Site opbevaring

Iron Mountain er den godkendte off-site lagerleverandør for TELUS Health i Nordamerika. Dubletter, kladder og bekvemme kopier af officielle Dokumenter er ikke kvalificerede til opbevaring hos Iron Mountain.

Systemlager

Systemer og applikationer skal også gemme Dokumenter på en måde, der tillader opbevaring og destruktion i overensstemmelse med denne Plan.

Planer efter Forretningsfunktion

TELUS Health One

Dokumenter relateret til eller genereret gennem leveringen af disse tjenester fra Virksomheden, herunder, men ikke begrænset til, TELUS Health One, belønninger, anerkendelse og frynsegoder, dokumenter om sundhed, velvære, ernæring, fitnesscoaching, træning på arbejdspladsen og support eller andre relaterede tjenester.

Dokumentkategori	Dokumentbeskrivelse	Eksempler	Opbevaring til skattemæssige formål	Opbevaringsperiode	Opbevaring af originale dokumenter påkrævet (J/N hvis J, beskriv)
TELUS Health One	Optegnelser, der dokumenterer og/eller genereres af brugeren og brugerens anvendelse af TELUS Health One	Brugerprofil og brugsoplysninger såsom navn, fødselsdato, e-mailadresse, anerkendelser, telefonnummer, købshistorik osv.	Nej	6 måneder efter ophør af kundens kontraktforhold.	N – Alle originalfiler er digitale
TELUS Health One	Spot Rewards-data og -dokumenter vedrørende Klientfinansierede belønninger udstedt ved hjælp af Spot Rewards-funktionen	Kundeindskuds- og udbetalingsdokumenter; klientanmodninger, der udpeger belønningsmodtagere og dokumenter vedrørende betalinger foretaget til individuelle brugerkonti	Ja	7 år	N – Alle originalfiler er digitale
Sikkerhedskopier af filer (TH)	Filer oprettet fra TH backup-systemer med henblik på systemgendannelse i tilfælde af en nødsituation	Sikkerhedskopier af filer	Nej	30 dage	N – Alle originalfiler er digitale