Smluvní požadavky na uchování záznamů. 4

Úvod

Tento Plán uchovávání záznamů („plán“) je třeba číst a interpretovat v souladu se Zásadami správy záznamů („zásady“) a nahrazuje veškeré předchozí verze jakýchkoli plánů uchovávání záznamů, platné ve společnosti. Tento plán určuje specifické lhůty pro uchovávání záznamů, které se týkají tištěných a elektronických záznamů v USA a Kanadě, u nichž je vyžadováno uchovávání, a to z právních či obchodních důvodů nebo z důvodů povinnosti uchovávat záznamy. Tyto lhůty pro uchovávání záznamů budou použity ke zlepšení celofiremní strategie společnosti pro uchovávání záznamů, která se neustále vyvíjí a u níž se usiluje o plnou implementaci.

Tento plán uvádí lhůty pro uchovávání oficiálního záznamu nebo finální verze záznamu, bez ohledu na médium nebo místo uložení. Oficiální záznamy, které dosáhly konce lhůty pro uchovávání stanoveného v tomto plánu, je třeba zlikvidovat, pokud u nich neplatí povinnost uchovávání z právních důvodů nebo z důvodů daňových auditů. Oficiální záznamy mohou být ukládány ve fyzickém nebo elektronickém formátu.

Návrhy, duplikáty nebo kopie oficiálních záznamů je třeba uchovat pouze po dobu nutnou k provedení práce a v žádném případě ne déle než je lhůta pro uchovávání oficiálních záznamů; výjimkou je, pokud tyto záznamy podléhají povinnosti uchovávání z důvodů daňových auditů nebo z právních důvodů.

V tomto plánu platí termíny použité v zásadách, nově zavedené termíny jsou definovány níže.

Struktura plánu

Obchodní funkce: Plán je primárně strukturován podle obchodní funkce. Každá obchodní funkce představuje významnou kategorii obchodních aktivit, například finance a účetnictví, lidské zdroje nebo daně. Každá obchodní funkce je uvedena v obsahu. Obchodní funkce nemá zastupovat konkrétní oddělení, ale identifikovat širokou kategorii aktivit nebo tematickou oblast.

Pokud má konkrétní oddělení nebo obor podnikání dokumenty, které jsou pro toto oddělení nebo obor podnikání jedinečné, je jim přiřazena zvláštní kategorie záznamů.

Kalkulace lhůty pro uchování

Podle události: Veškeré záznamy, jejichž lhůty pro uchovávání se řídí danou událostí, například „Pronájem majetku“ nebo „Ukončení pracovního poměru“, zahrnují lhůtu pro uchování, které se počítá od data události. Například pokud zaměstnanec odejde v srpnu určitého roku, jeho/její oficiální osobní záznamy mohou být zlikvidovány 8 let po datu, kdy zaměstnanec ze společnosti odešel.

Nikoli podle události: Pokud lhůta pro uchování není spojena s žádnou událostí, musí být záznamy uchovávány po tuto dobu plus po zbytek roku, ve kterém byly vytvořeny. Například, pokud je záznam vytvořen někdy kolem poloviny roku a jeho lhůta pro uchování je 8 let, musí být uchován po zbytek roku, ve kterém byl vytvořen, plus dalších 8 let.

Neurčitá: Pokud má záznam „neurčitou“ lhůtu pro uchování, znamená to, že přesnou lhůtu pro uchování nelze v této době určit. Záznamy s neurčitou lhůtou pro uchování budou periodicky kontrolovány, aby se určilo, zda existuje právní nebo obchodní nutnost k jejich uchovávání.

Příklady kalkulace lhůty uchování

Vytvoření nebo událost	Uchování	Uchovat do	Vysvětlení
15. 6. 2014 (vytvoření záznamu)	8 let	31. 12. 2022	Uchovat do konce kalendářního roku vytvoření + dalších 8 let
5. 1. 2015 (spouštěcí událost)	Vypršení lhůty + 8 let	6. 1. 2023	Uchovat 8 let po spouštěcí události (vypršení lhůty)
5. 1. 2015	Neurčitá	bude určeno	Záznamy je třeba periodicky kontrolovat, aby se určil jejich status a to, zda je lze obhajitelně zlikvidovat.

Definice

Zničení: Proces likvidace nebo vymazání záznamu poté, co uplynula jeho lhůta pro uchování a neplatí již žádná povinnost uchování z důvodů daňových auditů nebo z právních důvodů.

Dokumenty, které nepatří mezi záznamy: Externí dokumenty a publikace, například články, newslettery nebo tiskové zprávy, které nevyžadují uchovávání. Dokumenty, které nepatří mezi záznamy, je třeba zlikvidovat, jakmile už nejsou potřeba pro referenci, což obvykle není déle než dva roky.

Oficiální záznamy: Úplné a finální záznamy, které vyžadují uchovávání z právních či obchodních důvodů nebo z důvodů povinnosti uchovávat záznamy. Oficiální záznamy poskytují důkazy o obchodních funkcích společnosti, jejích zásadách, rozhodnutích, procedurách, operacích, poskytování služeb a interních i externích transakcích.

Vlastník oficiálních záznamů: Oddělení, obor podnikání nebo funkce odpovědná za uchovávání oficiálního záznamu pro splnění požadavků pro uchovávání stanovených v tomto plánu. Vlastník oficiálních záznamů je obvykle, avšak nikoli vždy, oddělení, obor podnikání nebo funkce, která záznam vytvořila.

Povinnost uchování z důvodů daňových auditů: Proces používaný k dočasnému pozdržení zničení určitých záznamů kvůli existujícímu daňovému auditu, i když jsou záznamy oprávněné ke zničení.

Neoficiální záznamy: Záznamy, u kterých není vyžadováno uchovávání z právních či obchodních důvodů nebo z důvodů povinnosti uchovávat záznamy, pokud nepodléhají povinnosti uchování z důvodů daňových auditů nebo z právních důvodů. Tyto záznamy mohou zahrnovat návrhy, duplikáty nebo kopie oficiálních záznamů. Tyto záznamy lze zničit, když již neslouží svému účelu.

Smluvní požadavky na uchování záznamů

Pokud smlouva obsahuje požadavek na uchování záznamů, který je delší než použitelná lhůta pro uchování záznamů určená v tomto plánu, nahrazuje smluvní požadavek na uchování záznamů lhůtu pro uchování záznamů společnosti. Pokud je smluvní požadavek na uchování záznamů kratší než použitelná lhůta pro uchování záznamů, je třeba konzultovat záležitost s odborníkem na tuto oblast pro danou obchodní funkci.

Úložiště mimo sídlo firmy

Certifikovaným poskytovatelem úložiště mimo sídlo firmy je pro společnost TELUS Health v Severní Americe Iron Mountain. Duplikáty, návrhy a kopie oficiálních záznamů nejsou způsobilé k ukládání v Iron Mountain.

Ukládání systémů

Systémy a aplikace musí mít rovněž záznamy uložené způsobem, který umožňuje uchovávání a zničení v souladu s tímto plánem.

Plány podle obchodní funkce

TELUS Health One

Záznamy spojené s poskytováním těchto služeb nebo vytvořené při poskytování těchto služeb společností, včetně mimo jiné společnosti TELUS Health One, odměn, uznání a výhod, záznamů o zdraví, wellness, výživě, fitness koučinku, tréninku a podpory na pracovišti nebo dalších souvisejících služeb.

Kategorie záznamu	Popis záznamu	Příklady	Povinnost uchování z daňových důvodů	Lhůta pro uchování záznamu	Vyžadováno uchovávání originálních dokumentů (A/N, pokud A, popište)
TELUS Health One	Záznamy dokumentující uživatele a/nebo vytvořené uživatelem a dokumentující používání TELUS Health One uživatelem	Profil uživatele a informace o používání, například jméno, datum narození, e-mailová adresa, uznání, telefonní číslo, historie nákupů atd.	Ne	6 měsíců po ukončení smluvního vztahu se zákazníkem.	N – Veškeré originální soubory jsou digitální
TELUS Health One	Data o bodových odměnách a záznamy související s odměnami financovanými klientem s využitím funkce bodových odměn	Záznamy o vkládání a výběru prostředků klienta; požadavky klienta na určení příjemců odměn a záznamy související s platbami jednotlivým uživatelským účtům	Ano	7 let	N – Veškeré originální soubory jsou digitální
Zálohové soubory (TH)	Soubory vytvořené zálohovými systémy TH za účelem obnovení systému v nouzovém případě	Zálohové soubory	Ne	30 dnů	N – Veškeré originální soubory jsou digitální